Държавен вестник, брой 38 от 20.V

Предмет

Член 1

(1) Настоящото Споразумение урежда разпоредбите за прилагане и условията, необходими за изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, Програмния документ "Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020" (CCI 2014TC16RFI004), одобрен с Решение за изпълнение на Комисията (ЕС) № C (2015) 958 окончателно от 12 февруари 2015 г., и осигурява нейното изпълнение през целия програмен период 2014 - 2020 г.

(2) По-конкретно, в съответствие с принципите на споделеното управление и във връзка с член 8, параграф 4 и параграф 8 от Регламента за ЕТС настоящото Споразумение идентифицира съответните органи и структури в системата за управление и контрол, определя съответните им функции и описва процедурите за съвместно наблюдение, административно и финансово управление и контрол на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(3) Настоящото Споразумение също така дефинира определянето на ЕГТС ЕСПОН като Единствен бенефициер, който ще изпълнява Единствената операция по Приоритетна ос 1 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, и създаването на съответен Механизъм за отговорност, споделен между държавите-членки и партниращите държави, участващи в Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, и Великото Херцогство Люксембург, чиято цел е да гарантира потенциално настъпили финансови последици от недопустими разходи и финансови корекции, които трябва да се поемат от ЕГТС ЕСПОН.

Определения

Член 2

В рамките на настоящото Споразумение се прилагат следните определения:

а) Действие се използва за описването на елементите на операция. Това означава по-конкретно, че група от Действия съставлява Операция.

б) Дейност се използва за описването на елементите на Действие, изпълнявано в рамките на Операция. Това означава по-конкретно, че група от Дейности съставлява Действие. Част от дейностите по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 ще се изпълняват като предоставяне на услуги след процедура за възлагане на обществена поръчка.

в) Бенефициер означава, съгласно член 2, параграф 10 на Общия регламент, (...) публична или частна организация (...), която отговаря за започването или за започването и изпълнението на операции.

г) Операция означава, съгласно член 2, параграф 9 от Общия регламент, (...) проект, договор, действие или група проекти, избрани от управляващите органи на съответните програми или на тяхна отговорност, които допринасят за целите на приоритета или приоритетите (...).

д) Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 определя Единствена операция по смисъла на буква г), която следва да бъде финансирана по Приоритетна ос 1.

е) Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 определя ЕГТС ЕСПОН за Единствен бенефициер в съответствие с член 12, параграфи 2 и 3 от Регламента за ЕТС и според смисъла на понятието "единствен бенефициер". В съответствие с член 12, параграф 5 от Регламента за ЕТС и процедурата за предоставяне на безвъзмездна помощ, както е определена в Програмата за сътрудничество, на Единствения бенефициер трябва да се предостави Договор за безвъзмездна помощ за изпълнение на Единствена операция по Приоритетна ос 1, по решение на Комитета за наблюдение.

ж) ЕГТС ЕСПОН е учредена от регион Брюксел-столица, регион Фландрия, регион Валония и Великото Херцогство Люксембург, с цел да действа като Единствен бенефициер (както е описано в буква е) и да изпълнява Единствената операция (както е описано в буква д) и ако Комитетът за наблюдение сметне за необходимо, допълнителни операции в рамката на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

з) Спецификацията на операцията се изготвя от Комитета за наблюдение и съдържа разпоредбите, регламентиращи подготовката на Предложението за операцията, разработено от Единствения бенефициер. Спецификацията на операцията съдържа допълнителни подробности за изискванията към съдържанието и правилата за изпълнение, които Единственият бенефициер трябва да спазва.

и) Предложението за операцията се изготвя от Единствения бенефициер за Единствената операция и се представя за одобрение пред Комитета за наблюдение. То включва Многогодишната работна програма, първия Годишен план за работа и когато е от значение, Бележките за определяне на обхвата на Основните дейности.

й) Договорът за безвъзмездна помощ е договорът, сключен между Управляващия орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и ЕГТС ЕСПОН в ролята на Единствен бенефициер. С Договора за безвъзмездна помощ се отпуска финансирането от ЕФРР и националното съфинансиране от държавите партньори по Приоритетна ос 1 и определя условията, свързани с използването на средствата. Приложения към Договора за безвъзмездна помощ са Спецификацията на операцията, Предложението за операцията, включително елементите, изброени в буква и), и ако Комитетът за наблюдение реши, допълнително споразумение адендум, което обхваща задълженията, възникнали в резултат на оценката на предложението за Многогодишна работна програма. Договорът за безвъзмездна помощ ще бъде изменян всяка година чрез Годишния план за работа.

к) Указанията за изпълнение на операцията, изготвени от Управляващия орган и одобрени от Комитета за наблюдение, са водещият документ, който съдържа информация за изпълнението на Единствената операция от Единствения бенефициер.

Комитет за наблюдение

Член 3

(1) В съответствие с член 47, параграф 3 от Общия регламент, държавите-членки и партниращите държави трябва да създадат в рамките на три месеца от датата на нотификацията на решението на Комисията за приемане на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, комитет (наричан по-нататък Комитет за наблюдение), който да наблюдава изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, след съгласуване с Управляващия орган. Комитетът за наблюдение разработва своя Процедурен правилник и единодушно го приема на първото си заседание.

(2) Съгласно член 48, параграфи 1, 3 и 5 от Общия регламент Комитетът за наблюдение се състои от следните членове:

а) Представител(и) на всяка държава - членка на ЕС, с един глас на делегация;

б) Представител(и) на всяка държава-партньорка с един глас на делегация;

в) Представител(и) на Управляващия орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, който няма право на глас, но може да прави възражения по всички въпроси от правен характер;

г) Представител(и) на Европейската комисия, които участват в работата на Комитета за наблюдение със съвещателен глас.

Членовете на Комитета за наблюдение се назначават от участващата държава най-късно 30 дни след датата на нотификацията на решението за одобряване на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020. След като бъдат назначени, националните органи и лицата за контакт, отговорни за представляването на държава-членка или държава-партньор в Комитета за наблюдение, се съобщават незабавно на Управляващия орган. Заместници са позволени и трябва да бъдат назначени по съответния начин.

(3) Комитетът за наблюдение трябва да има председател (обикновено от страната на председателството на ЕС) и заместник-председател (Управляващия орган), който е номиниран в съответствие с процедурата, определена от Процедурния правилник на Комитета за наблюдение.

(4) Партньорството и многостепенното управление, дължащо се на специфичния характер и цел на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, включват компетентни градски и други публични власти или икономически и социални партньори, или други подходящи органи и неправителствени организации, представляващи различни обществени въпроси. Това ще бъде осигурено чрез консултации, изслушвания, проучвания, семинари и работни срещи, както и други комуникационни кампании. С цел осигуряване на ефективни и ефикасни заседания тези организации няма да стават членове на Комитета за наблюдение, но представителните партньори могат, когато е уместно, да участват като гости в специфични заседания на Комитета за наблюдение, без каквото и да е право на глас.

(5) Представители на страните-кандидатки за членство в ЕС и на Сертифициращия орган могат да участват в заседанията на Комитета за наблюдение в качеството на наблюдатели. При поискване, външни експерти, подпомагащи изпълнението на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, и представители на Единствения бенефициер могат да участват в заседания на Комитета за наблюдение като гости.

(6) Комитетът за наблюдение като единствен орган, вземащ решения в рамките на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, носи цялата отговорност за наблюдението на Програмата. За тази цел и съгласно член 49 от Общия регламент Комитетът за наблюдение трябва да заседава редовно два пъти, но най-малко веднъж годишно. Комитетът за наблюдение трябва да постанови в Процедурния си правилник правила за заседанията си, писмени процедури и процедури за мълчаливо съгласие.

(7) Комитетът за наблюдение прави преглед на изпълнението на Програмата и на напредъка й в постигането на нейните цели. По този начин той отчита финансовите данни, общите и специфичните за програмата показатели, включително промените в стойността на показателите за резултатите и напредъка в постигането на количествено определените целеви стойности, както и на етапните цели, определени в рамката на изпълнението, посочена в член 21, параграф 1, и когато е подходящо, резултатите от качествения анализ.

(8) Съгласно член 49, параграфи 2, 3 и 4 от Общия регламент и член 110 от Общия регламент, при отчитане на специфичния контекст на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, Комитетът за наблюдение поема всички функции, и по-конкретно:

а) разглежда всички въпроси, отнасящи се до изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и Единствената операция;

б) разглежда и одобрява годишните и окончателния доклад за изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020;

в) разглежда на първото си заседание плана за оценка, изготвен от Управляващия орган за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, одобрява го или го изменя на по-късен етап;

г) разглежда постигнатия напредък при изпълнението на плана за оценка и последващите действия по констатациите от оценките;

д) разглежда и приема седемгодишна комуникационна стратегия за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и годишните комуникационни планове за действие, както и всички промени в тази стратегия или в съответните годишни планове за действие;

е) разглежда изпълнението на комуникационната стратегия на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, тясно координирана с дейностите по осведомяване за програмата;

ж) разглежда и одобрява, ако е необходимо под условие, всяко предложение на Управляващия орган за всякакви изменения в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020;

з) оценява, договаря и одобрява Спецификацията на операцията, която следва да насочва подготвянето на Предложението за операцията;

и) определя минимални критерии за одобряване, ако е необходимо под условие, на предложението за Единствена операция, изготвено от ЕГТС ЕСПОН в качеството й на Единствен бенефициер на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020;

й) оценява, договаря и одобрява, ако е необходимо под условие, представеното предложение за Единствена операция, включително Многогодишната работна програма 2015 - 2020 г. за Единствената операция и съответните предложения за отпускане на финансови средства;

к) обсъжда и одобрява, ако е необходимо под условие, Годишните планове за работа за Единствената операция, включително общите принципи за критериите за подбор, съответните предложения за отпускане на финансови средства и бележките за определяне на обхвата за тези дейности, които Комитетът за наблюдение счита за особено важни;

л) обсъжда и одобрява Годишния отчет за изпълнението на Единствената операция и свързаните с него действия и дейности на Единствения бенефициер;

м) осигурява наблюдението на дейностите на ЕГТС ЕСПОН в качеството й на Единствен бенефициер в съответствие с разпоредбите, регламентирани в Договора за безвъзмездна помощ;

н) осигурява номинирането на представители на Комитета за наблюдение или делегирани експерти за участие в Екипи за подкрепа на проекта, които да придружават и дават съвети по политиките във връзка с изпълнението на големи проекти главно за приложни изследвания и да действат като докладчик пред Комитета за наблюдение, и разглежда предложенията, направени от Екипи за подкрепа на проекта;

о) предоставя, чрез докладчика, пряка обратна информация на Единствения бенефициер по важни дейности, свързани с конкретна цел 1 - 4.

(9) Комитетът за наблюдение трябва да се стреми да взема решения въз основа на консенсус. Ако не бъде постигнат консенсус, се прилага гласуване с квалифицирано мнозинство. Допълнителни подробности за последното се съдържат в Процедурните правила на Комитета за наблюдение.

(10) Членове на Комитета за наблюдение, които са в конфликт на интереси по теми, които се разглеждат в хода на работата, или във връзка с решение на Комитета за наблюдение, са длъжни да обявят такъв конфликт на заседанието и да не участват във вземането на решението. Подробностите на тази процедура се определят в Процедурния правилник на Комитета за наблюдение.

(11) Комитетът за наблюдение може да създава отделни (под)комисии или формати на сътрудничество между държавите-членки и партниращите държави, в случай че това е необходимо за улесняване и подготовката на неговите решения.

Управляващ орган

Член 4

(1) Съгласно член 21 от Регламента за ЕТС държавите-членки, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, са определили като единен Управляващ орган Министерството на устойчивото развитие и инфраструктурите, отдел "Пространствено планиране и развитие" (ОППР), направление "Международни отношения" на Велико Херцогство Люксембург.

(2) Съгласно член 125, параграф 1 на Общия регламент Управляващият орган отговаря за управлението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 в съответствие с принципа на доброто финансово управление. Управляващият орган поема всички функции, свързани с управлението на Програмата за сътрудничество, избора на Единствената операция, финансовото управление и контрола на Програмата за сътрудничество, така както е дефинирано в член 125 от Общия регламент и член 23 от Регламента за ЕТС.

(3) Управляващият орган притежава всички права на собственост върху резултатите, постигнати от Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, от името на държавите-членки и партниращите държави, които от своя страна могат да използват тези права на собственост без никакви ограничения или задължения, с изключение на ограниченията или задълженията, наложени от трети страни и на Управляващия орган.

Управляващ орган, поемащ функцията и задачите на Съвместен секретариат

Член 5

(1) Във връзка с член 23, параграф 2 от Регламента за ЕТС, поради размера и организационната структура на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 само с една Единствена операция, и с цел да се запазят административната и финансовата тежест възможно най-ниски, Управляващият орган поема функцията и задачите на Съвместен секретариат на Програмата, като сключва договори за необходимата подкрепа и с необходимия персонал.

(2) Като поема функциите и задачите на Съвместен секретариат, Управляващият орган подпомага Комитета за наблюдение за изпълнението на функциите му и следователно действа като Секретариат на Комитета за наблюдение. Като поема функциите и задачите на Съвместен секретариат, Управляващият орган трябва също така да предоставя текуща информация и подкрепа на Единствения бенефициер с цел подпомагане на стабилно и правилно изпълнение на Единствената операция.

Сертифициращ орган

Член 6

(1) Съгласно член 21 от Регламента за ЕТС органът, действащ като единен Сертифициращ орган за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, е Министерството на устойчивото развитие и инфраструктурите, отдел "Пространствено планиране и развитие", направление "Администрация и бюджет" на Велико Херцогство Люксембург.

(2) Сертифициращият орган поема всички функции, посочени в букви а) до з) на член 126 от Общия регламент, и установява всички процедури, посочени в Приложение XIII (3) (Б) към Общия регламент. Сертифициращият орган също така:

а) изготвя и представя пред Комисията всички заявления за плащане съгласно член 131 от Общия регламент и за сумите, дефинирани от член 130 от Общия регламент относно общовалидните правила за изчисляване на междинните плащания и плащането на окончателното салдо;

б) наблюдава и спазва реда и сроковете, посочени в член 135 от Общия регламент, за представяне на заявления за междинно плащане и за тяхното изплащане;

в) получава всички плащания, извършени от Европейската комисия;

г) получава националното съфинансиране от държавите-членки и вноските от партниращите държави;

д) извършва плащания към Единствения бенефициер, в съответствие с член 132 от Общия регламент, и към всички други получатели на плащания.

(3) Сертифициращият орган трябва да разполага с банкова сметка в евро за Програмата на името на Държавната хазна на Люксембург (Trésorerie de l’Etat du Luxembourg) най-късно 30 дни след датата на нотификацията за решението за приемане на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Единната банкова сметка се използва от Сертифициращия орган за получаване на приноса от ЕФРР от Комисията, съфинансирането от държавите-членки и вноските от партниращите държави, както и за извършване на всички плащания към Единствения бенефициер и всеки друг получател на плащания.

Одитен орган

Член 7

(1) В съответствие с член 21 от Регламента за ЕТС държавите-членки, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, са определили за Одитен орган Министерството на финансите, Главна финансова инспекция (ГФИ) на Велико Херцогство Люксембург.

(2) Одитният орган поема функциите, заложени в член 127, параграфи 1 - 8 от Общия регламент. Одитният орган трябва да допринася за сътрудничеството на Комисията с одитните органи в съответствие с разпоредбите на член 128, параграф 3 от Общия регламент.

(3) В съгласие с разпоредбата на член 124, параграф 2 от Общия регламент Одитният орган отговаря за изготвянето на доклада и становището за оценка от страна на Управляващия орган и Сертифициращия орган на изпълнението на критериите, свързани с вътрешната среда за контрол, управлението на риска, дейностите за управление и контрол и мониторинга въз основа на Приложение XIII от Общия регламент.

(4) Във връзка с член 25 от Регламента за ЕТС не се изисква да се създава Група на одиторите, като се има предвид, че органите на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, които получават безвъзмездна помощ, са само два (Управляващият орган и Единственият бенефициер) и се намират в Люксембург. Независимо от това по искане на държавите-членки и партниращите държави може да се създаде Консултативна група одитори на собствени разноски на изпращащите държави.

Орган, определен да изпълнява контролни функции (Първо ниво на контрол)

Член 8

(1) Органът, който отговаря за проверките на управлението, включително административните проверки по буква а) на член 125, параграф 4, член 125, параграф 5 и Приложение XIII (3) (А) от Общия регламент и член 23, параграф 4 от Регламента за ЕТС, е Министерството на финансите, дирекция "Финансов контрол" (ДФК) на Велико Херцогство Люксембург.

(2) Във връзка с Единствения бенефициер той ще действа като централен одобряващ орган, отговорен за назначаването на контрольор на първо ниво на Единствения бенефициер в съответствие с процедурата, определена в Насоките за изпълнение на операцията.

(3) Във връзка с Техническата помощ, изпълнявана от Управляващия орган, Министерството на финансите, дирекция "Финансов контрол" (ДФК), е органът, изпълняващ контролни функции сам по себе си.

Единственият бенефициер - ЕГТС ЕСПОН

Член 9

(1) По статут членове - основатели на ЕГТС ЕСПОН, са:

а) белгийският регион Брюксел-столица, представляван от Министерството за градско развитие на Брюксел,

б) белгийският регион Фландрия, представляван от Ведомството за пространствено развитие на Фландрия,

в) белгийският регион Валония, представляван от публичната служба на Валония, Генерална дирекция по устройство на територията, жилищна политика и недвижима собственост,

г) Велико Херцогство Люксембург, представлявано от Министерството на устойчивото развитие и инфраструктурите, Отдел "Пространствено планиране и развитие", Направление "Общи въпроси" на Велико Херцогство Люксембург.

Седалището на ЕГТС ЕСПОН е в Люксембург.

(2) Както е определено в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и в съответствие с член 12, параграфи 2 и 3 от Регламента за ЕТС, ЕГТС ЕСПОН е Единственият бенефициер, който получава Договор за безвъзмездна помощ по Приоритетна ос 1 на Програмата, издаден от Управляващия орган.

(3) Когато действа в качеството на Единствен бенефициер на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, ЕГТС ЕСПОН трябва да спазва следните принципи:

а) Членовете на ЕГТС ЕСПОН следва да направят така, че ЕГТС да е в състояние да приеме Договора за безвъзмездна помощ. По време на работата на ЕГТС ЕСПОН членовете на ЕГТС следва да се фокусират върху вътрешните работи и въпросите на законността на получаващия безвъзмездната помощ орган и да гарантират, че ЕГТС ЕСПОН ще осъществява дейностите си в пълно съответствие с взаимното разбирателство на всички държави, приели да участват в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

б) Членовете на ЕГТС ЕСПОН не трябва да упражняват влияние върху въпроси, свързани със съдържанието на изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ, тъй като наблюдението на Единствената операция и на нейните дейности остава на равнището на Комитета за наблюдение.

в) Събранието на членовете на ЕГТС ЕСПОН работи при пълна прозрачност и добросъвестно с Комитета за наблюдение и Управляващия орган и осигурява безпроблемното функциониране на ЕГТС.

Разпределение на функциите между и в рамките на органите за управление и контрол

Член 10

(1) В съответствие с буква б) на член 72 от Общия регламент Великото Херцогство Люксембург предприема всички необходими действия в рамките на своята институционална, правна и финансова рамка за осигуряване на ясно разделяне на функциите между и в рамките на определените по-горе органи на системата за управление и контрол, както и с Единствения бенефициер, посочен в член 9 от настоящото Споразумение.

(2) Разпределението на функциите трябва да бъде документирано с Министерско постановление (Arrêté Ministériel) на Велико Херцогство Люксембург.

Мрежата на институциите - национални звена за контакт по ЕСПОН

Член 11

(1) Всяка държава-членка и държава-партньор в Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020 номинира Звено за контакт по ЕСПОН (наричано по-нататък ЗКЕ) най-късно 3 месеца след датата на нотификацията на решението за одобряване на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Заедно тези ЗКЕ съставляват "Мрежата на националните звена за контакт по ЕСПОН". Държавата-членка и държавата-партньор следва да определят индивидуално в контекста на своето номиниране отношенията си с националното ЗКЕ.

(2) Основната функция на всяко ЗКЕ е да подкрепя осведомяването за и използването на териториални данни от Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020 в държавата-членка и държавата-партньор, в която е установено, по целенасочен и координиран начин и в сътрудничество с ЕГТС ЕСПОН. Конкретна задача на всяко ЗКЕ е да създаде и поддържа тесни връзки с националните и регионалните нива на държавата-членка и държавата-партньор, в която е установено, за да се подобри използването на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(3) Извън работата в съответната държава-членка/държава-партньор отделните членове на "Мрежата на институциите - национални звена за контакт по ЕСПОН" трябва да работят заедно в интерес на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020. За тази цел и за целите на тясната координация с ЕГТС ЕСПОН Техническата помощ ще поеме разходите за организирането на две срещи на "Мрежата на институциите - национални звена за контакт по ЕСПОН" годишно, както и пътните разходи на един делегат от ЗКЕ на държава за участие в тези срещи.

Създаване и функциониране на електронна система за наблюдение и електронна счетоводна система

Член 12

(1) Съгласно буква г) и буква д) на член 125, параграф 2 от Общия регламент Управляващият орган създава система за наблюдение за записване и съхраняване на данни в електронна форма за Единствената операция, необходими за мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверката и одита. Електронната информационна система трябва да бъде създадена не по-късно от 31 декември 2015 г. В съответствие с буква д) на член 125, параграф 2 от Общия регламент и член 125, параграф 8 от Общия регламент Управляващият орган впоследствие събира, въвежда и съхранява данни в тази система за наблюдение, съответстващи на изискванията на делегираните актове и актовете за изпълнение на Европейската комисия и на специфичния характер на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(2) Съгласно буква г) на член 126 от Общия регламент Сертифициращият орган осигурява наличието на счетоводна система за записване и съхранение в компютъризирана форма на счетоводните записи за Единствената операция. Счетоводната система съхранява всички данни, необходими за изготвянето на заявленията за плащане и отчетите, включително записи на сумите, подлежащи на събиране, на събраните суми и на оттеглените суми в резултат на отмяната на целия или на част от приноса за Единствената операция на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Счетоводната система трябва да започне да функционира най-късно до [дата] и ще се използва като основа за сертифициране на разходите пред Комисията.

(3) Управляващият орган и Сертифициращият орган осигуряват създаването на връзка между електронната система за наблюдение и електронната счетоводна система, която да позволява всякакъв обмен на информация между Единствения бенефициер и Управляващия орган, Сертифициращия орган и Одитния орган посредством електронен обмен на данни.

(4) За да спази член 74, параграф 4 от Общия регламент, Велико Херцогство Люксембург осъществява целия официален обмен на информация с Комисията относно Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, като използва електронната система за обмен на данни, условията за която Комисията следва да определи чрез свързани актове за изпълнение.

Годишни и окончателен доклади за изпълнението

Член 13

(1) В съответствие с член 14 от Регламента за ЕТС и член 50 от Общия регламент Управляващият орган изготвя годишните доклади за изпълнението и окончателния доклад за изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и ги представя пред Комисията в определените срокове. Държавите-членки и партниращите държави, Сертифициращият орган и Одитният орган трябва да предоставят цялата необходима помощ и информация, както е подходящо, за да се гарантира, че Управляващият орган може напълно да съблюдава своите отчетни функции.

(2) Най-малко веднъж годишно в Комитета за наблюдение Управляващият орган трябва да предоставя на държавите-членки и партниращите държави подробна информация за годишния доклад за изпълнение. Всеки годишен доклад за изпълнение трябва да се одобрява от Комитета за наблюдение преди представянето му пред Европейската комисия.

(3) Всяка година при представянето на годишния доклад за изпълнението Европейската комисия и Управляващият орган разглеждат напредъка, постигнат при изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. След това разглеждане Европейската комисия може да формулира коментари в писмена форма до Управляващия орган, който след това трябва да информира Комитета за наблюдение за коментарите на Комисията. След съгласуване с Комитета за наблюдение Управляващият орган уведомява Европейската комисия за предприетите в отговор на коментарите й действия.

(4) На основание констатациите във всеки годишен доклад за изпълнението Управляващият орган наблюдава и проследява напредъка, постигнат от Програмата и Единствената операция.

Процедура за предоставяне на средства за Единствената операция

Член 14

(1) След одобряването на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 Комитетът за наблюдение описва още по-подробно условията за процедурата за кандидатстване в Насоките за изпълнение на операцията и изготвя Спецификации за операцията и минимални критерии, които са задължителни за Единствения бенефициер при изготвяне на Предложението за операцията, включително Многогодишната работна програма и първия Годишен план за работа. До Единствения бенефициер се отправя покана да изготви Предложение за операцията в определен срок.

(2) Предложенията за операции, представени от Единствения бенефициер, се предоставят на членовете на Комитета за наблюдение. В случай че Комитетът за наблюдение реши, той създава Комисия за оценка с ограничен брой представители от Комитета за наблюдение, пътните разходи на които могат да се възстановят. Управляващият орган подпомага процеса, като организира процедурата за оценка въз основа на одобрените от Комитета за наблюдение критерии за допустимост и качество и изготвя, въз основа на оценката на Комисията за оценка, предложение за решение на Комитета за наблюдение относно Предложенията за операции. В зависимост от получените точки Комитетът за наблюдение може да реши да отхвърли, да проведе преговори по предложението или да го приеме с препоръки за подобрения.

(3) Одобреният от Комитета за наблюдение Договор за безвъзмездна помощ се предлага от Управляващия орган на Единствения бенефициер (ЕГТС ЕСПОН). Той описва подробно правата и задълженията на двете страни и графиците и изискванията по отношение на отчитането. Предложението за операцията, включително Многогодишна работна програма, Годишен план за работа за 2015 г., Спецификациите на операциите, Насоки за изпълнение на операцията и Референтен документ относно Механизма за отговорност представляват неразделна част от Договора за безвъзмездна помощ. Първият Годишен план за работа и Насоките за изпълнение на операцията се считат за анекси.

(4) През следващите години, въз основа на решение на Комитета за наблюдение относно минималните изисквания към Годишния план за работа, Единственият бенефициер изготвя предложение за Годишен план за работа и го представя пред Комитета за наблюдение чрез Управляващия орган за оценка, договаряне и одобрение от Комитета за наблюдение. Този процес може да доведе до препоръки за усъвършенстване на Годишната работна програма преди прилагането й като допълнително споразумение към Договора за безвъзмездна помощ.

(5) Комитетът за наблюдение може да поиска от Управляващия орган да упражни правото си на прекратяване на Договора за безвъзмездна помощ, ако Единствената операция сериозно наруши разпоредбите на Договора за безвъзмездна помощ.

Наблюдение на Единствената операция

Член 15

(1) Управляващият орган използва формуляра на Договор за безвъзмездна помощ, одобрен от Комитета за наблюдение, и регламентира допълнителни подробности във връзка с отговорностите и задълженията на Единствения бенефициер. Договорът за безвъзмездна помощ се подписва от Управляващия орган и Единствения бенефициер.

(2) Управляващият орган извършва допълнителни проверки във връзка с административните, финансовите и техническите възможности на Единствения бенефициер. Информацията се предоставя на Комитета за наблюдение заедно с документите, изготвени за одобряването на операцията и преди одобряването на Годишните планове за работа.

Управляващият орган трябва да направи така, че Договорът за безвъзмездна помощ да осведоми Единствения бенефициер за задълженията му да:

а) приема контрол от съответните органи (Управляващия орган, Националните органи в Люксембург, Сертифициращия орган, Одитния орган, службите на Комисията и Европейската сметна палата), да предоставя достъп до помещенията си, да предоставя и да осигурява достъп до цялата информация и всички документи, осигуряващи адекватна одитна следа, в съответствие с буква г) на член 125, параграф 4 от Общия регламент;

б) спазва правилата за обществените поръчки, информацията и публичността, опазването на околната среда и равните възможности;

в) съхранява цялата информация и разходооправдателни документи, свързани с операцията, най-малко три години след приключването на Програмата.

(3) Управляващият орган взема решения за промени, стига целта и другите основни характеристики на Единствената операция да не се променят и промените да нямат последици за допустимост на Единната операция или резултатите от нея. По-конкретно Управляващият орган взема решения за:

а) допълнителни несъществени условия по одобрената операция, в случай че бъдат установени допълнителни грешки, пропуски или искания за разяснение на етапа на преговорите с Единствения бенефициер;

б) удължаване на срока, до който Единственият бенефициер трябва да представи Доклади за напредъка в съответствие с графика на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(4) Комитетът за наблюдение взема решения във всички други случаи, в съответствие с процедурите в Насоките за изпълнение на операцията и трябва да бъде уведомен за решенията, взети от Управляващия орган.

(5) Общите разпоредби относно допустимите разходи в член 65 от Общия регламент и член 18 от Регламента за ЕТС, както и разпоредбите на други делегирани актове, приети от Европейската комисия, се прилагат при определянето на допустимостта на разходите по Единствената операция на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Тези изисквания следва да се конкретизират допълнително в Насоките за изпълнение на програмата, приети от Комитета за наблюдение.

Първо ниво на контрол

Член 16

(1) По отношение на разходите, реализирани в рамките на Договора за безвъзмездна помощ за Единствената операция, проверките, посочени в буква а) на член 125, параграф 4 от Общия регламент, се извършват от контрольора, предложен от Единствения бенефициер и получил одобрение в съответствие с член 8 от настоящото Споразумение.

(2) Подробностите относно процедурите за първо ниво на контрол се определят в Указанията за изпълнението на операцията и се допълват от формулярите, които трябва да се използват за сертифициране на разходите.

(3) Управляващият орган на Програмата осигурява възможност за верифициране на разходите на Единствения бенефициер в срок от два месеца от представянето на документите от Единствения бенефициер.

Одит

Член 17

(1) Съгласно член 127, параграф 4 от Общия регламент, в срок от осем месеца след приемането на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, Одитният орган изготвя одитна стратегия за провеждането на одитите. Одитната стратегия определя одитната методология, метода за формиране на одитните извадки по операциите и планирането на одитите по отношение на текущата отчетна година и двете следващи отчетни години. Одитната стратегия се актуализира ежегодно от 2016 г. до 2024 г. включително.

(2) Одитният орган изготвя, в съответствие с член 127, параграф 5 от Общия регламент:

а) одитно становище в съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Финансовия регламент;

б) годишен контролен доклад, в който са посочени основните констатации от одитите, извършени в съответствие с параграф 1, включително констатациите във връзка с установени недостатъци в системите за управление и контрол, и предложените и предприетите корективни действия.

(3) Одитът се основава на делегирани актове в съответствие с член 149 от Общия регламент, за определяне на обхвата и съдържанието на одитите на операциите и одитите на отчетите, както и методологията за избор на извадката от операциите, посочени в член 127, параграф 1 от Общия регламент.

Представяне на информация към Европейската комисия

Член 18

(1) Компетентните органи на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 изготвят, за всяка година от 2016 г. до и 2025 г. включително, документите, посочени в член 138 от Общия регламент, и ги представят на Европейската комисия, като съблюдават съответните годишни срокове.

(2) Съгласно член 137, параграф 1 от Общия регламент Сертифициращият орган изготвя отчетите за предходната счетоводна година.

(3) Съгласно буква д) на член 125, параграф 4 от Общия регламент Управляващият орган съставя декларация за управлението, която съдържа:

а) Потвърждение, в съответствие с член 59, параграф 5, букви а) и б) от Финансовия регламент, че според лицата, които отговарят за управлението на средствата, (i) информацията е подходящо представена, пълна и точна, (ii) разходите са били усвоени за планираната цел, определена в специфичните за сектора правила, и (iii) въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.

б) Годишното обобщение на окончателните одитни доклади и извършените проверки, включително проверките на управлението, извършени от Управляващия орган (или от междинни звена от негово име). То трябва да съдържа също така анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.

(4) Съгласно букви а) и б) на първия параграф на член 127, параграф 5 Одитният орган изготвя одитното становище и контролния доклад за предходната счетоводна година.

Приключване на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020

Член 19

(1) Приключването на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 ще се извърши в съответствие с член 141 от Общия регламент от компетентните органи на програмата.

Съфинансиране на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020

Член 20

(1) В началото на всяка година Управляващият орган изпраща на държавите-членки и партниращите държави искане за превеждане на тяхното национално съфинансиране, представляващо техния принос към Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020. До края на февруари или, в изключителни случаи, в които това не е възможно, в срок от най-късно един месец след одобряването на националните им бюджети, държавите-членки и партниращите държави превеждат националния си принос към Програмата за предстоящата година въз основа на договорения финансов план.

(2) Всички плащания на националното съфинансиране и вноските се превеждат по единната банкова сметка в евро, открита на името на Държавната хазна на Люксембург за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, която се управлява отделно като доверителен фонд (Доверителна сметка) от Сертифициращия орган.

(3) На Комитета за наблюдение трябва да се докладва редовно за състоянието на плащанията.

(4) В случай че в края на периода на изпълнение на Програмата държавите-членки са прехвърлили повече средства, отколкото са били действително необходими за съфинансирането на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, Сертифициращият орган възстановява тези средства, освен ако Комитетът за наблюдение или отделни държави членки, представени в него, решат друго.

Плащания по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020

Член 21

(1) Всички плащания по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 се извършват от Сертифициращия орган от единната банкова сметка, определена за използване по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(2) По посочените в Договора за безвъзмездна помощ суми, изразени в евро (EUR), се извършват редовни плащания на Единствения бенефициер в съответствие със следните разпоредби:

а) Всички плащания по Договора за безвъзмездна помощ се извършват единствено по банковата сметка на Единствения бенефициер, посочена в одобреното Предложение за операцията.

б) Преди всяко плащане по Договора за безвъзмездна помощ Единственият бенефициер представя пред Управляващия орган искане за плащане. Всяко искане за плащане трябва да е подкрепено от Доклад за напредъка, включително Доклад за дейността и Финансов отчет. Докладите и отчетът на Единствения бенефициер трябва да са придружени от сертификат на разходите, подписан от определения контрольор първо ниво.

в) Управляващият орган прави оценка на докладите и отчетите и наблюдава правилното изпълнение на Единствената операция и дейностите по нея в съответствие с процедурата, заложена в описанието на системата за управление и контрол. Едва след одобряването на Докладите за напредъка от Управляващия орган Сертифициращият орган извършва плащане към Единствения бенефициер.

г) Първото искане за плащане трябва да включва възстановяване на разходите за подготовка на Предложението за операцията. Възстановяването на разходите за подготовка се признава до размер 2 % от общата стойност на Единствената операция, посочена в Договора за безвъзмездна помощ. Приемат се единствено разходи за подготовка, извършени след поканата за представяне на Предложение за операция и пряко свързани с подготовката на одобреното предложение.

д) Всяко следващо искане за плащане се подава на всеки шест месеца в съответствие с одобрения график, описан подробно в Договора за безвъзмездна помощ. В зависимост от ликвидността на Единствения бенефициер, искания за плащане могат да се подават и по-рано с искане до Управляващия орган. В този случай Единственият бенефициер може да предложи променен график за представяне на искания за плащане. В случай че той бъде приет, графикът в Договора за безвъзмездна помощ съответно се променя.

е) Съгласно член 132, параграф 1 от Общия регламент Управляващият орган гарантира, че Единственият бенефициер получава общата сума на дължимите допустими публични разходи не по-късно от 90 дни от датата на подаване на искането за плащане от Единствения бенефициер. Управляващият орган следва също така да осигури плащанията в пълен размер към Бенефициера, което означава, че не се извършват удръжки, не се задържат средства или не се начисляват специфични такси, които биха намалили размера на плащането.

ж) Съгласно член 132, параграф 2 от Общия регламент Управляващият орган има право да удължи срока за извършване на плащания към Единствения бенефициер, ако разходооправдателните документи, приложени към искането за плащане, са непълни или е налице съмнение за нередности в използването на финансирането, попадащо в обхвата на Договора за безвъзмездна помощ, които изискват допълнително разследване. Управляващият орган има право да спре плащанията към Единствения бенефициер при наличие на явни доказателства за нередности.

з) Управляващият орган и Сертифициращият орган имат право да задържат временно плащанията към Единствения бенефициер, при наличие на системна нередност по смисъла на член 2, параграф 38 от Общия регламент, причинена от сериозен недостатък в ефективното функциониране на системата за управление и контрол, създадена от Велико Херцогство Люксембург. Спирането (спиранията) на плащанията трябва да бъде преустановено в момента, в който Управляващият орган и Сертифициращият орган получат достатъчни доказателства за решението за отстраняване на установения сериозен недостатък.

(3) Единственият бенефициер получава едно авансово плащане на стойност до 6 % от Договора за безвъзмездна помощ. При подписването на Договора за безвъзмездна помощ се извършва първото плащане от 2 %, следвано от две допълнителни плащания от по 2 %, които се обработват съответно 4 месеца и 8 месеца след подписването на Договора за безвъзмездна помощ, като се използва първоначалното предварително финансиране, платено на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 от Европейската комисия в съответствие с разпоредбите на член 134, параграф 1 от Общия регламент. Допълнително плащане от 2 % може да се отпусне по искане на Единствения бенефициер, като то подлежи на одобрение от Комитета за наблюдение и зависи от финансирането по Програмата. В случай че годишните вноски на това предварително финансиране не са достатъчни за осигуряване на ликвидност и безпроблемно функциониране на Единствения бенефициер, Управляващият орган ще се опита да намери решение в рамките на Велико Херцогство Люксембург. Единствено в случай че не може да се намери решение в Люксембург, Управляващият орган ще поиска от държавите-членки и партниращите държави да намерят общо решение за отстраняване на недостига на ликвидност на Единствения бенефициер.

(4) Редовните плащания, свързани с финансирането за Техническата помощ по Приоритетна ос 2, се извършват към Управляващия орган въз основа на сертифицирани искания за плащане, представени от Управляващия орган на Сертифициращия орган.

(5) В съответствие с член 130 от Общия регламент Комисията възстановява като междинни плащания 90 % от сумата за всяка Приоритетна ос на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, към допустимите разходи за приоритета, включени в заявлението за плащане. Поради това държавите-членки се договарят с Управляващия орган и Сертифициращия орган за прилагането на следната процедура по отношение на Единствения бенефициер: При условие че разходите са сертифицирани, плащанията към Единствения бенефициер са гарантирани до сума, равна на 90 % от одобрените средства от ЕФРР за Единствената операция и 100 % от националното съфинансиране. Плащанията на всички останали средства от ЕФРР на Единствения бенефициер зависят от наличието на средства. В случай че няма достатъчно средства за плащане на 100 % от сумата на Единствения бенефициер, окончателният остатък от финансирането се плаща едва когато Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 е достигнала до окончателното си финализиране и окончателното плащане бъде прехвърлено от Европейската комисия на Сертифициращия орган.

Нередности по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020

Член 22

(1) Възможни нередности в рамките на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 могат да възникнат в следните три ситуации:

а) При използването на финансирането за Приоритетна ос 1, отпуснато на Единствения бенефициер чрез Договора за безвъзмездна помощ.

б) При използването на финансирането за Техническа помощ по Приоритетна ос 2 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

в) При прилагане на корекция по единна ставка на ниво програма в съответствие с член 143 от Общия регламент.

(2) С цел пълно спазване на разпоредбите на член 122, параграф 2 от Общия регламент основните структури за изпълнение на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 допринасят за предотвратяването, откриването и коригирането на нередностите и възстановяването на неправомерно платените суми съгласно съответните им функции и отговорности:

а) Управляващият орган трябва да гарантира, че ЕГТС ЕСПОН в качеството си на Единствен бенефициер на средствата по Приоритетна ос 1 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 ще въведе всички необходими, установени със закони, действащи разпоредби за предотвратяване на възникването на нередности при използването на финансиране по Договора за безвъзмездна помощ.

б) Управляващият орган следва да предприеме необходимите организационни и оперативни мерки за предотвратяване на възникването на нередности при използването на финансирането за Техническа помощ по Приоритетна ос 2.

в) В случай че Управляващият орган или Сертифициращият орган, или Единственият бенефициер, или някоя държава-членка и държава-партньор, има някакво съмнение за нередности, те следва незабавно да информират Комитета за наблюдение на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и звеното в Управляващия орган, поело функциите и задачите на Съвместния секретариат.

г) Като страна-домакин на Единствения бенефициер и Управляващия орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, Велико Херцогство Люксембург отговаря за докладването и нотифицирането до Комисията за нередности, които надхвърлят 10 000 евро принос от ЕФРР, както и за информиране на Комисията относно значителен напредък в съответните административни и съдебни производства.

д) Управляващият орган се ангажира да съобщава незабавно на Комитета за наблюдение, Сертифициращия орган и Одитния орган всяка информация за открити нередности, свързани със суми, по-малки от 10 000 евро финансиране от ЕФРР.

е) Управляващият орган, съвместно с другите засегнати държави-членки и държави-партньори, полага всички усилия за възстановяване на неправомерно платените суми, заедно с лихвите за просрочени плащания.

Разпределяне на отговорностите и Механизъм за отговорност

Член 23

(1) С оглед Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 ситуацията по отношение на ЕСПОН 2020 и създаването на Единствен бенефициер е особена, тъй като само две организации ще получават субсидии и поради това отговорността може да бъде ясно разпределена:

(1) Единственият бенефициер по Договора за безвъзмездна помощ получава цялото финансиране, отпуснато по Приоритетна ос 1.

(2) Управляващият орган получава цялото финансиране по Приоритетна ос 2 (Техническа помощ).

(3) По принцип трети случай на отговорност е възможен при прилагането на корекция с единна ставка на ниво програма, засягаща и Единствения бенефициер, и Управляващия орган.

(2) Отговорност на Единствения бенефициер - Приоритет 1: При възникване на недопустими разходи или нередности с финансово отражение при използването на финансирането от Единствения бенефициер, финансовата отговорност се поема от ЕГТС ЕСПОН. В случай че ЕГТС не е в състояние да покрие тези разходи, членовете на ЕГТС ЕСПОН са длъжни да ги покрият. За да се подкрепят членовете на ЕГТС ЕСПОН по отношение на финансовата тежест, произтичаща от тяхната неограничена отговорност във връзка с усвояването на финансирането от ЕФРР, отпуснато по Договора за безвъзмездна помощ, е създаден "Механизъм за отговорност на ЕГТС ЕСПОН" (наричан по-долу "Механизъм за отговорност"), който е официално приложение към настоящото Споразумение (Приложение I).

Целта, размерът на финансирането и практическото функциониране на Механизма за отговорност са описани в специален "Референтен документ относно Механизма за отговорност на ЕГТС ЕСПОН", който е приложение към Споразумението.

Чрез определянето на веригата от отговорности всяко потенциално възникващо възстановяване на неправомерни разходи от Единствения бенефициер на Управляващия орган е гарантирано.

(3) Отговорност, свързана с Управляващия орган - Приоритет 2 (Техническа помощ): По отношение на финансовите последици от възможни нередности, възникващи в хода на използването на финансиране за Техническа помощ по Приоритетна ос 2 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, се прилагат два подхода:

а) Финансовата отговорност за нередности с финансово отражение, свързани с администрирането на Техническата помощ, се поема единствено от Управляващия орган.

б) Отговорността за нередности с финансово отражение, свързани с използването на Техническата помощ и произтичащи от решение на държавите-членки и партниращите държави в Комитета за наблюдение, се поема съвместно от държавите-членки и партниращите държави, пропорционално на финансовия им принос към Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(4) Отговорност, свързана с "Корекции с единна ставка на ниво Програма за сътрудничество": Като се има предвид, че Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 предвижда стройна и ясно определена структура за управление и контрол и само два бенефициера, Управляващия орган и ЕГТС ЕСПОН, по принцип би следвало да е възможно да се припише всяка отговорност. Следователно вероятността от прилагане на корекция с единна ставка е много малка. Въпреки това трябва да се дефинира правило във връзка с финансовите последици от корекции с единна ставка на ниво програма:

а) За частта от корекциите с единна ставка, свързани с финансирането по Договора за безвъзмездна помощ по Приоритетна ос 1, отговорността се поема от Единствения бенефициер, който може да прибегне до Механизма за отговорност.

б) За частта от корекциите с единна ставка, свързани с Техническата помощ (Приоритетна ос 2), отговорността се поема съвместно от държавите-членки и партниращите държави пропорционално на финансовите им вноски за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Държавите-членки и партниращите държави не носят отговорност за нередности, включително такива със системен характер, и за корекции с единна ставка, свързани с администрирането на Техническата помощ. В последния случай отговорността се поема от Управляващия орган.

Приложимо право към Споразумението

Член 24

Настоящото Споразумение се урежда в съответствие със законите на Великото Херцогство Люксембург.

Сътрудничество и ползване на език, начин на комуникация

Член 25

(1) Доброто сътрудничество между членовете на Комитета за наблюдение, между Управляващия орган, Сертифициращия орган и Одитния орган представлява "задължително условие" за осигуряване на стабилно и пълно управление, финансов контрол и одит на всички части, които се съфинансират от ЕФРР и с национални средства.

(2) Цялата комуникация между държавите-членки и партниращите държави, Комитета за наблюдение, Управляващия орган, Сертифициращия орган и Одитния орган и между всички други органи, посочени в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 или настоящото Споразумение, както и цялата комуникация, необходима за управление и изпълнение на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, ще бъде на английски език.

(3) В случай че Комитетът за наблюдение не реши изрично друго, комуникацията между държавите-членки, Комитета за наблюдение и органите на програмата, както и Единствения бенефициер, се извършва по принцип по електронна поща, а ако това не е възможно, в добре обосновани случаи, по факс или чрез интранет на ЕСПОН в определен портал, предвиден за комуникацията в рамките на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Важни документи, като номинации или издадени фактури за национални вноски, изпратени по електронна поща, трябва да са под формата на сканирана версия на официално писмо.

Промени в структурите за изпълнение на програмата

Член 26

(1) Всяка промяна на името на назначено отговорно лице трябва бъде съобщена само на Управляващия орган.

(2) Всички промени на определените институции са въпрос на двустранен обмен на писма между Управляващия орган и съответната държава-членка/държава-партньор.

(3) Държавите-членки или партниращите държави трябва да уведомяват Управляващия орган за всяка промяна, посочена в параграфи 1 и 2, не по-късно от 5 работни дни от влизането на тази промяна в сила.

(4) Управляващият орган уведомява Европейската комисия в писмена форма за всяка промяна в структурата за изпълнение не по-късно от 15 работни дни, като също така посочва потенциалното влияние на тази промяна върху изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

Изменения и подобрения на Споразумението

Член 27

(1) Настоящото Споразумение се изменя единствено в писмена форма и чрез решение с консенсус на държавите-членки и партниращите държави на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(2) В случай че дадена разпоредба на настоящото Споразумение е или стане изцяло или отчасти недействителна, страните по настоящото Споразумение се задължават да предприемат всички необходими стъпки и действия за заменянето на тази разпоредба с валидна такава, която е възможно най-близо до първоначалния смисъл на обявената за недействителна разпоредба.

(3) В случай че някоя недействителна разпоредба бъде заменена, всички други разпоредби на настоящото Споразумение остават в сила.

Ангажимент към договорените разпоредби, уреждане на конфликти и санкции в случай на неспазване на договорените разпоредби

Член 28

(1) Държавите-членки и партниращите държави поемат ангажимент да предприемат всички необходими действия за пълно спазване на изложените в настоящото Споразумение разпоредби.

(2) В случай че възникнат спорове, в резултат на или във връзка с неспазване на една или повече разпоредби на настоящото Споразумение, съответните страни първо ще се опитат да ги разрешат по приятелски начин.

(3) В случай че съответните страни не успеят да постигнат решение по приятелски начин в срок от 3 месеца, преди предприемането на каквито и да е правни действия, ще се потърси посредничество.

(4) При наличие на непреставащи спорове, произтичащи от продължаващо неспазване на настоящото Споразумение, същите се решават от компетентната юрисдикция на Великото Херцогство Люксембург.

(5) В случай че продължаващото неспазване на настоящото Споразумение причини каквито и да е финансови щети на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020 (загуба на финансиране и т.н.), от страната, причинила щетата, може да се поиска подходящо обезщетение за щетата и финансовото й отражение.

Подписване, влизане в сила и срок на действие на Споразумението

Член 29

(1) Настоящото Споразумение се подписва от представители на правителствата на всички държави-членки и държави-партньори, участващи в Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(2) Настоящото Споразумение влиза в сила на датата на подписването му от всяка страна.

(3) Настоящото Споразумение остава в сила за срока на изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 до официалното й и цялостно приключване от Европейската комисия.

Приложение I: Референтен документ относно Механизма за отговорност на ЕГТС ЕСПОН

РЕФЕРЕНТЕН ДОКУМЕНТ ОТНОСНО МЕХАНИЗМА ЗА ОТГОВОРНОСТ НА ЕГТС ЕСПОН

Като вземат предвид

• РЕГЛАМЕНТ (EС) № 1303/2013 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА от 17 декември 2013 г. за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета,

• РЕГЛАМЕНТ (EС) № 1301/2013 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА от 17 декември 2013 г. относно Европейския фонд за регионално развитие и специални разпоредби относно Европейския фонд за регионално развитие и специални разпоредби по отношение на целта "Инвестиции за растеж и работни места", и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1080/2006,

• РЕГЛАМЕНТ (EС) № 1299/2013 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА от 17 декември 2013 г. относно специални разпоредби за подкрепа от Европейския фонд за регионално развитие по цел "Европейско териториално сътрудничество",

• РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 1082/2006 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТА от 5 юли 2006 г. относно Европейската група за териториално сътрудничество (ЕГТС), изменен от РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 1302/2013 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА от 17 декември 2013 г. относно изменение на РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 1082/2006 относно Европейската група за териториално сътрудничество (ЕГТС), отнасящ се до пояснението, опростяването и подобрението на изграждането и функционирането на подобни групи (наричани по-нататък ЕГТС-Регулация),

• Велико Херцогство Люксембург - ЗАКОН ОТ 19 май 2009 г., съдържащ различни мерки за прилагане на Регламент (ЕО) № 1082/2006 на Европейския парламент и на Съвета от 5 юли 2006 г. относно Европейската група за териториално сътрудничество (ЕГТС) - легална основа за ЕГТС в Люксембург, 28-те държави - членки на ЕС, и четирите партниращи държави (Исландия, Лихтенщайн, Норвегия и Швейцария) съвместно си сътрудничат по Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020 през периода 2014 - 2020 г. (наричана по-нататък Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020).

В съответствие с член 8, параграф 4, буква а) (vi) от Регламента за ЕТС и по силата на раздел 5.4 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и член 23 от "Споразумението между Управляващия орган и държавите-членки и партниращите държави относно системата за изпълнение, наблюдение и контрол на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020" (което ще бъде подписано след одобряването на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020), следва да се предостави подробна информация за начина, по който отговорностите се уреждат между участващите държави-членки на ЕС и партниращите държави.

РАЗДЕЛ 1: ПРЕДМЕТ

1.1 - Специфика на ЕСПОН

По програмите за Европейско териториално сътрудничество (ЕТС), в случаите на финансови корекции, обикновено отговорностите се свързват с държавата на произход на всеки бенефициер. Тъй като бенефициерите са пръснати по цялата избираема територия на програмата за ЕТС, отговорността също автоматично се простира върху цялата територия на програмата (т.е. се прехвърля към държавата, в която се намира бенефициерът). При Програма ЕСПОН 2020, обаче, възникна нова ситуация със създаването на един Единствен бенефициер, в съответствие с член 12, параграф 3 от Регламента за ЕТС и по смисъла на понятието "единствен бенефициер", който изпълнява Програмата чрез Единствена операция, възложена с Договор за безвъзмездна помощ и финансирана по Приоритетна ос 1 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Ролята на този Единствен бенефициер се изпълнява от "Европейската група за териториално сътрудничество ЕСПОН" (наричана по-нататък ЕГТС ЕСПОН).

ЕГТС ЕСПОН е създадена, за да приеме за изпълнение Договора за безвъзмездна помощ и да изпълни Единствена операция, под наблюдението и насоките на Комитета за наблюдение на ЕСПОН. С цел да се осигури ефективна и стройна организация за ЕГТС ЕСПОН, на ограничен брой държави/региони беше предложено да станат членове на ЕГТС ЕСПОН, която поема тази задача в полза на всички държави, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Белгийските региони Брюксел, Фландрия и Валония и Велико Херцогство Люксембург стават членове на ЕГТС ЕСПОН с последствието те да Поемат отговорността за ЕГТС ЕСПОН. При стриктно прилагане на Регламента за ЕГТС тази институционална структура предполага, че единствено членовете на ЕГТС ЕСПОН ще бъдат обременени с пълната отговорност за всички дейности, свързани с изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ, въпреки че всички дейности се осъществяват, за да служат на всички държави, представени в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

1.2 - Механизъм за отговорност

С цел гарантиране на възможни финансови последици от недопустими разходи, поети от ЕГТС ЕСПОН при изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ в качеството на Единствен бенефициер, се създава "Механизъм за отговорност на ЕГТС ЕСПОН" (наричан по-нататък Механизъм за отговорност). Механизмът за отговорност осигурява правилно функциониране и ликвидност на ЕГТС ЕСПОН по време на изпълнението на Единствената операция на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и гарантира финансирането на всички недопустими разходи, които биха могли да възникнат в хода на изпълнението на Единствената операция. Механизмът за отговорност се финансира от всички държави, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, до максимум 2 % от недопустимите разходи, свързани с общия бюджет от ЕФРР, отпуснат по Договора за безвъзмездна помощ на ЕГТС в качеството й на Единствен бенефициер на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, а Велико Херцогство Люксембург, в качеството му на държава-домакин на ЕГТС ЕСПОН, покрива всички недопустими разходи над прага от 2 % от средствата от ЕФРР, отпуснати по Договора за безвъзмездна помощ, които биха могли да възникнат в хода на изпълнението на операцията по ЕСПОН.

РАЗДЕЛ 2: ОПРЕДЕЛЕНИЯ

За да се установи общо разбиране на важните термини, които се използват многократно във връзка с Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и настоящия Референтен документ, се прилагат следните определения:

• Операция означава, съгласно член 2, параграф 9 от Общия регламент, (...) проект, договор, действие или група проекти, избрани от управляващите органи на съответните програми или на тяхна отговорност, които допринасят за целите на приоритета или приоритетите (...).

• Бенефициер означава, съгласно член 2, параграф 10 на Общия регламент, (...) публичен или частен орган (...), който отговаря за инициирането или инициирането и изпълнението на операции.

• Единственият бенефициер, който получава Договора за безвъзмездна помощ по Приоритетна ос 1 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, е ЕГТС ЕСПОН. Единственият бенефициер вече е определен в Програмата за сътрудничество и подписва Договор за безвъзмездна помощ с Управляващия орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

• След като бъде учредена от регион Брюксел-столица, регион Фландрия, регион Валония и Велико Херцогство Люксембург, ЕГТС ЕСПОН има адрес на управление в Люксембург. ЕГТС ЕСПОН се ръководи според "Устава". Съгласно член 5 на Устава основната цел на ЕГТС ЕСПОН е да продължи консолидирането на Мрежата на европейските обсерватории за устройство на територията и да продължи усъвършенстването на процеса на осигуряване и използване на паневропейски, съпоставими, систематични и надеждни териториални доказателства за целите на политиките.

• Договорът за безвъзмездна помощ е договорът, сключен между Управляващия орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и ЕГТС ЕСПОН, който регламентира изпълнението на Единствената операция. Договорът за безвъзмездна помощ определя общото финансиране (включително финансирането от ЕФРР, националното съфинансиране и приноса от държавите партньори) и условията, при които се отпуска това финансиране. Приложения към Договора за безвъзмездна помощ са оперативните спецификации, одобреното Предложение за операция с всички анекси, Многогодишната работна програма, Годишният план за работа за първата година и евентуално Допълнително споразумение, което обхваща задълженията, възникнали в резултат на оценката на Предложението за операция от Комитета за наблюдение. Годишните планове за работа за следващите години ще бъдат внесени като изменения на Договора за безвъзмездна помощ.

В допълнение към определените по-горе термини са приложими и други определения, посочени в член 2 от Общия регламент.

РАЗДЕЛ 3: СПЕЦИФИЧЕН КОНТЕКСТ, ЦЕЛ И ОСНОВНИ ЕЛЕМЕНТИ НА МЕХАНИЗМА ЗА ОТГОВОРНОСТ

3.1 - Покриване на недопустими разходи - случаи на отговорност

Управляващият орган на ЕСПОН сключва с ЕГТС Договор за безвъзмездна помощ, който съдържа член "Отговорност и Споразумение за възстановяване на средства", във връзка с недопустимите разходи по смисъла на правилата на ЕФРР.

При изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ могат да възникнат разходи, които не са допустими за финансиране от ЕФРР. Тъй като ЕГТС ЕСПОН не разполага с какъвто и да е собствен капитал, с който може да покрие такива недопустими разходи, се използва Механизмът за отговорност.

Недопустими разходи могат да бъдат установени в различни моменти на изпълнението на Единствената операция и от различни субекти:

• Преди деклариране пред Европейската комисия (от самия Единствен бенефициер, като част от вътрешните процедури, от Финансовия контрольор, извършващ първо ниво на контрол в момента на сертифициране на докладите за напредъка, от Сертифициращия орган или от Управляващия орган, като част от извършваните от тях проверки на място).

• След декларирането пред Европейската комисия (от Сертифициращия орган или от Управляващия орган, като част от извършваните от тях проверки на място, от Одитния орган, при одитите, извършвани от Европейската комисия или Европейската сметна палата).

Механизмът за отговорност е изграден върху разбирането, че в случай на недопустими разходи само делът на недопустимите разходи от ЕФРР трябва да бъде възстановен на ЕГТС. Делът на националното съфинансиране не подлежи на възстановяване и следователно не се покрива от Механизма за отговорност. Всички недопустими разходи, възникващи при Единствения бенефициер, в контекста на изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ, независимо от това кога са установени, трябва да бъдат покрити от Механизма за отговорност, както е определено в раздели 1.2 и 5.2. Всяко искане за възстановяване от Механизма за отговорност се нарича по-долу "Случай на отговорност".

3.2 - Отговорности по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, свързани с ЕГТС ЕСПОН

Раздел 5.4 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и член 23 от "Споразумението между Управляващия орган и държавите-членки и партниращите държави относно системата за изпълнение, наблюдение и контрол на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020" идентифицират ситуациите, в които отговорност по отношение на възможно възстановяване на недопустими разходи може да се свърже с разходи, извършени от ЕГТС ЕСПОН по Договора за безвъзмездна помощ:

• Пряко - чрез възможно възникване на недопустими разходи или нередности с финансово изражение, финансирани от ЕФРР от Единствения бенефициер, за които финансовата отговорност се поема от ЕГТС ЕСПОН.

• Косвено - чрез възможни корекции със ставка на ниво програма, за които отговорност във връзка с частта, свързана с Договора за безвъзмездна помощ, се поема от ЕГТС ЕСПОН.

3.3 - Отговорност на членовете на ЕСПОН ЕГТС

Отговорностите, посочени в раздел 3.2, се привеждат в действие по отношение на членовете на ЕГТС ЕСПОН по силата на член 12, параграф 2 от Регламента за ЕГТС, който постановява, че "... доколкото активите на ЕГТС са недостатъчни да посрещнат разноските по поетите отговорности, членовете й носят отговорност за задълженията й, независимо от какъв произход са те, като делът на всеки от членовете се определя пропорционално на неговия финансов принос". Това означава, че ако ЕГТС ЕСПОН като правен субект не е в състояние да покрие законовите си задължения, членовете на ЕГТС ЕСПОН, чрез неограничената си отговорност, отговарят солидарно, за да се гарантира функционирането на ЕГТС.

3.4 - Цел на механизма за отговорност

Механизмът за отговорност предлага на ЕГТС ЕСПОН, която изпълнява Единствената операция от името и в полза на всички държави-членки и държави-партньори по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, необходимата насрещна страна за споделяне на потенциалното финансово бреме на членовете на ЕГТС ЕСПОН, което произтича от тяхната неограничена отговорност във връзка с отпуснатото по Договора за безвъзмездна помощ финансиране от ЕФРР.

Механизмът за отговорност има за цел да подпомага основното функциониране на ЕГТС ЕСПОН и да осигурява на Единствения бенефициер необходимите финансови средства за покриване на всички потенциално възникващи недопустими разходи чрез споделен подход между всички участващи държави-членки и държави-партньори.

3.5 - Основни елементи на Механизма за отговорност

Основните елементи, регламентиращи функционирането на Механизма за отговорност, са, както следва:

* Разпоредба за предотвратяване на риска от потенциално недопустими разходи по линия на ЕФРР в хода на изпълнението на Единствената операция по Договора за безвъзмездна помощ, както е описано в раздел 4.

* Бюджетна разпоредба относно съвместно и ограничено финансиране на Механизма за отговорност от държавите-членки и държавите-партньори по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 до максимум 2 % от частта от ЕФРР на Договора за безвъзмездна помощ, подписан от ЕГТС ЕСПОН, допълнена от едностранно покриване на необходимото финансиране, надхвърлящо 2 %, от Велико Херцогство Люксембург, както е описано в раздел 5.

* Стройна организация на администрирането на Механизма за отговорност и съвместния му контрол от държавите-членки и държавите-партньори по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, както е описано в раздел 6.

РАЗДЕЛ 4: СПЕЦИФИЧНИ ЗАКОНОВИ И ОПЕРАТИВНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕГТС ЕСПОН

4.1 - Оперативни разпоредби за предотвратяване на риска с цел свеждане на случаите на отговорност до минимум

Специфични законови и оперативни разпоредби за прозрачно функциониране и възможно най-добър контрол и наблюдение са предвидени по отношение на функционирането на ЕГТС ЕСПОН. Те предотвратяват възникването на недопустими разходи в хода на изпълнението на Единствената операция по Договора за безвъзмездна помощ и по този начин, предпазват от появата на Случаи на отговорност. Вътрешната организация и ежедневното функциониране на ЕГТС ЕСПОН трябва да съблюдават следните принципи:

• Прозрачно и отчетно изпълнение, и добро финансово управление,

• Достатъчни предварителни проверки преди поемане на задължение за плащане на всякакви разходи,

• Подходящи поетапни процедури в случай на несъгласие относно третирането на разходите.

Следните разпоредби се прилагат във връзка с изпълнението на Единствената операция от ЕГТС ЕСПОН и са посочени като условия в Договора за безвъзмездна помощ с цел да се гарантира изпълнението на горепосочените принципи:

• Единствено персонал с опит и обучение в областта на минимизиране и намаляване на рисковете (например юрист, специализирал в областта на бюджетите и обществените поръчки) следва да бъде назначаван за изпълнение на съответните функции в рамките на ЕГТС ЕСПОН.

• ЕГТС ЕСПОН следва да разполага с ясно дефинирани процедури за предварителна оценка на законността на ангажиментите и тези процедури следва да включват председателя на Асамблеята на ЕГТС ЕСПОН за по-големи суми и/или специални поръчки, като например стартиране на обществени поръчки, подписване на договори.

• Принципът на "четирите очи" следва да се използва при всички процеси, свързани с поемането на задължения и плащането на разходи. Това на практика означава, че едно отговорно лице от ЕГТС ЕСПОН отправя искане за поемането на задължение за разход, докато друго лице контролира това искане за поемане на задължение за разход. В случай на трайно несъгласие между лицата, отговарящи за поемането на задължение и контролирането на разходите първо се намесва Директорът на ЕГТС. В случай че Директорът установи трайно несъгласие между позициите, следва да се извърши докладване до Председателя на Асамблеята на ЕГТС ЕСПОН за разрешаване на разногласията.

• Създадените процедури за добро вътрешно финансово управление следва да се документират и да се извършват редовни проверки за оценяване на прилагането на тези процедури.

• В случай че периодично възникват недопустими разходи, следва да се проведе задълбочена вътрешна оценка, за да се оцени спазването на вътрешните процедури и ако е необходимо, да се приспособят тези процедури.

4.2 - Разпоредби във връзка с "Консултативен комитет" на ЕГТС

Член 15 от Конвенцията и Устава на ЕГТС ЕСПОН предвижда създаването на "Консултативен комитет" по искане на държавите, участващи в Механизма за отговорност. В случай на възникване на Случаи на отговорност с определена честота или размер (вижте също така раздел 6.4 по-долу) държавите, участващи в Механизма за отговорност, могат да поискат да се създаде Консултативен комитет с цел да се създаде прозрачност и да се предоставят консултации относно административното и финансовото управление на ЕГТС ЕСПОН, по отношение на задълженията и плащанията на разходи, изпълнението на договори и съответните задължения, свързани с изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ по ЕСПОН.

След като Консултативният комитет бъде създаден, мисията му е да подпомага намаляването на Случаите на отговорност под предварително определена целева стойност, както е определено в раздел 6.4. Въз основа на предварителна оценка на ситуацията Консултативният комитет разработва подробна стратегия и график за мисията си. Директорът и Председателят на Асамблеята уведомяват Консултативния комитет за всички съответни дейности на ЕГТС ЕСПОН. Консултативният комитет трябва да формулира препоръки до Асамблеята във връзка с всички въпроси, свързани с ЕГТС ЕСПОН, когато смята, че те са необходими и полезни за административната и финансовата стабилност на ЕГТС ЕСПОН. Мисията на Консултативния комитет приключва в момента, в който предварително определените целеви стойности бъдат отново постигнати.

РАЗДЕЛ 5: ОБЩ БЮДЖЕТ И ПРИНОС НА ДЪРЖАВИТЕ-ЧЛЕНКИ И ДЪРЖАВИТЕ-ПАРТНЬОРИ

5.1 - Съвместно и ограничено финансиране на механизма за отговорност

За да се снабди Механизмът за отговорност с необходимия финансов капацитет, който да му позволи да покрива по-малки по размер недопустими разходи, участващите в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 държави съвместно мобилизират финансови средства в размер максимум 2 % от финансирането от ЕФРР по Приоритет 1 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, предвидено в Договора за безвъзмездна помощ на ЕГТС ЕСПОН. Прагът от 2 % се натрупва в рамките на целия период на изпълнение на Договора за безвъзмездна помощ и представлява горната граница на всички ангажименти на държавите-членки, участващи във финансирането на Механизма за отговорност.

Когато Случаите на отговорност надхвърлят 2 %, Великото Херцогство Люксембург трябва да покрие всички суми над посочения праг, натрупани към края на периода на изпълнение.

5.2 - Обосновка на прага от 2 % - определяне на бюджета

Прагът от 2 % за осигуряване на бюджетни средства за Механизма за отговорност се определя въз основа на преценката на Сметната палата и Европейската комисия за ограничена грешка. В контекста на Одитите, единствено констатации над 2 % се класифицират като сериозни грешки. (Широко разпространен факт е, че би било нереалистично да се приеме, че в практиката няма да възникват грешки, и следователно е приемливо да има определена степен на толерантност по отношение на подходящо ниво на точност. По отношение на одитните техники това се нарича "ниво на същественост" и се определя като 2 % от одитираните суми. В годишните си доклади Сметната палата класифицира грешките в зависимост от това "Дали е възможно да се измери каква част от платената от Комисията сума е засегната от грешката, т.е. дали грешките са количествено измерими, или не. Когато количествено измерима грешка надхвърля 2 % от одитираната сума, тя се класифицира като сериозна, докато когато тя е по-ниска от 2 %, се класифицира като ограничена (...). Източник: РАБОТЕН ДОКУМЕНТ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ НА КОМИСИЯТА "Анализ на грешките в политиката на сближаване през периода 2006 - 2009 г.", Документ на Комисията SEC (2011) 1179 окончателен, стр. 7.)

Като се има предвид, че общият принос на ЕФРР за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 е 41,3 милиона евро, финансирането от ЕФРР, отпуснато по Приоритет 1 за финансиране на Единствената операция, която следва да се изпълни от ЕГТС ЕСПОН в качеството й на Единствен бенефициер, възлиза на максимум 94 % от тази сума, или 38,8 милиона евро. Механизмът за отговорност трябва да разполага с 2 % от общия принос на ЕФРР по Приоритет 1, който представлява максималната възможна сума от Договора за безвъзмездна помощ по отношение на финансирането по ЕФРР.

Механизмът за отговорност е изграден върху разбирането, че в случай на недопустими разходи само свързаното с ЕФРР съфинансиране трябва да бъде възстановено. Националното съфинансиране не е обект на такова искане и следователно не трябва да бъде обхванато от Механизма за отговорност.

5.3 - Принос на държавите-членки към Механизма за отговорност

Държавите-членки и партниращите държави, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, подпомагат финансово Механизма за отговорност с обща сума, която следва да бъде преведена на шест годишни вноски през периода 2015 - 2020 г. Сумата, която следва да се плати за Механизма за отговорност, се изчислява въз основа на същия способ, който се използва за изчисляване на приноса на отделните държави към Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

Държавите-членки превеждат годишните си вноски за Механизма за отговорност на Управляващия орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 заедно с годишните си национални вноски към Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Както е описано в раздел 6.1, годишните вноски, събирани за Механизма за отговорност, ще се натрупват като Фонд по специален бюджетен ред, отделно от годишните национални вноски по Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020.

Таблица 1: Общ принос и годишни вноски по държави-членки

Държава-членка	Национален дял от съфинансирането	Програма ЕСПОН 2020 Вноски към Механизма за отговорност
		Обща вноска за програмата	Средногодишна вноска (за 6 години) 2015 - 2020 г.
	(закръглен до 3 знака след десетичната запетая)	в евро (закръглено - до цяло число)	в евро (закръглено до 2 знака след десетичната запетая)
Република Австрия	3,613 %	28 106 €	4 684,33 €
Кралство Белгия	3,822 %	29 732 €	4 955,33 €
Република Кипър	2,112 %	16 429 €	2 738,17 €
Република Хърватска	2,764 %	21 501 €	3 583,50 €
Чешка република	2,994 %	23 290 €	3 881,67 €
Кралство Дания	3,549 %	27 608 €	4 601,33 €
Република Естония	2,112 %	16 429 €	2 738,17 €
Република Финландия	3,436 %	26 729 €	4 454,83 €
Френска република	7,016 %	54 578 €	9 096,33 €
Федерална република Германия	7,640 %	59 432 €	9 905,33 €
Република Гърция	3,468 %	26 978 €	4 496,33 €
Унгария	2,582 %	20 085 €	3 347,50 €
Ирландия	3,404 %	26 480 €	4 413,33 €
Италианска република	6,035 %	46 947 €	7 824,50 €
Република Латвия	2,112 %	16 429 €	2 738,17 €
Република Литва	2,112 %	16 429 €	2 738,17 €
Великото Херцогство Люксембург	3,260 %	25 360 €	4 226,67 €
Малта	2,112 %	16 429 €	2 738,17 €
Кралство Нидерландия	4,207 %	32 726 €	5 454,33 €
Република Полша	3,349 %	26 052 €	4 342,00 €
Португалска република	3,420 %	26 604 €	4 434,00 €
Словашка република	2,112 %	16 429 €	2 738,17 €
Република Словения	2,582 %	20 085 €	3 347,50 €
Кралство Испания	5,092 %	39 611 €	6 601,83 €
Кралство Швеция	3,677 %	28 604 €	4 767,33 €
Обединено кралство Великобритания и Северна Ирландия	5,652 %	43 967 €	7 327,83 €
Румъния	2,967 %	23 080 €	3 846,67 €
Република България	2,797 %	21 758 €	3 626,33 €
Общо в евро	100,00 %	777 887 €	129 647,82 €

5.4 - Покриване на случаи на отговорност, надхвърлящи прага от 2 %, от Люксембург

В края на програмния период и Договора за безвъзмездна помощ след приключването на всички възможни контролни дейности и одити Великото Херцогство Люксембург трябва да мобилизира цялото финансиране, необходимо за покриването на случаи на отговорност за недопустими разходи, надхвърлящи 2 % от бюджета на Механизма за отговорност. Този ангажимент е свързан с отговорностите на Великото Херцогство Люксембург, като държавата на седалище на ЕГТС ЕСПОН.

5.5 - Закриване на Механизма за отговорност: обратно превеждане на оставащия бюджет

В края на програмния период и след като Единствената операция, обхваната от Договора за безвъзмездна помощ, е приключила и е преминала успешно през всички възможни проверки, контролни дейности и одити и е бил издаден доклад за приключване съгласно раздел 6.5, цялото неизползвано финансиране от Механизма за отговорност ще се преведе обратно на държавите-членки от ЕС и държавите-партньори, пропорционално на съответния им предишен принос.

5.6 - Такси и лихви

Не се начисляват такси за администриране, управление и използване на Механизма за отговорност, както и за поддръжка на Фонда. Механизмът за отговорност също така не начислява лихви.

5.7 - Роля на държавите-партньори в Механизма за отговорност

Финансирането, предоставено от партниращите държави, като принос към Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, не се използва за съфинансиране на средствата от ЕФРР. Следователно недопустимите разходи по смисъла на Регламента за ЕФРР не трябва да се изискват за възстановяване и се третират по същия начин като националното съфинансиране, част от Договора за безвъзмездна помощ от страните-членки, както е посочено в раздели 3.1 и 5.3.

РАЗДЕЛ 6: РОЛИ И ОТГОВОРНОСТИ ВЪВ ВРЪЗКА С ФУНКЦИОНИРАНЕТО НА МЕХАНИЗМА ЗА ОТГОВОРНОСТ

6.1 - Стройно администриране и съвместен контрол

С цел осигуряване на стройна организация на Механизма за отговорност и съвместен контрол от държавите-членки и партниращите държави организационната структура на Механизма за отговорност тясно "отразява" някои от мерките, създадени за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и за ЕГТС ЕСПОН.

6.2 - Органи, отговарящи за Механизма за отговорност

"Управителният комитет на Механизма за отговорност" отговаря за надзора над Механизма за отговорност. Управителният комитет на Механизма за отговорност се състои от членове на Комитета за наблюдение на ЕСПОН.

Управителният комитет на Механизма за отговорност действа независимо от ролята и функциите на Комитета за наблюдение на ЕСПОН. Ролята на Управителния комитет на Механизма за отговорност е да наблюдава условията на всеки случай на възстановяване на средства на ЕГТС ЕСПОН.

Управителният комитет на Механизма за отговорност заседава най-малко веднъж на календарна година успоредно с Комитета за наблюдение на ЕСПОН. За вземане на решения се изисква присъствен кворум на две трети от членовете. Комитетът работи също така посредством писмени процедури и мълчаливо съгласие. Комитетът се стреми да взема решения с консенсус. В случай че не може да бъде постигнат консенсус на заседание или посредством писмена процедура в срок от четири седмици, се прилага мнозинство от две трети.

Органът, който административно отговаря за Механизма за отговорност, е Управляващият орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 (т.е. Министерството на устойчивото развитие и инфраструктурата на Великото Херцогство Люксембург, отдел "Пространствено планиране и развитие", дирекция "Европейски въпроси"). Управляващият орган отговаря за ежедневното управление на Механизма за отговорност в съответствие с раздел 6.3.

Институцията, в която физически се намира свързаният с Механизма за отговорност Фонд, е Държавният трезор на Люксембург (Tresorerie de l’Etat du Luxembourg). Трезорът получава вноските и извършва плащания въз основа на искания, получени по описаната в раздел 6.3 процедура.

6.3 - Функциониране на Механизма за отговорност

Като част от Договора за безвъзмездна помощ по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 Управляващият орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 включва член "Отговорност и Споразумение за възстановяване на средства" с ЕГТС ЕСПОН, в който са определени условията за Случаи на отговорност и процедурите за възстановяване на средства, така както са дефинирани в раздел 4.

В случай на възникване на недопустими разходи по смисъла на раздел 3.1 искане за възстановяване от Механизма за отговорност се изпраща от ЕГТС ЕСПОН до Управляващия орган.

Управляващият орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 трябва да провери верността на искането и да уведоми Управителния комитет на Механизма за отговорност в срок от четири седмици.

Възражение може да бъде декларирано единствено, ако могат да бъдат потвърдени сериозни съмнения във верността на искането.

След като получи потвърждение от Управителния комитет на Механизма за отговорност, Управляващият орган препраща искането до институцията, в която се намира Фондът (Държавният трезор), който активира плащането за възстановяване на разходи към ЕГТС ЕСПОН в срок от четири седмици.

Искания се отправят най-много два пъти годишно. Едно искане може да включва няколко Случая на отговорност.

6.4 - Действия, предприемани за намаляване на процента на недопустими разходи

Ако в който и да е момент поисканите и възстановени натрупани недопустими разходи надвишат предварително зададената цел от 1 % от натрупания общ размер на финансирането от ЕФРР, платено за възстановяване на разходите за дейности, изпълнявани по Договора за безвъзмездна помощ, Управителният комитет на Механизма за отговорност може да реши да изиска създаването на "Консултативен комитет" на ЕГТС ЕСПОН в съответствие с член 15 и член 19, параграф 2 от Устава на ЕГТС ЕСПОН.

В съответствие с разпоредбите, описани в раздел 4.2, основната цел на временната мисия на Консултативния комитет е да се подпомогне намаляването на възстановяването на недопустими разходи под прага на предварително зададената цел от 1 % от общия размер на финансирането от ЕФРР.

6.5 - Текуща и окончателна отчетност на Механизма за отговорност

През целия програмен период и всяка година до 31 март Управляващият орган, в изпълнение на функцията си на административно отговорен орган, представя годишен доклад до Управителния комитет на Механизма за отчетност, в който са изброени всички случаи на възстановявания, покрити от Механизма за отговорност, включително описание на натрупаното ниво на използване на Механизма за отговорност. Управителният комитет на Механизма за отговорност може да оцени доклада и въз основа на оценката може да формулира препоръки до ЕГТС.

След приключването и проверката, и финансовия контрол на всички дейности на ЕГТС ЕСПОН в качеството й на Единствен бенефициент Управляващият орган изготвя окончателен доклад за приключване във връзка с Механизма за отговорност, който обхваща целия програмен период. Окончателният доклад трябва да посочва неизползваната сума от Механизма за отговорност, която трябва да се преведе обратно на вносителите в съответствие с раздел 5.5.