НАРЕДБА № Н-9 ОТ 29 ЮЛИ 2003 Г. ЗА РЕДА ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА АРХИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ, СЪХРАНЯВАНИ В ДИРЕКЦИЯ "ЦЕНТРАЛЕН ВОЕНЕН АРХИВ" - ВЕЛИКО ТЪРНОВО

Чл. 1. (1) Наредбата определя реда, отчетността и контрола по използването на архивни документи, несъдържащи класифицирана информация, съхранявани в дирекция "Централен военен архив" (ЦВА), и по предоставянето на информационни справки, преписи, препис-извлечения, ксерокопия, фотокопия, микрофилми, микрофишове и други носители на информация.

(2) Архивни документи и информационни справки, съдържащи класифицирана информация, се предоставят при условията и по реда на Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ), Правилника за прилагане на ЗЗКИ и Наредбите по ЗЗКИ.

Чл. 2. (1) Архивните документи, несъдържащи класифицирана информация, се предоставят за използване в читалните на ЦВА, на Главно управление на архивите (ГУА) при Министерския съвет (МС), на архива на Министерство на отбраната (МО) и на оперативния архив на Българската армия (ОАБА) под формата на микрофилми, микрофишове и други носители на информация.

(2) Оригинални архивни документи, които не са микрофилмирани, могат да се ползват единствено в читалните на ЦВА.

Чл. 3. Оригинални архивни документи не се предоставят за ползване извън архива.

Чл. 4. Граждани, дарили лични архиви в ЦВА, могат писмено да определят условията на тяхното използване в акта за дарение.

Чл. 5. Архивните документи се предоставят за използване в читалните на ЦВА само след разрешение за използването им:

1. за български граждани и юридически лица - от директора на ЦВА;

2. за чуждестранни граждани и юридически лица - от председателя на ГУА при МС, съгласувано с министъра на отбраната.

Чл. 6. (1) Разрешението за използване на архивни документи се дава въз основа на писмено искане.

(2) Писмените искания на граждани трябва да съдържат:

1. име, презиме, фамилия, ЕГН, номер на паспорта или личната карта, месторабота, звание, длъжност, адрес за кореспонденция или друга форма на кореспондиране (тел., факс, e-mail и др.) на лицата;

2. цел на ползването;

3. план на темата и хронологични граници;

4. наименование на фондовете, с които ще работят;

5. нотариално заверено пълномощно за работа с архивни документи в случай на упълномощено лице.

(3) Писмените искания на юридически лица трябва да съдържат данните от чл. 7, ал. 2 на ползвателя и да са оформени чрез официална кореспонденция.

(4) При попълване на писмено искане потребителят има достъп до научно-справочния апарат (НСА) и се консултира от съответни експерти.

Чл. 7. Писмените искания и останалите формуляри за ползване на архивни документи в ЦВА се съхраняват три години.

Чл. 8. (1) За даденото разрешение по чл.6 се изпраща уведомително писмо (приложение № 1), в което се посочва началната дата за посещение в читалнята.

(2) Разрешението е валидно за срок една календарна година от датата на уведомителното писмо.

(3) При неявяване на потребителя в двуседмичен срок заявените архивни документи се връщат в архивохранилищата.

Чл. 9. При явяване в читалнята, потребителят представя на завеждащия читалнята читателска карта.

Чл. 10. (1) Преди допускане за работа в читалнята потребителят се запознава с тази наредба и попълва декларация (приложение № 2) и регистрационен лист (приложение № 3).

(2) В читалните не се допускат за работа други лица освен посочените в искането.

Чл. 11. (1) След запознаване с НСА, потребителят попълва заявка на необходимите му за използване архивни единици (приложение № 4).

(2) Заявките се изпълняват по възможност същия ден.

Чл. 12. Потребителите ползват за деня до 10 микрофилмирани архивни единици или до 10 архивни единици в оригинал.

Чл. 13. Забранява се изнасянето на информационни справочници извън архива.

Чл. 14. (1) Забранява се внасянето в читалните на снимачна, копирна техника и мобилни телефони.

(2) Технически средства в читалните на архива се ползват с разрешение на директора.

Чл. 15. Забранява се поставянето на предмети между листовете на архивните единици, правенето на отметки върху текста на документите, замърсяването, подгъването на листовете и ръчното копиране направо от документите.

Чл. 16. При ползването на микрофилми, микрофишове и други технически носители на информация читателите са длъжни да ги пазят от увреждане.

Чл. 17. Архивните документи от личните фондове по чл. 5 се ползват по общия ред и в съответствие с условията в акта на дарението.

Чл. 18. Потребителите, които публикуват научни трудове въз основа на архивни документи, предоставят безплатно по един екземпляр на ЦВА.

Чл. 19. В последния петък на всеки месец читалнята не работи с потребители, а се извършва хигиенизация, техническа профилактика и проверка на ползваните архивни документи и материали.

Чл. 20. (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) Преписи, препис-извлечения, фотокопия, микрофилми, микрофишове, ксерокопия и други технически носители на информация от архивни документи се изготвят по писмена заявка за копия от документи (приложение № 5) срещу заплащане на държавна такса и съгласно общите правила за ценообразуване на услугите, които извършва ГУА при МС.

Чл. 21. Копия от документи се предоставят с разрешение на директора на ЦВА.

Чл. 22. (1) Всички предоставени копия задължително носят щемпел с инициалите на ЦВА и исковите данни на архивните документи.

(2) Централният военен архив предоставя заверени копия на архивни документи по изрично писмено искане на потребителя срещу заплащане на съответната държавна такса.

Чл. 23. Заверени копия от архивни документи, поискани официално от органите на държавната власт, се предоставят по служебен ред.

Чл. 24. На чуждестранни граждани и юридически лица се предоставят копия от архивни документи и информационни справки след писмено искане, съгласувано с ГУА при МС и МО.

Чл. 25. (1) Информационни справки по заявена тема или въпрос се изпълняват след регистриране на писмено искане.

(2) Срокът на изпълнение се определя от директора на архива.

(3) (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) Информационните справки се изпълняват срещу заплащане съгласно общите правила за ценообразуване на услугите, които извършва ГУА при МС.

(4) Всички използвани архивни единици и други източници се вписват в работната тетрадка на служителя като част от справочния апарат.

Чл. 26. Справки, изискани по служебен ред, които съдържат лични данни, се предоставят при условията и по реда на Закона за защита на личните данни.

Чл. 27. Отчетността по използването на архивни документи се осъществява чрез:

1. писменото искане за работа с архивни документи;

2. (попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) уведомително писмо за разрешено ползване по чл. 8, ал. 1 (приложение № 1);

3. декларация (приложение № 2);

4. регистрационен лист (приложение № 3);

5. заявка за използване на архивни единици (приложение № 4);

6. заявка за копия от документи (приложение № 5);

7. книга за посещения на потребителите;

8. картон-заместител (приложение № 6);

9. отчетен лист на потребителя (приложение № 7);

10. дневник за движението на архивните единици;

11. картон за ползване (приложение № 8);

12. тематичен каталог на потребителя;

13. работна тетрадка на служителя.

Чл. 28. Посещенията на потребителите се регистрират в книга, която се води от дежурния експерт в читалнята.

Чл. 29. В картона заместител се отразява движението на архивните единици от служителя, който я изнася от хранилището след полистна проверка.

Чл. 30. В отчетния лист експертът в читалнята завежда използваните от потребителя архивни единици.

Чл. 31. Задължително се изпращат в читалнята на ЦВА копия от регистрационния лист (приложение № 3) и отчетния лист на потребителя (приложение № 7) на работилите в читалнята на ГУА при МС, на архива на МО и на ОАБА.

Чл. 32. В дневника за движението на архивните единици дежурният експерт в читалнята отразява ползваните за деня архивни единици от всички потребители.

Чл. 33. (1) Картонът за ползване на архивната единица се попълва от потребителя, независимо дали е взел бележки от нея.

(2) В случаите, когато потребителят не се е запознал със съдържанието на архивната единица, картонът за ползване се попълва от експерта.

Чл. 34. В случаите, когато до края на работния ден не е приключила работата по архивните единици, те се съхраняват по ред, определен със заповед на директора.

Чл. 35. Тематичният каталог на потребителите се актуализира от експерта в читалнята.

Чл. 36. В работната тетрадка се отразяват всички искови данни по ползваните архивни документи за изготвянето на информационни справки.