Държавен вестник, брой 1 от 4.I

Приложение № 1 към чл. 3

Правила за разработване на длъжностни характеристики

Тези правила се използват от преките ръководители с цел разработване или изменение на длъжностната характеристика за съответната длъжност.

I. Методи за разработване и изменение на длъжностна характеристика

Длъжностни характеристики за всяка длъжност в администрацията се разработват въз основа на:

* Анализ на функциите на звеното, определени с Устройствения правилник на администрацията, в което се намира съответната длъжност

Отчитат се както общите, така и специфичните дейности, отговорности и задължения на съответното структурно звено, връзката с останалите звена (дирекции, отдели, сектори) в администрацията и задачите с постоянен характер, произтичащи от характера на работа или възлагани от органа по назначаване.

Анализът осигурява правилно и ефективно разпределение/преразпределение на задълженията и отговорностите между отделните длъжности за изпълнение на целите на структурното звено и администрацията като цяло. При разработване на длъжностната характеристика се отчита нивото на всяка длъжност като изисквания, сложност на изпълняваните функции и отговорности. Информация за анализа на длъжностите може да се събере от изпълнителите на съответните длъжности, звената по управление на човешките ресурси, съществуващи или нови стандарти за изпълнение на съответните функции и задачи на звеното, отчетни документи и др.

* Нормативна регламентация за общите, минималните и специфичните изисквания за заемане на съответната длъжност

* Консултации със звеното по човешки ресурси

При разработване и изменение на длъжностните характеристики ръководителите могат да наберат информация, както и да проведат интервю със служителите, заемащи съответните или сходни длъжности, съгласно примерен образец - приложение № 3 и приложение № 4.

* Интервю със служители, заемащи сходни длъжности в администрацията (за новосъздадени и незаети длъжности)

Прилага се като допълнителен метод с цел изясняване конкретните задължения, изисквания и отговорности за новосъздадените длъжности. Провежда се съгласно приложение № 4.

* Въпросник и интервю със служители, заемащи съответните длъжности (при изменение на длъжностната характеристика)

Използва се за набиране на допълнителна информация, свързана с изменения във функциите на звеното, преразпределение на задълженията между служителите, при въвеждане на нови стандарти, модели и/или технологии за осъществяване на определени административни дейности или работни процеси, промяна в характера и организацията на работа. За целта всеки служител, заемащ вече съответната длъжност, чиито функции се изменят, може да попълни въпросник съгласно приложение № 3. Интервюто се провежда от прекия ръководител въз основа на данните по попълнения въпросник за разработване на длъжностни характеристики, като се използва приложение № 4.

II. Съдържание на длъжностната характеристика

1. Обща информация - посочват се наименованието на администрацията, дирекцията, отдела, сектора, в който се намира съответната длъжност; длъжностното ниво съгласно Единния класификатор на длъжностите в администрацията; минималният ранг за заемане на съответната длъжност и точното й наименование.

2. Място на длъжността в структурата на организацията - схемата трябва да включва:

- наименование на длъжността;

- пряк (оценяващ) ръководител;

- контролиращ ръководител;

- други длъжности, подчинени на същия ръководител;

- други длъжности, подчинени на съответната длъжност (ако има такива).

Схемата трябва да съдържа връзки, отразяващи йерархическата подчиненост между тези служители.

3. Цел на длъжността - за формулировката на целта се вземат предвид:

- целите на администрацията като цяло;

- до каква степен целите на администрацията се постигат чрез тази длъжност;

- характерни особености на длъжността, които я отличават от другите длъжности.

4. Области на дейност - групират се описаните преки задължения и се формулират няколко основни области на дейност. За част от длъжностите, особено тези, които нямат ръководни функции, преките задължения не се групират в основни области на дейност.

5. Основни задължения - представят се задълженията, които се изпълняват в рамките на длъжността, като се започва с тези, които са с по-висока степен на значимост.

6. Възлагане, планиране и отчитане на работата - представя се информация за субектите, които възлагат задачи на изпълнителя на тази длъжност и пред които той се отчита, като се посочат техните длъжности и съответни структурни звена. Представя се информация за конкретното участие на изпълнителя в процеса на планиране на собствената дейност.

В зависимост от възможностите за самостоятелно планиране на извършваните дейности длъжностите в администрацията могат да се разположат между два основни полюса. На единия полюс са длъжностите, при които изпълнителят има ограничени възможности за самостоятелно планиране на извършваните дейности и основно изпълнява разработени от други планове, програми, правила, инструкции. На другия полюс са длъжностите, при които изпълнителят планира самостоятелно преобладаващата част от извършваната дейност в рамките на деня, седмицата, месеца, годината.

7. Отговорности, свързани с организацията на работата, управление на персонала и ресурсите - за ръководните длъжности се посочва броят на служителите, за които заемащият длъжността отговаря пряко или непряко. За експертните длъжности се посочва необходимото изискване и степен за даване на съвети и подкрепа на други служители. В отговорностите, свързани с финансови ресурси, се посочва степента, в която заемащият е отговорен при изготвяне, разпределение и отчитане на бюджета в звеното. Отчита се и отговорността, свързана с управление и стопанисване на дълготрайни материални активи (сгради и оборудване).

8. Взимане на решения - посочват се степента и самостоятелността, в която се взимат решения на съответната длъжност, на базата на тясно дефинирани задачи или в съответствие със съществуващи инструкции, но при известна свобода на личната преценка при осъществяването им. Описва се възможността за лична преценка, свързана с даването на окончателни препоръки за решения или независими действия по важни въпроси от организацията и дейността на администрацията.

9. Контакти - посочват се контактите с други звена на администрацията, контактите извън администрацията и контактите с граждани, както и нивото, целта и честотата на най-важните контакти.

10. Изисквания за заемане на длъжността - информацията се представя отделно по отношение на изискванията за образователна степен, за професионална област, за минимално изискуем професионален опит, допълнително необходима езикова и компютърна квалификация и други такива.

11. Умения и компетентности - максимално точно се описват уменията, способностите, поведенченските характеристики и качествата, необходими за ефективно изпълнение на длъжността. Спецификацията на уменията и компетентностите е конкретна и обвързана с работата на съответната длъжност и на звеното.

Приложение № 2 към чл. 3

Приложение № 3 към чл. 6, ал. 2

Въпросник

(Попълва се от изпълнителя на съответната длъжност)

Този въпросник събира необходимата информация при изменение на длъжностната характеристика, произтичащо от изменения във функциите на звеното, установени с устройствения правилник, въвеждане на нови стандарти, модели и/или технологии за осъществяване на определени административни дейности или работни процеси, промяна в характера и организацията на работа.

Използват се всички източници на информация, които могат да дадат най-ясна представа за длъжността и измененията в задълженията, отговорностите и изискванията за заемането й.

1. Обща информация

Администрация

Дирекция

Отдел

Сектор

Длъжностно ниво

Минимален ранг за заемане на длъжността

Длъжност

2. Място на длъжността в структурата на организацията (подчиненост)

Отбелязва се длъжностното наименование на прекия ръководител. Чрез схема се представя йерархическото място на съответната длъжност в организационната структура на звеното (точно на коя/кои длъжности е подчинена длъжността). Схемата трябва да включва длъжността на прекия и на контролиращия ръководител, както и длъжностите, пряко подчинени на съответната длъжност (ако има такива).

3. Цел на длъжността

Описва се основната цел на длъжността, като се посочва нейният принос за реализиране на общите цели и задачи на администрацията.

4. Области на дейност

Задълженията се групират в отделни области на дейност, като се приема, че това не се отнася за някои длъжности, които нямат ръководни функции, като се избягват общи формулировки.

5. Основни задължения

Описват се основните преки задължения, вкл. вижданията за новите/изменените функции и задачи и се посочват с каква честота се извършват.

Посочват се онези задължения, които се извършват най-често (ежедневно), след това регулярно, но по-рядко извършваните (ежеседмично, ежемесечно, на тримесечие или ежегодно), а накрая - инцидентните и нередовните. Посочват се кои задължения се смятат за най-важни, като се определят целите и начинът на тяхното осъществяване. Отчитат се новите/променените задължения, произтичащи от промените във функциите на звеното, в което се намира съответната длъжност.

6. Възлагане, планиране и отчитане на работата

Посочва се кой освен прекия ръководител възлага задачи, както и до каква степен заемащият съответната длъжност участва в планирането на собствената си работа, по какъв начин се извършва отчитането на изпълнените задачи и пред кого.

7. Отговорности, свързани с организация на работата, управление на персонала и ресурси

В случай че съответната длъжност има отговорности, свързани с персонала, се посочва броят на служителите, за които заемащият отговаря пряко или непряко. Посочват се и ръководните функции на длъжността.

7.1. Персонал

За ръководни длъжности

Посочват се начинът и степента на участие в следните функции:

За експертните длъжности

Посочва се до каква степен от съответната длъжност се изисква да се дават съвети и подкрепа на други служители.

7.2. Финансови ресурси (размер и вид отговорност)

В случай че съответната длъжност има финансови отговорности, се посочват степента, в която заемащият я е отговорен при изготвяне на бюджета в звеното, при разпределянето и отчитането на изпълнението му, както и мерките, които могат да се предприемат за налагане на бюджетна дисциплина.

7.3. Оборудване и други ресурси - сгради, компютри, телефони, копирни машини и т.н.

8. Взимане на решения

Посочват се решенията, които се взимат при изпълнение на задълженията на съответната длъжност. Посочва се степента на тяхната самостоятелност - напълно самостоятелно, след одобрение от по-висш служител, в рамките на общи правила или в рамките на конкретни правила.

При подпомагане вземането на решения на по-високите нива се посочва естеството на това подпомагане (анализи, мнения, препоръки и т.н.).

9. Контакти

Дават се примери за видовете контакти в рамките на или извън звеното и администрацията (вкл. с граждани). Посочва се честотата на тези контакти.

10. Изисквания за заемане на длъжността

Посочват се минималното образование, професионална квалификация и/или специализирано обучение (напр. информационни технологии, чужди езици), както и минималният професионален опит, който е необходим на служителя за ефективното изпълнение на служебните му задължения.

Образователна степен

Професионална област (напр. икономика, право, др.)

Професионален опит (продължителност и вид)

Допълнителна квалификация/обучение (чужди езици, IT и др.)

11. Умения и компетентности

Изброяват се и допълнителните умения и компетенции, които се считат за необходими извън пряко свързаните с професионалното обучение (определени управленски, организационни, ръководни или социални умения).

Следва примерен списък. Включват се и други умения/компетенции, които се смятат за важни. Подбират се внимателно тези, които са важни за длъжността:

- способност да планира, организира и контролира собствената си работа;

- способност да планира, организира и контролира работата на другите с цел постигане на поставените цели;

- способност да работи ефективно с колегите си;

- способност да работи конструктивно като формален член на екип;

- способност да привлича помощ и да предизвиква уважение в ролята си на лидер;

- способност да представя и разпространява идеи (устно и писмено);

- способност да анализира информация, да я синтезира и да представя резултатите;

- способност да прилага идеите на практика;

- обективност на преценката;

- способност да предлага иновационни решения на проблемите в рамките на съществуващите указания и процедури;

- убедителност при водене на дискусии;

- отдаденост на работата си и способност да работи под напрежение;

- стремеж към успех и желание да развива собствения си потенциал.

12. Допълнителна информация

Дава се допълнителна информация или коментар, които биха спомогнали за създаването на цялостна представа за съответната длъжност.

Приложение № 4 към чл. 6, ал. 2

Интервю

Интервю/разговор се провежда със служителя, който изпълнява тази длъжност в момента и чиято длъжностна характеристика предстои да бъде изменена. Интервюто се използва и в случаите при разработване на длъжностна характеристика за новосъздадени или незаети длъжности за набиране на информация от служители със сходни функции. Провежда се от прекия ръководител, както въз основа на анализ на длъжностите в звеното, така и на данните по попълнения въпросник.

Дата на интервюто:

Име на интервюирания:

Длъжност:

Звено:

Длъжност и име на прекия ръководител:

Примерни въпроси, които се изясняват по време на интервюто, във връзка с попълването на въпросника

1. Обща информация

Проверява се дали интервюираният служител е изяснил всички необходими подробности.

2. Място на длъжността в структурата на организацията

Изяснява се дали мястото на длъжността е ясно по отношение на всички други длъжности, на които тя се подчинява, както и на тези, които са й подчинени.

3. Цел на длъжността

Обсъжда се как е представена - проверява се дали целта е изразена пълно и кратко.

4. Области на дейност

Може да не се попълва (за много от длъжностите, които нямат ръководни функции). Въпреки това в рамките на повечето ръководни длъжности, както и при тези, които нямат ръководни функции, има редица ключови области на "отговорност". Проверяват се дали основните задължения и областите на дейност си съответстват логически, както и определените области на дейност съответстват ли на различните функционални аспекти на работата.

5. Основни задължения

Обсъжда се даденият отговор. Проверява се информацията по отношение на степен на значимост, периодичност (ежедневни/ежеседмични/ежемесечни), необходимото време за изпълнението на отделните задължения. Отбелязват се и се съгласуват необходимите промени в първоначално написаното, ако има такива, както и убедеността на служителя, че изброените задължения са достатъчни за постигането на основната цел на работата. Отбелязват се вариации в натоварването (сезонни вариации).

6. Възлагане, планиране и отчитане на работата

Прави се проверка за коректността на попълнената информация. Изясняват се евентуални неясноти между служителя и прекия ръководител.

7. Отговорности, свързани с организацията на работа, управлението на персонала и ресурсите

Проверява се информацията за пряко или непряко управляван персонал по брой и длъжности. Изяснява се какви други отговорности има служителят по отношение на други служители, които може да не са пряко ръководени от него, например да съветва и подкрепя колеги на по-ниска длъжност.

Проверява се степента на ангажираност с ръководни функции и се установява и записва ясна картина на ръководната роля на служителя.

Когато длъжността включва управление на финансови ресурси, се изяснява тяхната цел, както и контролът, упражняван от интервюирания служител.

Уточнява се наличието на други важни управлявани ресурси.

8. Взимане на решения

Уточняват се яснотата на примерите за типа решения, които служителят взима, както и приносът му при взимането на решения на по-високи нива. Изяснява се точността на попълнената информация.

9. Контакти

Обсъждат се видът на контактите, тяхната цел и честота и се изясняват аспектите, които са най-важни за съответната длъжност.

Проверяват се изискванията за комуникации, които трябва да бъдат показани като преки задължения за длъжността, или комуникациите представляват сами по себе си отделна област на дейност.

10. Изисквания за заемане на длъжността

Проверява се дали служителят е дал реалистична информация за:

- изискванията за минимална образователна степен, включително конкретна професионална област;

- минималната продължителност и вид на професионалния опит;

- допълнителни изисквания по отношение на допълнителна квалификация и обучение.

11. Умения и компетентности

Проверяват се типовете компетентност, които служителят е изброил като важни, като се обсъждат заедно с други допълнителни предложения, които възникнат.

12. Допълнителна информация

Прекият ръководител използва възможността да обобщи разбирането, което вече е постигнато в рамките на предните раздели.