Държавен вестник, брой 5 от 20.I

Чл. 1. (1) С тази инструкция се уреждат организацията и технологията за водене на регистрите на доброволните формирования за защита при бедствия и на преподавателите за обучение на доброволци.

(2) Основна цел на инструкцията е осигуряването на унифицирано извършване на операциите, свързани с воденето на регистрите.

Чл. 2. Предмет на инструкцията са:

1. изискванията към служителите във връзка с дейността по водене на регистрите;

2. унифициране на документите за вписване в регистрите - заявления, удостоверения и декларации;

3. прилаганите организационно-технически средства при реализиране на тази дейност.

Чл. 3. (1) (Изм. - ДВ, бр. 5 от 2009 г.) Дейността по воденето на регистрите се осъществява от длъжностни лица, определени със заповед от министъра на извънредните ситуации.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 5 от 2009 г.) Отговорност за нормалното протичане на дейността носят длъжностните лица, определени със заповедта по ал. 1, и директорът на дирекция "Национален учебен център и подготовка на частния сектор" в Министерството на извънредните ситуации.

Чл. 4. Длъжностните лица, определени със заповедта по чл. 3, ал. 1, са длъжни да познават и спазват разпоредбите на Наредба № Н-2 от 2007 г. за регистрите на доброволните формирования за защита при бедствия и на преподавателите за обучение на доброволци и на тази инструкция.

Чл. 5. (1) Длъжностните лица, обслужващи регистрите, приемат документи във връзка със създадени доброволни формирования, подлежащи на регистрация, както и на преподаватели за обучение на доброволци.

(2) Длъжностните лица са длъжни да:

1. получават и обработват данните, подлежащи на вписване;

2. извършват вписвания и заличавания в регистрите;

3. уведомяват кметовете на общини, когато предоставените документи за вписване не са пълни или данните за тях не съответстват на изискванията на наредбата;

4. осигуряват публикуването на публичната информация от регистъра на интернет страницата на министерството и я актуализират съгласно чл. 4, ал. 2 от Наредба № Н-2 от 2007 г. за регистрите на доброволните формирования за защита при бедствия и на преподавателите за обучение на доброволци;

5. определят уникалния код на доброволното формирование;

6. издават удостоверението за персонален идентификационен номер на регистрираните доброволци;

7. съхраняват предадените им документи за въвеждане в регистъра;

8. спазват определените срокове за изпълнение на вписванията в регистрите.

Чл. 6. (1) Документите, необходими за вписване в регистъра на доброволните формирования, са:

1. заявление за вписване в регистъра на доброволните формирования с приложени решения на общинския съвет за създаване на доброволно формирование и копие от сключените договори с доброволците (приложение № 1);

2. декларация за съгласие личните данни да бъдат обработвани за целите на регистъра (приложение № 2);

3. удостоверение за уникален код на доброволното формирование (приложение № 3);

4. удостоверение за персонален идентификационен номер на регистрираните доброволци (приложение № 4).

(2) Документите, необходими за вписване в регистъра на преподавателите за обучение на доброволци за защита при бедствия, са:

1. заявление за вписване в регистъра на преподавателите за обучение на доброволци за защита при бедствия (приложение № 5);

2. декларация за съгласие личните данни да бъдат обработвани за целите на регистъра (приложение № 2);

3. декларация за съгласие за публикуване на данните, посочени в чл. 4, ал. 2 от Наредба № Н-2 от 2007 г. (приложение № 6);

4. удостоверение за вписване в регистъра на преподавателите за обучение на доброволци (приложение № 7).

(3) Документите, необходими за вписване на настъпили промени в регистрите и за заличаване от тях, са:

1. заявление за вписване на настъпили промени в регистъра на доброволните формирования (приложение № 8);

2. заявление за заличаване на доброволни формирования от регистъра (приложение № 9);

3. заявление за вписване на настъпили промени в регистъра на преподавателите за обучение на доброволци (приложение № 10);

4. заявление за заличаване от регистъра на преподавателите за обучение на доброволци (приложение № 11).

Чл. 7. (1) Регистрите се създават, поддържат и водят на хартиен и електронен носител.

(2) Регистрите върху хартиен носител се водят в томове, страниците на които се номерират. Съхраняват се в специални заключващи се шкафове.

(3) Регистрите на електронен носител се водят и съхраняват на твърд диск на изолиран компютър чрез специална компютърна програма.

(4) Техниката се разполага в отделно помещение, което се заключва.

(5) Данните се съхраняват под формата на компютърно генерирани файлове.

(6) Достъп до електронната система имат длъжностните лица, определени от министъра, които притежават парола за достъп до програмната среда.

(7) Промяна в обстоятелствата, вписани в регистрите, се извършва по реда на вписването.

(8) Допуснати грешки в регистрите се поправят служебно или по искане на кметовете на общини или на преподавателите за обучение на доброволци.

(9) Документите се пазят две години от датата на заличаване в архив с разрешение на Комисията за защита на личните данни (чл. 25, ал. 3 ЗЗЛД).

(10) Служебна информация от регистрите се предоставя доброволно и предимно от физическите лица, за които се отнася.

(11) Служебна информация от регистрите може да се предоставя на физическото лице, за които се отнася.

(12) Служебна информация от регистрите може да се предоставя на трето лице - за защита живота и здравето на физическото лице, за което се отнася.

(13) Служебна информация от регистрите може да се предоставя на трето лице - в изпълнение на задача за защита на обществен интерес.

(14) Служебна информация от регистрите не се предоставя по електронен път.