НАРЕДБА № 79 ОТ 1 ЮНИ 2006 Г. ЗА ИЗИСКВАНИЯТА И РЕДА ЗА АКРЕДИТАЦИЯ И ГОДИШНО СЕРТИФИЦИРАНЕ НА РАЗПЛАЩАТЕЛНАТА АГЕНЦИЯ
Обн. ДВ. бр.49 от 16 Юни 2006г.
Глава първа.
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Чл. 1. С тази наредба се определят изискванията и редът за:
1. акредитация на Разплащателната агенция;
2. наблюдението и контрола за спазване на изискванията на акредитацията;
3. отнемане на акредитацията;
4. извършване на годишен одит за верността на финансовите отчети и на изградената система за контрол в Разплащателната агенция.
Чл. 2. Министърът на земеделието и горите в качеството си на компетентен орган по смисъла на чл. 2а от Закона за подпомагане на земеделските производители (ЗПЗП) издава акредитация, извършва наблюдение и контрол за спазването на критериите за акредитация и отнема акредитацията на Разплащателната агенция.
Глава втора.
ИЗИСКВАНИЯ И РЕД ЗА АКРЕДИТАЦИЯ НА РАЗПЛАЩАТЕЛНАТА АГЕНЦИЯ
Чл. 3. Министърът на земеделието и горите взема решение за акредитиране на Разплащателната агенция, когато тя отговаря на критериите за акредитация, свързани с нейната вътрешна организация, установените контролни процедури, изградената информационна система и мониторинг, посочени в приложението.
Чл. 4. (1) Изпълнителният директор на Държавен фонд "Земеделие" (ДФ "Земеделие") прави искане до министъра на земеделието и горите за откриване на процедура за акредитация на Разплащателната агенция.
(2) Искането по ал. 1 включва:
1. заявление за откриване на процедура;
2. доклад на отдел "Вътрешен одит" на Разплащателната агенция за съответствие на устройството и дейността на агенцията с критериите за акредитация;
3. документите по чл. 8, ал. 2, т. 1, 3, 4, 5, 6 и 7.
Чл. 5. (1) Министърът на земеделието и горите открива процедурата за акредитация в едномесечен срок от постъпване на искането по чл. 4, ал. 2.
(2) Министърът на земеделието и горите възлага на организация, която отговаря на изискванията по чл. 28б, ал. 2 ЗПЗП, извършването на одиторска проверка на Разплащателната агенция.
(3) Организацията по ал. 2 проверява Разплащателната агенция и органите, на които тя е делегирала функции за:
1. спазване реда за разрешаване и извършване на плащания;
2. защитата на средствата от европейските фондове;
3. сигурността на информационните системи;
4. воденето на счетоводната документация;
5. вътрешното разпределение на функциите;
6. делегирането на функции;
7. организацията на вътрешния и външния контрол.
(4) Организацията по ал. 2 извършва проверката съгласно международните одиторски стандарти и представя на министъра на земеделието и горите доклад за съответствие на дейността на агенцията с критериите за акредитация.
(5) Министърът на земеделието и горите издава акт за акредитация в четиримесечен срок от откриване на процедурата за акредитация.
Чл. 6. (1) Министърът на земеделието и горите издава акт за акредитация на Разплащателната агенция въз основа на доклада за извършената проверка, когато се увери, че е установено съответствие с критериите за акредитация.
(2) Актът за акредитация съдържа:
1. акредитираните мерки и схемите за подпомагане;
2. акредитираните структури.
Чл. 7. (1) Когато въз основа на доклада за извършената проверка министърът на земеделието и горите установи, че Разплащателната агенция не е в пълно съответствие с критериите за акредитация, той издава акт за условна акредитация.
(2) Актът за условна акредитация съдържа:
1. данните по чл. 6, ал. 2;
2. срок на условната акредитация;
3. препоръки от компетентния орган, чието изпълнение в определени срокове е задължително условие за откриване на процедура за акредитация или акредитация за допълнителни мерки.
(3) Срокът за условна акредитация на Разплащателната агенция е не по-дълъг от 12 месеца и се определя от министъра на земеделието и горите според степента на установеното несъответствие и действията, които следва да се предприемат за изпълнение на критериите за акредитация. Срокът за условна акредитация може да бъде удължен въз основа на мотивирано искане от Разплащателната агенция, съдържащо срокове за изпълнение на препоръките на компетентния орган.
Чл. 8. (1) Министърът на земеделието и горите обнародва в "Държавен вестник" издадения акт за акредитация на Разплащателната агенция.
(2) Министърът на земеделието и горите уведомява Европейската комисия за извършената акредитация на Разплащателната агенция. Съобщението до Европейската комисия се придружава от документи, които съдържат информация за:
1. наименованието и седалището на Разплащателната агенция;
2. акта за акредитация;
3. функциите на Разплащателната агенция;
4. вътрешното разпределение на функциите в Разплащателната агенция;
5. взаимовръзките с други органи и организации, на които са делегирани определени функции от Разплащателната агенция;
6. процедурите за приемане, проверка и вземане на решения по заявленията, както и за извършване на разплащания и осчетоводяване на операциите по схемите и мерките за подпомагане;
7. правилата, осигуряващи сигурност на информационните системи.
Глава трета.
РЕД ЗА НАБЛЮДЕНИЕ И КОНТРОЛ ЗА СПАЗВАНЕ ИЗИСКВАНИЯТА НА АКРЕДИТАЦИЯТА
Чл. 9. (1) Министърът на земеделието и горите извършва наблюдение за спазването на критериите за акредитация на Разплащателната агенция.
(2) Наблюдението по ал. 1 се осъществява чрез:
1. междинните и годишните доклади на отдел "Вътрешен одит" на Разплащателната агенция;
2. междинните и годишните доклади на сертифициращия орган за функционирането на системите за управление и контрол на Разплащателната агенция;
3. докладите на специализираното звено в Министерството на земеделието и горите за контрол по чл. 2в, ал. 1, т. 2 ЗПЗП.
Чл. 10. (1) Министърът на земеделието и горите възлага извършването най-малко на всеки три години на проверка дали Разплащателната агенция продължава да отговаря на критериите за акредитация.
(2) Проверката по ал. 1 се извършва по реда на чл. 5, ал. 2, 3 и 4.
(3) Когато въз основа на доклада за извършената проверка министърът на земеделието и горите установи, че Разплащателната агенция вече не отговаря на един или повече критерии за акредитация, което се отразява на изпълнението на нейните функции, трансформира дадената акредитация в условна и утвърждава план за отстраняване на несъответствията. Срокът на плана за отстраняване на несъответствията се определя според техния характер, но не може да надвишава 12 месеца от датата, на която акредитацията е трансформирана в условна.
(4) Министърът на земеделието и горите уведомява Европейската комисия за утвърдения план и за хода на неговото изпълнение.
Чл. 11. (1) В случай на условна акредитация министърът на земеделието и горите наблюдава изпълнението на препоръките по чл. 7, ал. 2, т. 3 и спазването на сроковете за тяхното изпълнение.
(2) Разплащателната агенция отчита изпълнението на препоръките по чл. 7, ал. 2, т. 3 с доклади до министъра на земеделието и горите, които се представят не по-късно от един месец след изтичането на сроковете за тяхното изпълнение.
Глава четвърта.
ИЗИСКВАНИЯ И РЕД ЗА ОТНЕМАНЕ НА АКРЕДИТАЦИЯТА
Чл. 12. (1) Министърът на земеделието и горите отнема дадената акредитация на Разплащателната агенция, когато:
1. агенцията не изпълни в определения срок мерките в плана по чл. 10, ал. 3;
2. агенцията не изпълни в определения срок препоръките по чл. 7, ал. 2, т. 3;
3. докладите по чл. 11, ал. 2 не са представени в едномесечен срок.
(2) Министърът на земеделието и горите отнема акредитацията с акт за отнемане на акредитация и го обнародва в "Държавен вестник".
(3) Министърът на земеделието и горите уведомява Европейската комисия за отнемането на акредитацията на Разплащателната агенция.
Чл. 13. При отнемане на акредитацията министърът на земеделието и горите акредитира друга разплащателна агенция по реда и при спазване на условията на тази наредба с цел създаване на необходимите условия за продължаване на плащанията към бенефициентите.
Глава пета.
ИЗИСКВАНИЯ И РЕД ЗА ИЗВЪРШВАНЕ НА ОДИТ ЗА ВЕРНОСТТА НА ФИНАНСОВИТЕ ОТЧЕТИ И НА ИЗГРАДЕНАТА СИСТЕМА ЗА КОНТРОЛ
Чл. 14. Министърът на земеделието и горите със заповед определя за сертифициращ орган, който отговаря на изискванията по чл. 28б, ал. 2 ЗПЗП.
Чл. 15. (1) Сертифициращият орган одитира верността на финансовите отчети и изградената система за контрол в Разплащателната агенция съгласно международните одиторски стандарти и практическите ръководства и инструкции по тяхното прилагане, издадени от Европейската комисия.
(2) Сертифициращият орган извършва одиторски проверки в течение на финансовата година и задължително след края на всяка финансова година.
(3) Сертифициращият орган одитира:
1. дали прилаганите от Разплащателната агенция процедури гарантират, че средствата от Европейските земеделски фондове и Европейския фонд за рибарството се разходват съгласно законодателството на ЕС;
2. дали годишните счетоводни отчети са в съответствие със записите в счетоводните книги на Разплащателната агенция;
3. правилното счетоводно отразяване на разходите и интервенционните операции, които се финансират от Европейските земеделски фондове и Европейския фонд за рибарството;
4. дали финансовите интереси на общността са достатъчно защитени при изплащане на аванси, управление на гаранции, съхранение на интервенционни запаси и събиране на вземания;
5. изпълнението на направените препоръки към дейността на Разплащателната агенция.
Чл. 16. Сертифициращият орган въз основа на процедурите и извадка от транзакциите издава сертификат, който удостоверява:
1. че агенцията е извършила проверка за спазване на изискванията на законодателството на ЕС преди извършване на плащанията;
2. верността, пълнотата и точността на финансовите отчети;
3. правилното функциониране на системата за контрол в Разплащателната агенция.
Чл. 17. (1) Всяка година сертифициращият орган изготвя и представя на министъра на земеделието и горите доклад.
(2) Докладът по ал. 1 включва информация за обектите на одит по чл. 15, ал. 3 и към него се прилагат документи, съдържащи информация за:
1. изпълнение на критериите за акредитация;
2. броя и квалификацията на служителите, които са провели одитите;
3. броя на проверените операции на Разплащателната агенция;
4. изпълнението на функциите, делегирани на други органи и организации или изпълнявани от митническите органи;
5. установените слабости и направените препоръки за тяхното преодоляване;
6. действията на другите органи за вътрешен или външен одит, за които сертифициращият орган е получил информация.
Допълнителни разпоредби
§ 1. По смисъла на тази наредба:
1. "Акредитация" е процедура за признаване от компетентния орган, че организацията и системата за вътрешен контрол на Разплащателната агенция отговарят на критериите, посочени в приложението.
2. "Финансова година" е периодът от 16 октомври на настоящата година до 15 октомври на следващата година.
3. "Одиторска следа" е съхранената писмена информация или друг носител на информация, позволен от закона, която позволява да се проследи определена транзакция от момента на възникването й до крайния резултат по нея.
Заключителни разпоредби
§ 2. Наредбата се издава на основание чл. 2а, ал. 3 и чл. 28б, ал. 3 от Закона за подпомагане на земеделските производители.
§ 3. Изпълнението на наредбата се възлага на изпълнителния директор на ДФ "Земеделие".
Приложение към чл. 3
Критерии за акредитация на Разплащателната агенция
I. Вътрешна организация
1) Организационна структура
Разплащателната агенция има организационна структура, която й позволява да извършва следните основни функции, свързани с разходване на средства от Европейските земеделски фондове и Европейския фонд за рибарството:
(а) одобряване (включително одобряване на проекти, финансирани от фонда за развитие на селските райони) и контрол на плащанията, установяване, че сумата, която трябва да бъде платена на кандидата, е в съответствие с правилата на общността, което включва административен контрол и контрол на място;
(б) извършване на плащанията - да бъде изплатена определената сума на кандидата или на негов пълномощник или когато се подпомага развитието на селските райони - частта, която се съфинансира от общността;
(в) осчетоводяване на плащанията - вписване на всички плащания на агенцията в отделни сметки за отчитане на разходите от Европейските земеделски фондове и Европейския фонд за рибарството, създаване на информационна система за периодично сумиране на разходите, изготвяне на месечни, тримесечни и годишни отчети до Европейската комисия; сметките отразяват и активите, финансирани от Европейските земеделски фондове и Европейския фонд за рибарството, свързани в частност с интервенционните запаси, неизчистени аванси, гаранциите и длъжниците.
Организационната структура на агенцията осигурява ясно разграничение на правата и отговорностите на всички оперативни нива и разделение на трите посочени функции, отговорността за които е определена в органиграма. Тя включва технически отдел и отдел по вътрешен одит.
2) Изисквания към служителите
Агенцията осигурява:
а) отделните служители да притежават необходимите технически умения за изпълнение на служебните им задължения;
б) задълженията на служителите са разпределени така, че едно длъжностно лице да не бъде отговорно и да взима решения за повече от една от дейностите по разрешаването (оторизацията), изплащането или отчитането на сумите от Европейските земеделски фондове и Европейския фонд за рибарството и работата на всяко длъжностно лице да бъде наблюдавана от второ длъжностно лице;
в) отговорностите на всеки служител да са писмено определени, включително финансовият лимит, за който съответното служебно ниво може да вземе решение, без да е нужен подписът на по-висшестоящ;
г) персоналът да получи подходящо обучение за всяка длъжност, да има политика за ротация на персонала на възловите места или възможност за засилен контрол;
д) предприети са подходящи мерки, за да бъде избегнат конфликт на интереси, когато лице, заемащо отговорна или чувствителна позиция, отнасяща се до проверката, разрешаването (оторизирането), изплащането и осчетоводяването на помощите, изпълнява и други функции извън агенцията.
3) Делегиране на функции
Ако някоя от функциите на Разплащателната агенция бъде делегирана на друга организация, се изпълняват следните условия:
(а) сключено е писмено споразумение между агенцията и съответния орган, уточняващо същността на информацията и на допълнителните документи, които следва да се предоставят на агенцията, и определяне на срок за предоставянето им; споразумението да позволява на агенцията да отговаря на критериите за акредитация;
(б) Разплащателната агенция остава отговорна за ефективното управление на европейските фондове;
(в) ясно са определени отговорностите и задълженията на другия орган, свързани с контрола и доказването на съответствие на неговата дейност със законодателството на Общността;
(г) Разплащателната агенция трябва да провери, че организацията разполага с ефективна контролна система, осигуряваща изпълнението на поетите задължения по задоволителен начин; ефективната контролна система на организацията, отговаряща на критериите за акредитация на Разплащателната агенция, включва:
- разписани функции на организацията и тяхното вътрешно разпределение;
- взаимовръзки с други организации;
- разписани вътрешни процедури за работа;
- правила, осигуряващи сигурност на информационните системи;
(д) организацията изрично потвърждава пред Разплащателната агенция, че фактически изпълнява поетите задължения и описва използваните методи;
(е) Разплащателната агенция периодично проверява организацията относно задоволителното изпълнение на възложените функции и в съответствие с правилата на Общността.
Посочените изисквания се прилагат съответно към извършваните функции от митническите органи по отношение на земеделските разходи.
II. Организация на контрола
1) Процедури по одобряване на молбите
(а) Разплащателната агенция изготвя подробни процедури за приемане, вписване и обработване на молбите, включително и описание на всички приложени документи;
(б) всяко длъжностно лице, отговорно за оторизацията, трябва да има на свое разположение подробен контролен лист за проверките, които следва да извърши, като вписва, че тези проверки са извършени; това потвърждение може да бъде извършено и по електронен път; трябва да има доказателство за проверка от по-старши служител по ред, утвърден от ръководителя на Разплащателната агенция;
(в) молбите се оторизират за плащане, след като бъдат направени достатъчни проверки за потвърждение, че са в съответствие с правилата на Общността; тези проверки включват проверките, изисквани от регламентите, определящи специфичните мерки, в съответствие с които помощта е била поискана, и тези, изисквани по чл. 9 от Регламент № 1290/2005 за предотвратяване и разкриване на измами и нередности в съответствие със съществуващия риск; за Европейския селскостопански фонд за развитие на селските райони (ЕСФРСР) има допълнителни процедури за потвърждаване, че критериите за разрешаване на помощта са спазени и са в съответствие с всички приложими правила на Общността, особено с правилата, свързани с обществените поръчки и опазването на околната среда;
(г) ръководството на агенцията, на подходящото за това ниво, редовно и своевременно се информира за резултатите от извършения контрол, така че да бъдат взети под внимание, преди помощта да бъде изплатена;
(д) извършената работа подробно се описва в доклад, съпътстващ всяка молба, група от молби или където е нужно в доклад, покриващ една стопанска година; докладът се придружава от потвърждение за допустимостта на одобрените молби и за същността и обхвата на извършената работа; за ЕСФРСР има допълнително потвърждение, че критериите за отпускане на помощ са спазени и са в съответствие с всички приложими правила на Общността, особено правилата, свързани с обществените поръчки и опазването на околната среда.
Ако някоя от физическите или административните проверки не е пълна, а е извършена въз основа на избрана извадка от молби, те се посочват, описва се методът за определяне на извадката и в доклада се отразяват резултатите от всички проверки и предприетите мерки при установени несъответствия и нередности. Одобрените молби се придружават от достатъчно документи, които удостоверяват, че са извършени всички необходими проверки за тяхната допустимост;
(е) когато документите (на хартия или в електронен вид), отнасящи се до одобрените молби и до извършените проверки, се съхраняват от други органи, тези органи и Разплащателната агенция създават процедури за осигуряване проследяемостта на всички документи, отнасящи се до определени плащания, направени от агенцията.
2) Процедури за плащане
Разплащателната агенция приема необходимите процедури, които гарантират, че плащанията са извършени само по банкови сметки, принадлежащи или на кандидата, подал молбата, или на негов пълномощник. Плащането се извършва в рамките на пет работни дни от датата, от която са отчислени от Европейския фонд за гарантиране на селското стопанство (ЕФГСС) и ЕСФРСР. Приемат се процедури, които гарантират, че всички плащания, по които не е извършен превод, са рекредитирани във фондовете. Не се извършват плащания в брой. Потвърждаването на одобрението от служителя или от неговия контрольор може да се извърши по електронен път, ако е осигурено нужното ниво на сигурност и идентичността на подписващия е въведена в електронните регистри.
3) Счетоводни процедури
(а) счетоводните процедури гарантират, че месечните, тримесечните (за ЕСФРСР) и годишните декларации са пълни и точни и са подадени навреме, а ако е имало някакви грешки или пропуски, те са открити и поправени чрез проверки и съгласуване, които се извършват периодично;
(б) осчетоводяването при интервенционно складиране гарантира, че приемането на количествата и свързаните с тях разходи са правилно и своевременно извършени и записани за всяка обособена партида в правилната сметка на всеки етап от одобряването на офертата до физическото разпореждане на продукта, в съответствие с приложимите регламенти и че качеството и видът на наличностите във всяко местонахождение могат да бъдат определени по всяко време.
4) Процедури по аванси и гаранции
Плащането на аванси се отразява отделно в счетоводната отчетност или вторичните документи. Приема се процедура, която осигурява, че:
(а) се получават гаранции само от финансовите институции, които изпълняват изискванията на Регламент № 2220/85, одобрени са от съответните власти и одобренията са валидни, докато гаранциите бъдат изчистени или потърсени по искане на агенцията;
(б) авансите са изчистени в определения срок, а тези, които са просрочени, незабавно ще бъдат установени и гаранциите ще бъдат потърсени.
5) Процедури за вземанията
Всички изисквания по т. 1 - 4 се прилагат съответно към налозите, активираните гаранции, възстановените плащания, определените приходи и др., които Разплащателната агенция събира в полза на ЕФГСС и ЕСФРСР.
Разплащателната агенция въвежда система за определяне на пълния размер на вземанията, който е записан в счетоводната книга за вземанията. В счетоводната книга за вземанията фигурират всички предишни вземания до тяхното събиране. Счетоводната книга за вземанията периодично се проверява и просрочените вземания се събират.
6) Одиторска следа
Информацията за документите, доказващи оторизацията, осчетоводяването и плащането на заявките и администрирането на авансите, гаранциите и задълженията, се съхранява в агенцията, за да се гарантира по всяко време достатъчно ясна одиторска следа.
III. Информация и комуникация
1) Комуникация
Разплащателната агенция създава процедури, които да гарантират, че всяка промяна в регламенти на Общността, особено по отношение на размера на приложимата помощ, е записана в инструкциите, а базата данни и списъкът за справки са осъвременени навреме.
2) Сигурност на информационната система
Безопасността на информационната система се основава на критериите, залегнали в някой от следните международно приети стандарти:
(а) International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practise for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799);
(б) Bundesamt fur Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI);
(в) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).
Разплащателната агенция избира един от изброените международно приети стандарти като база за сигурност на своята информационна система.
Мерките за сигурност се приспособяват към административната структура, персонала и технологичната среда на Разплащателната агенция. Финансовите и технологичните разходи са в съответствие с реално съществуващия риск.
IV. Мониторинг
1) Текущ мониторинг чрез вътрешния контрол
Вътрешният контрол на дейностите покрива най-малко следните области:
(а) мониторинг на техническите служби и органите с делегирани функции, отговорни за извършване на контролни и други функции, за да се осигури правилното прилагане на регламентите, насоките и процедурите;
(б) мониторинг и иницииране на промени в дейността и системите за контрол като цяло на Разплащателната агенция;
(в) преглед на заявки и молби, подадени към агенцията, както и друга информация, пораждаща съмнение за нередности.
Текущият мониторинг е под формата на обичайни, повтарящи се дейности на Разплащателната агенция. На ниво ежедневни операции и контролни дейности на агенцията мониторингът се извършва текущо, за да се осигури подходяща одиторска следа.
2) Оценка чрез отдела за вътрешен одит
(а) отделът за вътрешен одит е независим от другите отдели в агенцията и докладва на изпълнителния директор на агенцията;
(б) отделът за вътрешен одит гарантира, че въведените от агенцията процедури са адекватни, за да осигурят съответствие с изискванията на Общността, и че счетоводните записи са точни, пълни и навременни; увереността може да бъде ограничена за избрани мерки и извадки от транзакции, при условие че одиторският план гарантира, че всички важни и значителни области, включително отделите, отговорни за оторизацията, ще бъдат проверени за период не по-голям от 5 години;
(в) дейността на отдела за вътрешен одит се извършва според международно приетите стандарти, отразява се в работни документи и завършва с изготвянето на доклади и препоръки към ръководството на агенцията.
