НАРЕДБА № 34 ОТ 9 ЯНУАРИ 2012 Г. ЗА ПРИДОБИВАНЕ НА КВАЛИФИКАЦИЯ ПО ПРОФЕСИЯТА "ОФИС СЕКРЕТАР"

Приложение към чл. 2

1. Входни характеристики

1.1. Изисквания за входящо минимално образователно равнище за ученици и за лица, навършили 16 години

За придобиване на втора степен на професионална квалификация по професията "Офис секретар" от Списъка на професиите за професионално образование и обучение по чл. 6, ал. 1 ЗПОО (утвърден от министъра на образованието, младежта и науката със Заповед № РД-09-413 от 12.05.2003 г., изм. и доп. със Заповед № РД-09-04 от 8.01.2004 г., Заповед № РД-09-34 от 22.01.2004 г., Заповед № РД-09-255 от 9.04.2004 г., Заповед № РД-09-274 от 18.02.2005 г., Заповед № РД-09-1690 от 29.09.2006 г., Заповед № РД-09-828 от 29.06.2007 г., Заповед № РД-09-1891 от 30.11.2007 г., Заповед № РД-09-298 от 19.02.2009 г., Заповед № РД-09-1803 от 29.10.2009 г., Заповед № РД-09-621 от 18.05.2010 г., Заповед № РД-09-1728 от 1.12.2010 г., Заповед № РД-09-748 от 13.06.2011 г. и Заповед № РД-09-1805 от 9.12.2011 г.) входящото минимално образователно равнище е:

- за ученици - завършено основно образование или завършен клас от средното образование при срок на обучението до 4 години (рамкова програма Б) или завършено основно образование при срок на обучението 4 години (рамкова програма В);

- за лица, навършили 16 години - завършен клас от средното образование или завършено средно образование при срок на обучението 1 година (рамкова програма Б) или завършено основно образование при срок на обучението 4 години (рамкова програма В).

1.2. Изисквания за входящо квалификационно равнище или професионален опит

За обучение по професията "Офис секретар" с придобиване на втора степен на професионална квалификация не се изисква лицата да притежават предишна по-ниска степен на професионална квалификация или професионален опит по други сродни професии.

Ако за обучение по професията "Офис секретар" с придобиване на втора степен на професионална квалификация кандидатстват лица с придобита професионална квалификация по професията "Деловодител" - първа степен на професионална квалификация, обучението им се зачита и се организира надграждащо обучение. Съдържанието на обучението се определя след сравнение на компетенциите и резултатите от ученето, описани в Държавното образователно изискване (ДОИ) за придобиване на квалификация по професията.

2. Описание на професията

2.1. Трудови дейности, отговорности, личностни качества, особености на условията на труд, оборудване и инструменти, изисквания за упражняване на професията, определени в законови и подзаконови актове (здравословно състояние, правоспособност и др.)

Офис секретарят извършва трудовата си дейност в предприятия от различни отрасли на стопанството, държавната администрация и финансовите институции, като познава и спазва всички законови, подзаконови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност.

Офис секретарят изпълнява технически функции по осигуряване и обслужване работата на ръководни лица. Получава постъпващата кореспонденция, систематизира я в съответствие с установения ред и я предава за разглеждане от ръководителя или конкретните изпълнители. При изпълнение на служебните задачи офис секретарят приема и пренасочва телефонни обаждания, приема и изпраща факсове, обработва, систематизира и предава своевременно на ръководителя получената информация. Приема и предава документи за подпис от ръководителя и лични заявления на персонала от предприятието. Осигурява приема на външни посетители при ръководителя в съответствие с установения ред.

Офис секретарят осъществява организацията по подготовка на заседания и съвещания, като осигурява необходимите материали и уведомява участниците за времето, мястото и дневния ред. Той посреща и настанява партньорите и/или клиентите, участва в работни срещи, като стенографира или протоколира информацията. След приключване на срещата систематизира информацията и я оформя по подходящ начин за ползване от ръководителя или друг персонал от предприятието. Преди провеждане на работни срещи, заседания и др. организира отпечатването и размножаването на различни материали.

Офис секретарят организира подреждането и поддържането на кабинета в съответствие с изискванията и осигурява снабдяването с необходимите канцеларски и офис материали. Той подготвя пътуванията на ръководителя и на придружаващите го лица в страната и в чужбина, попълва стандартни отчетни документи, свързани с разходите по обслужване на дейността в офиса. Подпомага координирането и изпълнението на задачите, включени в седмичния или дневния план-график на ръководителя. Осъществява писмена кореспонденция и бизнес комуникация както на български, така и на чужд език.

Офис секретарят съставя, оформя, сортира, подрежда бизнес кореспонденцията и личните дела по установената номенклатура на документите и осигурява тяхното съхраняване, архивиране или предаване в деловодството. Приема, регистрира и предава след резолюция от ръководителя входящите документи по съответните направления. Изпраща приключената документация по адреси. Води отчетност, като поддържа картотека или база данни с подходящ програмен продукт за получената и изпратената кореспонденция. При приключване на работния ден подробно обобщава резултатите от извършената през деня работа и подготвя работното място за следващия ден.

Офис секретарят отговаря за ефективното, правилното и без щети използване на имуществото, за недопускане на разхищения и злоупотреби при използването на различни материали и консумативи, за качеството на организацията по техническото обслужване на работни срещи и съвещания. Той носи отговорност за нанесени вреди, причинени от несвоевременно предадена информация, както и за допуснати грешки при съставяне, обработване, получаване и предаване на бизнес кореспонденцията. Длъжен е да опазва фирмените тайни и поверителната информация и носи отговорност, ако ги разпространява или използва за лични облаги.

Работното място на офис секретаря е в работно помещение, което е обзаведено с офис мебели (бюро, стол, столове за посетителите, шкафове за документи и канцеларски материали, кухненски бокс и инвентар), оборудвано с компютър, скенер, копирна машина, телефон, факс, уред за унищожаване на документи, мултимедия, кафе машина. Той трябва да използва офис оборудването съгласно инструкциите за безопасни условия на труд и за противопожарна безопасност. При изпълнение на служебните задачи използва текстообработваща програма, програма за електронни таблици, презентационна програма, електронна поща и намира информация в интернет. Ежедневно е длъжен да архивира работната документация, изготвена с помощта на компютър, на магнитен носител.

Работното време на офис секретаря е с нормална продължителност в съответствие с Кодекса на труда. Следва да има представителен външен вид, съдействащ за изграждането и поддържането на доброто име на организацията.

Офис секретарят трябва да притежава умения за работа в екип, умения за работа с клиенти, да проявява инициативност, прецизност, коректност, отговорност и деликатност, да спазва етични норми на поведение, да има комуникативни способности, организираност, лоялност и да не е конфликтна личност.

2.2. Възможности за продължаване на професионалното обучение

Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията "Офис секретар" могат да се обучават за придобиване на квалификация по професията "Офис мениджър" - трета степен на професионална квалификация, както и по други професии от област на образование "Стопанско управление и администрация", като обучението по общата задължителна професионална подготовка, единна за всички професионални направления, и отрасловата задължителна професионална подготовка по професионално направление "Секретарски и административни офис дейности" се зачита.

Лицата, придобили професионална квалификация по професията "Офис секретар", имат възможности за повишаване на квалификацията си в курсове и семинари, организирани от професионални гимназии, центрове за професионално обучение, браншови или професионални организации и др.

2.3. Възможности за професионална реализация съгласно Националната класификация на професиите и длъжностите (НКПД - 2011), утвърдена със Заповед № РД-01-931 от 27.12.2010 г. на министъра на труда и социалната политика, изм. и доп. със заповеди № РД-01-204 от 28.02.2011 г., № РД-01-426 от 30.05.2011 г. и № РД-01-529 от 30.06.2011 г.

Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията "Офис секретар" могат да постъпват на работа на длъжности (професии), включени в единични групи: 4120 Секретари с общи функции, 4413 Персонал по кодиране и редактиране на документи, 3343 Административни и изпълнителни секретари, 3359 Приложни специалисти в държавната администрация, н.д., както и други подобни, допълнени при актуализиране на НКПД.

3. Цели на обучението

3.1. Цели на обучението по общата задължителна професионална подготовка - единна за всички професионални направления

След завършване на обучението по професията обучаваният трябва да:

• познава, спазва и прилага правилата за здравословни и безопасни условия на труд;

• умее да формулира проблеми, задава въпроси, прави отчет за извършената работа, установява и поддържа делови отношения;

• познава стопанското устройство на страната, разбира съществуващите икономически отношения, процеси и явления;

• познава основните икономически понятия;

• търси правата и спазва задълженията си като участник в трудовия процес съгласно Кодекса на труда, разбира договорните отношения между работодател и работник;

• осъществява ефективни работни взаимоотношения с колеги и с прекия си ръководител;

• разбира своята роля и отговорности в дейността на предприятието;

• умее да намира информация с помощта на компютър, работи с текстообработваща програма;

• работи в екип, спазва етични норми на поведение при общуването;

• справя се със задачи на работното място, като осъществява комуникация на чужд език.

3.2. Цели на обучението по отрасловата задължителна професионална подготовка, единна за всички професии от професионално направление "Секретарски и административни офис дейности"

След завършване на обучението по професията, обучаваният трябва да:

• познава нормативните документи, свързани с изпълняваните дейности;

• познава офисните административни процедури;

• умее да изпълнява административни дейности, свързани с деловодство и архиви;

• притежава знания и умения за планиране и отчетност, както и за създаване на работни приоритети;

• умее да разпределя работата към помощния офис персонал и осигурява помощ и контрол на същия;

• познава фирмената организация, йерархията и длъжностните характеристики на служителите;

• работи с офис техника - компютър, телефон, факс, скенер, копирна машина, уред за унищожаване на документи, мултимедия;

• притежава знания и умения за работа с отчетна документация, свързана с изпълняваните дейности.

3.3. Цели на обучението по специфичната за професията "Офис секретар" задължителна професионална подготовка

След завършване на обучението по професията обучаваният трябва да:

• познава изискванията и правилата за организацията и провеждането на бизнес срещи и работни мероприятия;

• умее да води картотека "офис организатор" с данни за клиенти и партньори и календарен план-график на мероприятията;

• умее да стенографира и бързо пише при текстообработка на кирилица и латиница;

• има знания и умения за водене на писмена бизнес кореспонденция;

• умее да води картотеки и архивира документация на хартиен и магнитен носител със специализиран програмен продукт;

• умее да протоколира срещи и мероприятия;

• познава правилата на бизнес протокола при посрещане и изпращане на гости и посетители;

• умее да подготвя и урежда пътувания във и извън страната.

4. Резултати от ученето

5. Изисквания към материалната база

5.1. Учебен кабинет

Основно оборудване на учебния кабинет за обучение по теория: работно място на всеки обучаван (работна маса и стол), работно място на обучаващия (работна маса и стол), компютър, интернет, учебна дъска, шкафове, гладка свободна стена за окачване на табла, платно за прожектиране, други средства за обучение и дидактическа техника.

Основно оборудване на учебния кабинет за обучение по практика: работно място на всеки обучаван (работна маса и стол) с компютър и подходящи програмни продукти за текстообработка, електронни таблици, база данни, програмен продукт за делова кореспонденция, интернет; учебна дъска; шкафове; гладка свободна стена за окачване на табла; платно за прожектиране; принтер; скенер; мултимедия; телефон; факс; работно място на обучаващия (работна маса и стол).

Учебни пособия за обучение по теория и практика: демонстрационни макети и модели; онагледяващи табла; учебни видеофилми; програмни продукти, демонстрационни модели, първични счетоводни документи и отчетни форми, които се използват в стопанската практика, и др.

5.2. Специализирана учебна база

Специализираният кабинет е учебен кабинет, който е оборудван с необходимите офис обзавеждане и офис техника. В него е необходимо да има принтер, скенер, мултимедия, телефон, факс, устройство за разпознаване на фалшиви банкноти и за всеки обучаван - работно място с компютър, интернет, изчислителна техника, подходящи програмни продукти за текстообработка, електронни таблици, база данни, деловодна програма и подходящи видеофилми. Трябва да бъдат осигурени необходимите количества образци от първични счетоводни документи и отчетни форми, които се използват в стопанската практика.

6. Изисквания към обучаващите

Обучаващите трябва да притежават образователно-квалификационна степен "бакалавър" или "магистър" по специалност от област на висше образование "Социални, стопански и правни науки", професионални направления "Икономика", "Администрация и управление" и "Обществени комуникации и информационни науки".

Препоръчително е на всеки три години обучаващите да преминават курс за усъвършенстване на професионалната квалификация.