Държавен вестник, брой 40 от 18.V

Чл. 1. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) (Доп. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) С тази инструкция се уреждат редът и условията за предаването, приемането, изземването, обработването, съхраняването и използването на ведомости за заплати и трудовоправни документи, съставени и/или издадени от осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документи, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи.

(2) (Доп. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Когато възнагражденията са изплащани по банков път към подлежащите на предаване ведомости за заплати, се прилагат и следните документи:

1. платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от лицето, представляващо осигурителя;

2. фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.

Чл. 2. (1) (Изм. - ДВ, бр. 109 от 2008 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) Не се приемат и изземват документи, чийто срок на съхранение, установен в закон, е изтекъл.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) След изтичане на сроковете за съхранение документите се унищожават по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд.

(3) (Новa - ДВ, бр. 12 от 2011 г.,изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) Не се приемат и съхраняват документи по чл. 1 на осигурители, които имат правоприемник. В случай на спор между няколко осигурители относно правоприемството контролните органи на НОИ издават задължителни предписания за съхранение на документите по чл. 1 на тази страна по спора, която е правоприемник на прекратения осигурител.

(4) (Нова - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Не се приемат и изземват документи по чл. 1:

1. които не са оформени и/или подписани съгласно действащия към датата на съставянето им ред;

2. чието физическо състояние не позволява да бъдат използвани за установяване на факти с правно значение при преценката на осигурителни права;

3. които са съставени и съхранявани като електронни документи:

а) ведомости за заплати - преди 1 януари 2002 г.;

б) трудовоправни документи - преди 1 януари 2017 г.

Чл. 3. (Изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документи по чл. 1, съставени и/или издадени от прекратени осигурители, които нямат правоприемник, не могат да се унищожават. Лицата, които държат или знаят местонахождението на такива документи, уведомяват съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ) за тях.

Чл. 4. (1) (Изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*), изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Осигурителите и лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. от Кодекса за социално осигуряване (КСО) отговарят за цялостната дейност по опазването, обработването и предаването на документите по чл. 1 в ТП на НОИ.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 109 от 2008 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*)) За архивирането на останалата документация лицата по ал. 1 търсят съдействието на органите за управление на Националния архивен фонд.

Чл. 5. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) (Изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*)) Предаване на документите по чл. 1 в ТП на НОИ се извършва при прекратяване дейността на осигурителя. Прекратяване на дейността съгласно чл. 5, ал. 10 КСО е налице в следните случаи:

1. (изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*)) за физическите лица - осигурители, които упражняват дейност въз основа на предварителна регистрация, определена с нормативен акт (адвокати, нотариуси, експерт-счетоводители, регистрирани земеделски стопани и тютюнопроизводители и др.), за дата на прекратяване на дейността се счита датата на прекратяване на регистрацията;

2. за физическите лица - осигурители, извън тези по т. 1, които са регистрирани с ЕИК по регистър БУЛСТАТ, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на заличаване от регистъра;

3. (изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) за еднолични търговци за дата на прекратяване на дейността се счита датата, която е посочена в заявлението, а за неперсонифицираните дружества - датата, на която органът за управление е приел решение за прекратяване на дейността;

4. (изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) за търговските дружества и кооперациите за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която е вписан ликвидатор в търговския регистър, за юридическите лица с нестопанска цел - датата, на която е вписан ликвидатор в регистъра на юридическите лица с нестопанска цел към окръжния съд по седалище и адрес на управление на юридическото лице с нестопанска цел, а за банките и застрахователите - датата на решението за определяне на ликвидатор от органа по Закона за кредитните институции или Кодекса за застраховане;

5. за юридическите лица, извън тези по т. 4, за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която компетентният орган по закон или по учредителен акт е приел решение за прекратяване на дейността;

6. за едноличните търговци, търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, обявени в несъстоятелност, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на влизане в сила на съдебното решение за обявяване в несъстоятелност.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 107 от 2013 г.) Документите по чл. 1 не се приемат, ако не са прекратени трудовите договори на работниците и служителите, освен в случаите, когато осигурителят има наети лица по трудов договор, ангажирани с дейността по обработка на документацията, която подлежи на предаване в ТП на НОИ.

(3) Документите по чл. 1 не подлежат на предаване, ако са прекратени клонове или поделения на осигурителя или е извършена частична ликвидация на дейността му.

(4) (Нова - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Документите по чл. 1 подлежат на предаване, без да е извършена ликвидация в случай на прекратяване на регистрацията на клонове или поделения на чуждестранни осигурители със седалище и адрес на управление в чужбина.

(5) (Изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., предишна ал. 4 - ДВ, бр. 34 от 2012 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*), изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г., изм. - ДВ, бр. 36 от 2024 г., в сила от 31.03.2024 г.) За предаване на документите в ТП на НОИ се подава писмено заявление по образец, утвърден от управителя на Националния осигурителен институт.

(6) (Предишна ал. 5 - ДВ, бр. 34 от 2012 г., доп. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*), изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Заявлението се подава в 30-дневен срок от датата на прекратяване на дейността съгласно ал. 1, а в случаите по чл. 5, ал. 10, изр. посл. КСО - в тримесечен срок от датата на служебно заличаване на клона на чуждестранния търговец.

(7) (Нова - ДВ, бр. 34 от 2012 г., изм. - ДВ, бр. 6 от 2015 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*), изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Заявлението се подава от:

1. лицето, представляващо осигурителя - лично или чрез упълномощено от него лице съгласно чл. 18 от Административно-процесуалния кодекс (АПК);

2. лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. КСО;

3. наследниците на починалия едноличен търговец, едноличен собственик на търговско дружество или физическо лице - осигурител.

(8) (Нова - ДВ, бр. 34 от 2012 г., изм. - ДВ, бр. 6 от 2015 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*), изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г., изм. - ДВ, бр. 36 от 2024 г., в сила от 31.03.2024 г.) Когато заявлението се подава от пълномощник, копие от пълномощното се прилага към него и се съхранява в ТП на НОИ. Когато заявлението се подава от лице по ал. 7, т. 3, удостоверението за наследници се изисква служебно от съответната община (кметство). Общината (кметството) изпраща удостоверението в 14-дневен срок от получаване на искането. В тези случаи заявлението може да бъде подадено само от един от наследниците, ако е упълномощен с нотариално заверено пълномощно за това от останалите наследници.

(9) (Нова - ДВ, бр. 107 от 2013 г., изм. - ДВ, бр. 6 от 2015 г., доп. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*), изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Заявлението се подава по един от следните начини:

1. на място в съответното ТП на НОИ или в съответния регионален архивен център;

2. чрез лицензиран пощенски оператор;

3. по електронен път по реда на Закона за електронното управление (ЗЕУ).

(10) (Нова - ДВ, бр. 6 от 2015 г., отм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г. (*))

Чл. 6. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) (1) (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документите по чл. 1 на хартиен носител могат да бъдат иззети по нареждане на ръководителя на ТП на НОИ въз основа на мотивирано предложение на длъжностното лице, на което е възложено ръководството на осигурителния архив в ТП на НОИ, когато:

1. (изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) не е подадено заявление в срока по чл. 5, ал. 6;

2. (изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) след подаване на заявление по чл. 5, ал. 5 задълженото лице не се е явило в срока, определен за предаване на документите;

3. (изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) е постъпило уведомление от лице, което държи или знае местонахождението на ведомости за заплати на прекратен осигурител, който няма правоприемник, или на осигурител по т. 4;

4. (доп. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) осигурителят не е прекратил дейност съгласно чл. 5, ал. 1, но не е извършвал дейност през повече от една календарна година и има риск осигурените лица да не могат да удостоверят осигурителните си права, поради неправилно съхранение на документите по чл. 1 или поради обстоятелството, че не им се издават документи за осигурителен стаж и осигурителен доход.

(2) (Доп. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Не се пристъпва към изземване, когато са налице условията по чл. 2, ал. 4, т. 1 и 2.

(3) (Отм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.)

Чл. 7. (1) (Предишен текст на чл. 7 - ДВ, бр. 40 о т 2007 г., изм. и доп. - ДВ, бр. 6 от 2015 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документите по чл. 1 на хартиен носител се обработват от лицата по чл. 4, ал. 1 за тяхна сметка съобразно изискванията на чл. 8 - 13.

(2) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 107 от 2013 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Иззетите по реда на чл. 6 документи, които не са обработени, се обработват съобразно изискванията на чл. 8 - 13 за сметка на НОИ от определени от ръководителя на ТП на НОИ служители или от избран по реда на Закона за обществените поръчки изпълнител.

(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 107 от 2013 г., отм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.)

Чл. 8. (1) Документите по чл. 1 се систематизират в дела, оформени в отделни папки.

(2) Формирането (обособяването) на делата се извършва чрез групиране на документите по видове.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Делото следва да съдържа само един вид документи и да не надвишава 250 листове.

Чл. 9. (1) Обработването на делата за съхраняване се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис и почистване от метални крепители.

(2) Делата се номерират в горния десен ъгъл на листа така, че да не се засяга текстът. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или на обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на делата.

(3) Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата, листове се номерират като два листа.

(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 107 от 2013 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) В делата, съдържащи трудовоправни документи, документите се подреждат за всяко лице в хронологичен ред.

(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Когато при номерацията са пропуснати страници, не се извършва нова номерация, а пропуснатите страници се номерират с цифри и букви.

Чл. 10. (1) При оформяне на заглавната страница на делото се посочват:

1. пълното наименование на осигурителя, а в скоби - съкратеното, ако има такова, и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);

2. наименованието на поделението и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);

3. заглавието на делото според вида на документите в него;

4. началните и крайните дати на документите в делото.

(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва наименованието, което е имал към момента на съставяне на документите. В хронологичен ред се изброяват промените в наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.

(3) Ако делото е формирано от един осигурител, а е приключено от друг, на заглавната страница се добавя наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) на осигурителя-правоприемник.

Чл. 11. (1) В края на всяко дело се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи), отбелязват се характерните особености на документите и настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото и т.н.).

(2) Заверителният надпис на книговезки подвързаните документи се прави на вътрешната страна на корицата.

(3) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.

Чл. 12. (1) След оформянето на делата се съставят описи, които се състоят от:

1. заглавен лист;

2. данни за делата (описание на документите в делата);

3. рекапитулация.

(2) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) В заглавния лист на описа се вписват пълното, а в скоби съкратеното наименование на осигурителя, БУЛСТАТ (ЕКПОУ), поредният номер на описа, началната и крайната дата на включените в описа дела и броят на листовете на описа. Ако липсват документи, се вписва периодът, за който се отнасят.

(3) При промени в наименованието на осигурителя в заглавния лист първо се вписва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.

(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Когато осигурителят е имал поделения, които самостоятелно са водили ведомости за заплати, за всяко от тях се съставят отделни описи на делата.

(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) Описите се подписват и подпечатват от лицата, представляващи осигурителите или от упълномощени от тях длъжностни лица или от лицата по чл. 5, ал. 7, т. 2 и 3, като се изготвят в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и осигурителя.

Чл. 13. (1) В описа се включват следните данни за делата:

1. пореден номер на делото;

2. заглавие на делото;

3. начална и крайна дата на документите в делото;

4. брой на листовете, включени в делото;

5. забележка относно особеностите и физическото състояние на делото, липсващи документи и периодът, за който се отнасят.

(2) В края на всеки опис се прави рекапитулация с цифри и думи за броя на описаните дела.

Чл. 14. (Отм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.)

Чл. 14а. (Нов - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) (1) Документите по чл. 1, създадени и съхранявани само като електронни документи, се предават в НОИ само в електронен вид.

(2) Документите се подготвят за предаване от лицата по чл. 4, ал. 1 за тяхна сметка съгласно изискванията на приложение № 1, като задължително се подписват с квалифициран електронен подпис от лице, представляващо осигурителя.

(3) Към електронните документи, които предава в ТП на НОИ, осигурителят следва да представи декларация, в която са описани всички електронни подписи, с които са подписани документите, с упоменатите в т. 4, буква "б" от приложение № 1 реквизити.

(4) Документите по ал. 1 се систематизират в електронни дела, оформени в отделни папки (директории).

(5) Формирането на електронните дела се извършва чрез групиране на документите по видове.

Чл. 15. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документите по чл. 1 се предават от лицата по чл. 4, ал. 1 в ТП на НОИ, на територията на което са седалищата им. Физическите лица - осигурители, предават документите в ТП на НОИ по постоянен адрес, а едноличните търговци - по постоянния си адрес или по седалището им.

(2) (Нова - ДВ, бр. 109 от 2008 г., изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г., изм. - ДВ, бр. 107 от 2013 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) По искане на осигурител - юридическо лице или едноличен търговец, който през продължителни периоди от време е осъществявал дейност на територията на ТП на НОИ, различно от ТП на НОИ по седалището му, документите по чл. 1 могат да бъдат предадени в ТП на НОИ, на чиято територия е осъществявана дейността, след мотивирано предложение на длъжностното лице, на което е възложено ръководството на дейността на осигурителния архив в НОИ, и заповед на управителя на НОИ.

(3) (Предишна ал. 2, доп. - ДВ, бр. 109 от 2008 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документите по чл. 1 могат да се предават и в съответния регионален архивен център.

(4) (Предишна ал. 3 - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) Превозването на документите до мястото на предаването им е за сметка на лицата по ал. 1.

Чл. 16. (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Когато документите по чл. 1 са предадени в ТП на НОИ, разходите за превозването им до определения регионален архивен център са за сметка на ТП на НОИ, което ги е приело.

Чл. 17. (1) (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г., изм. - ДВ, бр. 1 от 2023 г.) В ТП на НОИ и в регионалните архивни центрове се приемат само хартиени документи, които са обработени съобразно посочените в раздел II изисквания, както и електронни документи, които са подготвени съгласно чл. 14а.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) Неправилно обработените документи се връщат на лицата по чл. 4, ал. 1 с указания за дообработване, като превозването им е за тяхна сметка.

(3) (Нова - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Приетите електронни документи се съхраняват в оригиналния си вид и формат по начин, осигуряващ оперативна достъпност за използване. След съхраняването им техническите носители, на които приетите в НОИ електронни документи са били записани, се връщат на лицата по чл. 4, ал. 1.

Чл. 18. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документите по чл. 1 се приемат от назначена със заповед на директора на ТП на НОИ комисия в състав от председател и двама членове. При постъпило заявление за предаване на документи по чл. 14а в състава на комисията задължително се включва и допълнителен член - служител с компетентност в областта на информационните системи и/или комуникации.

Чл. 19. (1) (Предишен текст на чл. 19 - ДВ, бр. 6 от 2015 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) Приемателната комисия:

1. (доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) проучва правилната обработка на делата и съставените описи, преглежда документите и взема решение за приемането или връщането им за дообработване, като дава и съответните указания;

2. предоставя съставените описи на делата за одобрение от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице;

3. съставя приемателно-предавателните протоколи.

(2) (Нова - ДВ, бр. 6 от 2015 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) Приемателната комисия може да откаже приемането на документацията по чл. 1, когато:

1. няма доказателства за прекратяване на дейността на осигурителя без правоприемник;

2. са включени документи на осигурители (работодатели), за които няма доказателства, че правоприемник е осигурителят, за който се предават документите;

3. са налице условията по чл. 2, ал. 4;

4. (нова - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) установи, че електронният носител е повреден, нечетим или е с вируси;

5. (нова - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) електронните документи не са подписани с квалифициран електронен подпис или не отговарят на изискванията в приложение № 1;

6. (нова - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) се установи, че документите не са първоначално създадени и съхранени като електронни документи.

(3) (Нова - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.) Комисията може да изисква документи и пояснения от осигурителя или неговия представител, ако това е необходимо за изясняване на случая.

Чл. 20. (1) (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) За приемането на документите се съставя приемателно-предавателен протокол в два екземпляра - един за ТП на НОИ и един за осигурителя.

(2) Описите на делата се одобряват от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице и представляват неразделна част от приемателно-предавателния протокол.

Чл. 21. (Изм. и доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., доп. - ДВ, бр. 6 от 2015 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., отм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.)

Чл. 22. (1) (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Въз основа на двустранно подписания приемателно-предавателен протокол ръководителят на съответното ТП на НОИ или упълномощено от него длъжностно лице издава удостоверение по чл. 5, ал. 10 КСО за предаване на ведомостите за заплати.

(2) (Доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Когато осигурителят е регистриран след 1 януари 2000 г. и не е имал наети лица, се издава удостоверение, в което след проверка в информационната система на НОИ се вписват посочените обстоятелства.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Когато липсват ведомости за заплати изцяло или за определен период от време, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства.

(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) След подаване на заявлението по чл. 5, ал. 5 се извършва проверка от контролните органи на ТП на НОИ за задължения на осигурителите, освен в случаите по ал. 2. Удостоверенията по ал. 1 - 3 се издават след приключване на проверката.

(5) (Нова - ДВ, бр. 107 от 2013 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Удостоверението се връчва лично срещу подпис, чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка на посочен адрес или на съответния адрес по чл. 18а, ал. 8 от АПК или по електронен път по реда на ЗЕУ.

(6) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. и доп. - ДВ, бр. 34 от 2012 г., предишна ал. 5 - ДВ, бр. 107 от 2013 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Срокът за валидност на удостоверенията е дванадесет месеца считано от датата на издаването. В случаите, когато не е приключена процедурата по заличаване на осигурителя и издаденото удостоверение е с изтекъл срок, се издава ново удостоверение, чийто срок на валидност е дванадесет месеца, считано от датата на издаването.

Чл. 23. (Изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Приемо-предавателните протоколи се систематизират, като за целта се оформя досие на осигурителя според утвърдената номенклатура на делата в ТП на НОИ.

Чл. 24. (1) (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Предадената документация се завежда в регистър на постъпленията по реда на нейното постъпване. Регистърът съдържа следните данни:

1. пореден номер на постъплението;

2. дата на постъпването;

3. наименование и адрес на осигурителите и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);

4. вид на предадените документи и периодите, за които се отнасят.

(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.

(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., отм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.)

Чл. 25. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 26. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 27. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 28. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 29. (Нов - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) (Доп. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документите по чл. 1 обособяват самостоятелен документален масив и се съхраняват в срока по чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) За организиране, съхранение и използване на документалния масив в ТП на НОИ и в регионалните архивни центрове се създават архивохранилища.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Приетата по реда на раздел III документация се завежда в единен регистър и документите се подреждат в архивохранилището по предварително изготвена схема.

(4) (Нова - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Стелажите и клетките на стелажите се номерират.

(5) (Нова - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) На всеки стелаж се поставя указател, който съдържа следните данни:

1. брой клетки на стелажа;

2. наименование на осигурителите и номера на клетките, в които са разположени съответните документи;

3. вид на документите;

4. периодите, за които се отнасят.

(6) (Предишна ал. 4, изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Методическа помощ и контрол по състоянието, съхраняването и използването на документите в архивохранилищата се осъществяват от дирекция "Осигурителен архив" в Централното управление на НОИ.

Чл. 29а. (Предишен чл. 29, изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) (Изм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г., изм. - ДВ, бр. 1 от 2023 г.) Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за съдържанието на документите по чл. 1. Данните от информационната система се използват за изчисляване и отпускане на пенсии и парични обезщетения.

(2) (Отм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.)

(3) (Отм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.)

(4) (Отм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.)

Чл. 30. (Изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г., изм. - ДВ, бр. 1 от 2023 г.) Въз основа на приетите по реда на раздел III документи по чл. 1 се издават следните документи:

1. удостоверение по образец, утвърден от управителя на НОИ:

а) за осигурителен стаж;

б) за осигурителен доход;

в) за трудов стаж;

г) по чл. 5, ал. 2 от Закона за установяване на трудов и осигурителен стаж по съдебен ред;

2. служебна бележка по чл. 45, ал. 1 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица.

Чл. 31. (Отм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.)

Чл. 32. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. и доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., доп. - ДВ, бр. 107 от 2013 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г., изм. - ДВ, бр. 1 от 2023 г.) За издаване на документ по чл. 30 заинтересованите лица подават писмено заявление по образец, утвърден от управителя на НОИ. В заявлението се посочват: трите имена, ЕГН/ЛН/ЛНЧ/СлН, адресът, наименованието на осигурителя, при когото е работило лицето, заеманата длъжност, периодът на работа, видът на искания документ и периодът, за който се отнася документът. При промени в наименованието на осигурителя в заявлението се посочва наименованието, което осигурителят е имал по време на полагане на стажа. По възможност лицето посочва предишни и следващи наименования на осигурителя, както и адреса му.

(2) (Доп. - ДВ, бр. 107 от 2013 г., отм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.)

(3) (Нова - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Заявлението се подава:

1. на място в съответното ТП на НОИ или регионален архивен център;

2. чрез лицензиран пощенски оператор;

3. по електронен път по реда на ЗЕУ.

(4) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., предишна ал. 3 - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) При необходимост от лицето се изисква попълване на декларация за идентичност на имената и/или представяне на документ от службата по гражданско състояние към общината.

(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., предишна ал. 4, изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Заявлението по ал. 1 може да се подава и от упълномощено лице съгласно чл. 18 от АПК. В този случай към заявлението се прилага и копие от пълномощното.

(6) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., предишна ал. 5, изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г., изм. - ДВ, бр. 36 от 2024 г., в сила от 31.03.2024 г.) Когато заявлението по ал. 1 се подава от наследник, удостоверението за наследници се изисква служебно от съответната община (кметство).

(7) (Нова - ДВ, бр. 109 от 2008 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., предишна ал. 6, изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документи по чл. 30, ал. 1, т. 1 и 2 се издават и по искане на длъжностните лица по чл. 40, ал. 3, чл. 54ж, ал. 1 и чл. 98, ал. 1 КСО в ТП на НОИ, като в искането се посочват всички данни по ал. 1 и 2. Екземпляр от издадения по този ред документ се изпраща на лицето.

Чл. 33. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 34. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 49 от 2009 г.) Документите по чл. 30 се издават безплатно в срок до 30 дни.

(2) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., изм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.) Документите по чл. 30 се връчват лично срещу подпис, чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка на посочен точен адрес или по електронен път по реда на ЗЕУ.

(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Дубликати на издадени документи се издават срещу заплащане съгласно Тарифа за цените и начините за ценообразуване за изготвяне на специализирани продукти и услуги на НОИ.

Чл. 35. (Изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г., отм. - ДВ, бр. 110 от 2020 г.)

Чл. 36. Ръководителят на ТП на НОИ със заповед определя лицата, които могат да издават документи за осигурителен стаж и доход.

Чл. 37. (Отм. - ДВ, бр. 52 от 2016 г., в сила от 08.07.2016 г.)