Държавен вестник, брой 45 от 15.VI

Чл. 1. Тази наредба урежда дейността на организациите и техните технически архиви по класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използуването на научно-техническите документи.

Чл. 2. Наредбата се прилага във всички организации, създаващи или използуващи в дейността си научно-технически документи.

Чл. 3. Научно-технически документи са тези, в които се отразяват процесът и резултатите на научните изследвания, техническите разработки, както и направленията и методите на усвояването им в производството.

Чл. 4. Основен източник за попълване на държавния архивен фонд на Народна република България с научно-технически документи са организациите за изследвания и технологии (по смисъла на чл. 13, ал. 1 от Наредбата за изследователската и технологичната дейност - ДВ, бр. 17 от 1987 г.), висшите учебни заведения, творческите съюзи и др., наричани по-нататък за краткост "организации".

Чл. 5. Органите за управление на държавния архивен фонд съгласно чл. 7 от Закона за държавния архивен фонд упражняват контрол върху класифицирането, състоянието и съхраняването на научно-техническите документи в организациите и върху дейността на техническите архиви на организациите.

Чл. 6. Класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използуването на научно-техническите документи в организациите се извършват на основание следните нормативни и други материали и методически указания:

1. Закона за държавния архивен фонд (обн., ДВ, бр. 54 от 1974 г.; изм., бр. 35 от 1977 г.);

2. Правилника за прилагане на Закона за държавния архивен фонд (ДВ, бр. 4 от 1975 г.);

3. Наредба № 1 за класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използуването на научно-техническите документи в организациите;

4. Единната номенклатура на делата за общите дейности в учрежденията, организациите и предприятията в страната;

5. методическите указания, разработени и издадени от Главното управление на архивите при МС и органите за управление на държавния архивен фонд, посочени в чл. 5 от Закона за държавния архивен фонд и чл. 6 от правилника за неговото прилагане;

6. българските държавни стандарти от единната система за конструкторска документация, единната система за технологична подготовка на производството, единната система за унифицирана управленска документация;

7. Правилника за стопанската дейност (ДВ, бр. 3 от 1987 г.);

8. Наредбата за взаимоотношенията в инвестиционния процес (ДВ, бр. 18 от 1987 г.).

Чл. 7. Всички оригинали, дубликати и копия на научно-техническите документи, създадени или постъпили в организацията, се съхраняват в техническия архив в сроковете, определени в чл. 81 от тази наредба. След изтичането им се пристъпва към определяне на тяхната ценност съгласно чл. 11, ал. 1 и чл. 12 от Закона за държавния архивен фонд.

Чл. 8. Ръководителят на организацията е отговорен за състоянието, организирането, научно-техническото обработване, експертизата на ценността, отчета, съхраняването и използуването на научно-техническите документи в организацията и в нейния технически архив.

Чл. 9. Документите (в това число и научно-техническите), влизащи в състава на държавния архивен фонд на Народна република България, са държавна собственост съгласно чл. 4 от Закона за държавния архивен фонд. Те не могат да бъдат обект на покупко-продажба и други сделки от организации или частни лица.

Чл. 10. Лица, провинили се в кражба, укриване, увреждане, загубване или незаконно унищожаване на научно-технически документи, включени в състава на държавния архивен фонд, се привличат под административна и наказателна отговорност съгласно чл. 20, 21, 22 и 23 от Закона за държавния архивен фонд и чл. 277 и 278 от Наказателния кодекс.

Чл. 11. Научно-технически документи са:

1. научноизследователски документи;

2. конструкторска документация;

3. технологична документация;

4. проектна документация;

5. нормативна и ръководно-техническа документация;

6. други видове научно-технически документи: хидро-метеорологични, геодезични, картографски, които се съхраняват в специализирани фондове и които не са предмет на тази наредба.

Чл. 12. Документите, отнасящи се за откритията, изобретенията, рационализациите, икономически ефективните предложения, протоколите от научни и технически експертни съвети и др., които са непосредствено свързани с научно-техническите документи, са предмет на тази наредба.

Чл. 13. В зависимост от техниката на създаване научно-техническите документи се подразделят на:

1. ръкописни или печатни - документи, написани на ръка или с помощта на пишещи или печатащи машини;

2. изобразителни (графични) - чертежи, схеми, карти, диаграми, графики и др.;

3. документи на технически носители - перфоленти, магнитни дискове и др.;

4. комплексни - документи, в които се ползуват няколко различни начина на документиране едновременно (ръкописно-печатен, изобразителен и др.).

Чл. 14. (1) В научноизследователските документи се отразяват процесът и резултатите на фундаментални, проучвателни и приложни научноизследователски разработки.

(2) Научноизследователски документи са:

1. отчети за научноизследователски разработки (НИР);

2. заключения, мнения, рецензии и отзиви за НИР;

3. анотации, реферати на НИР;

4. монографии, дисертации, хабилитационни трудове, студии, статии, автореферати и отзивите за тях;

5. отчети и доклади от научни експедиции, конференции, симпозиуми, от командировки в чужбина и страната в научно-техническата област;

6. технико-икономически обосновки, прегледи, доклади и др.;

7. записки, таблици, схеми и други документи от лабораторни и експериментални анализи и изпитвания.

(3) Отчетът за НИР е научно-технически документ, който съдържа данни за изпълнена научноизследователска разработка или етап и резултатите й и съдържа:

1. общите изисквания, структурата и правилата за оформяне на отчетите за фундаментални, проучвателни и приложни научноизследователски разработки, определени в БДС 16332-86;

2. етапите на НИР са определени в действуващите в НРБ номенклатури за етапите и видовете работи при извършване на НИР.

Чл. 15. (1) Конструкторската документация, текстова и графична, поотделно или заедно с други документи отразява цялостната информация за изделието и неговите съставни части. Тя съдържа всички необходими данни за свойствата на изделието (включително и на съставните му части), които осигуряват неговата нормална работа и поддържане в определен експлоатационен период от време.

(2) Основните видове документи в състава на конструкторската документация и комплектността на конструкторската документация се определят в БДС 2.109-80 ЕСКД.

(3) Стадиите на разработване на конструкторската документация се определят в БДС 2.103-77 ЕСКД.

Чл. 16. (1) Технологичната документация, самостоятелно или в съвкупност, отразява технологичния процес за изработване или ремонт на продукцията по всички или по отделни видове работа.

(2) Основните видове документи в състава на технологичната документация и стадиите на разработване са посочени в БДС 3.1102-76 ЕСТД. Комплектността на технологичните документи в зависимост от типа и характера на производството е посочена в БДС 3.1108-75 ЕСТД.

(3) Редът за организацията на научно-техническите разработки в областта на технологичната подготовка на производството е посочен в БДС 14.003-76 ЕСТПП.

(4) Стадиите на разработване на документацията по организацията и усъвършенствуването на технологичната подготовка на производството са посочени в БДС 14.102-76 ЕСТПП.

Чл. 17. (1) Проектна документация по смисъла на Наредбата за взаимоотношенията в инвестиционния процес е документацията, отразяваща инвестиционното проучване и проектирането на обекти по капиталното строителство.

(2) Видовете проектни документи, обхватът и частите на проучвателните и проектните работи се определят в чл. 152 от Правилника за стопанската дейност и в чл. 6, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 25 и 27 от Наредбата за взаимоотношенията в инвестиционния процес.

Чл. 18. Съставът и видовете документация, отнасящи се до откритията, изобретенията, рационализациите и икономически ефективните предложения, са посочени в БДС 6.08.1.00-78 ЕСУУД.

Чл. 19. (1) Нормативна и ръководно-техническа е документацията, установяваща задължителни или препоръчителни изисквания, норми и методи за проектиране, изработване, изпитване, експлоатация и ремонт на изделия, технологични процеси, вещества и материали, обекти по капиталното строителство и други съоръжения.

(2) В състава на нормативно-техническата документация влизат следните документи:

1. стандарти и нормали;

2. правилници;

3. наредби;

4. инструкции;

5. ценници и ценоразписи.

(3) В състава на ръководно-техническата документация влизат следните документи:

1. указания;

2. норми;

3. методики.

(4) Етапите на разработване на нормативната и ръководно-техническата документация се определят в номенклатурите на етапите и видовете работи за ръководство, планиране, организация и отчитане на задачите от плана за наука и технически прогрес, утвърдени от КНТПВО през 1976 г.

Чл. 20. (1) За осигуряване съхраняването, отчитането и използуването на научно-техническите документи в организациите се създават различни структурни звена, бюра, отдели, служби и др., наричани "технически архив на организацията".

(2) Всяка организация, която създава или използува в своята дейност научно-технически документи, е задължена да създаде подходящо звено технически архив с назначени длъжностни лица, работни помещения и архивохранилища за съхраняване и използуване на научно-техническите документи.

(3) Броят на персонала, структурата и организацията на работа в техническия архив се определят в зависимост от обема на документацията, характера на работа и други специфични особености, свързани с научно-техническите документи и с организацията, и в съответствие с изискванията на висшестоящите организации и органите за управление на държавния архивен фонд.

Чл. 21. Всяка организация разработва вътрешна инструкция за работата на техническия архив, която се одобрява от съответния държавен архив.

Чл. 22. Техническият архив на организацията се ръководи от длъжностно лице, пряко подчинено на ръководителя на организацията, което заедно с него носи лична административна и материална отговорност за спазване изискванията по опазването на научно-техническите документи.

Чл. 23. В техническия архив на организацията се съхраняват създадените в структурните подразделения на организацията или постъпили отвън научно-технически документи:

1. подлежащи на дългосрочно и постоянно съхраняване;

2. научно-технически документи с временно оперативно или справочно значение;

3. научно-технически документи на ликвидирани организации, влизащи в системата на дадената организация или нейни предшественици, след вземане съгласието на съответния държавен архив;

4. микрофотокопия и други видове копия на научно-технически документи на организацията, както и копия на такива документи на други организации;

5. справочници, разкриващи състава и съдържанието на научно-техническите документи, в техническия архив на организацията, като описи, инвентарни книги, дневници, каталози, указатели и др.

Чл. 24. Техническият архив на организацията изпълнява функциите:

1. приема, отчита и съхранява оригиналите и копията на научно-техническите документи;

2. проверява комплектността и правилното оформяне на приеманите научно-технически документи;

3. разработва необходимите справочници към научно-техническите документи в организацията;

4. установява реда и организира използуването на научно-техническите документи (вадене на копия на документи за работа на сътрудниците на организацията и на външни организации, даване на справки, изпълнение на нарядите-поръчки, отчет на използуването им и др.), размножава и изпраща научно-техническите документи на заявителите;

5. упражнява контрол върху внасяните изменения в научно-техническите документи;

6. осигурява издирването и изисква възстановяването на липсващите научно-технически документи;

7. организира работата по провеждането на експертизата на научната и практическата ценност на научно-техническите документи, оформянето и описанието на резултатите от експертизата, научно-техническото обработване и предаването на ценните научно-технически документи в държавните архиви;

8. участвува в разработването на методически указания, инструкции и др. по работата с научно-техническите документи;

9. участвува в мероприятия по повишаване на квалификацията по работата с научно-техническите документи;

10. организира микрофилмиране, фотокопиране и реставриране на научно-техническите документи.

Чл. 25. Техническият архив изисква от структурните звена на организацията да предават научно-техническите документи, оформени съгласно изискванията на стандарти, нормали, правила, инструкции и др., като връща за дообработка неправилно оформените документи.

Чл. 26. Техническият архив работи по план, който е част от общия план на организацията, и се отчита пред ръководството на организацията.

Чл. 27. (1) За осигуряване съхраняването на научно-техническите документи в техническия архив на организацията ръководителят й назначава специална комисия за проверка на наличието и състоянието на документите. Такава проверка се извършва:

1. периодично, по установен от ръководството на организацията срок, но не по-рядко от веднъж на 5 г.;

2. при смяна на завеждащия техническия архив на организацията;

3. при предаване на научно-техническите документи в техническия архив на друга организация;

4. в случай на нарушаване на нормалните условия за съхраняване на научно-техническите документи, водещо до тяхното повреждане или унищожаване.

(2) Резултатите от проверката се оформят с акт, който се докладва на ръководителя на организацията.

Чл. 28. (1) При установяване на липси или непоправимо увреждане на научно-техническите документи ръководителят на организацията взема мерки за издирването и възстановяването им от други организации.

(2) Ако възстановяването на липсващите и повредените научно-технически документи е невъзможно, съставя се акт, който се утвърждава от ръководителя на организацията. При липса на научно-технически документи, подлежащи на държавно съхранение, актът се одобрява (преди утвърждаването му) от съответния държавен архив.

Чл. 29. Приемането на научно-технически документи от други организации се оформя с протокол, опис, фактура, акт или друга форма в 3 екземпляра. Един екземпляр от съответната форма се връща на организацията, предала научно-техническите документи, един екземпляр остава в техническия архив на приемащата организация и един се изпраща на държавния архив.

Чл. 30. При реорганизиране или ликвидиране на организацията редът на предаване и мястото на по-нататъшното съхраняване на научно-техническите документи се определят със съгласието на държавния архив.

Чл. 31. Научно-техническите документи на ликвидираната организация се предават изцяло с опис и срещу подпис на ръководителя на организацията, наследила най-голяма част от нейните функции. Останалите организации, наследили отделни функции на ликвидираната организация, могат да получат нейни научно-технически документи само за временно ползуване и срещу съответен акт.

Чл. 32. Висшестоящите организации при извършване на реорганизация в подведомствените си организации са длъжни да уведомят незабавно съответния държавен архив и с негово съгласие да определят организацията, която точно в определен срок (не по-късно от 1 г.) ще получи и обработи научно-техническите документи на закритата или реорганизирана организация.

Чл. 33. Ако в организацията се открият архивни научно-технически документи на други организации, несвързани с нейната дейност, те се съхраняват в техническия архив под отчет, като за това се уведомява съответният държавен архив.

Чл. 34. (1) При напускане на заеманата длъжност служителите задължително предават всички намиращи се при тях научно-технически документи в техническия архив на организацията. Не се разрешава изнасяне на научно-технически документи на организацията от служителя, който я напуска.

(2) При смяна на ръководителя на организацията или на завеждащия техническия архив се предават с протокол наличните научно-технически документи заедно със справочниците към тях.

Чл. 35. (1) Всички научно-технически документи, които съгласно чл. 23, т. 1 - 4 се съхраняват в техническия архив на организацията, подлежат на регистриране и отчет в него.

(2) В техническия архив научно-техническите документи постъпват от структурните звена на организацията или от външни организации, оформени и комплектувани в съответствие с изискванията на действуващите стандарти, нормали, вътрешни инструкции и заповеди, одобрени от органите за управление на държавния архивен фонд.

Чл. 36. (1) При приемането на оригиналите в техническия архив се проверяват:

1. комплектността на научно-техническите документи в съответствие със спецификацията, описа, съдържанието или друга съпроводителна форма;

2. наличието на необходимите подписи и дата;

3. годността на оригинала за многократно копиране;

4. наличието и правилността на попълване на данните в щемпелите.

(2) При приемането на копията (папките) се проверяват:

1. комплектността на документацията в съответствие със съдържанието й (спецификация, опис и др.);

2. наличието на необходимите подписи и правилността на попълване на етикетите и челните листове;

3. наличието на изходящ номер, подпис и печат на придружителното писмо.

(3) Научно-техническите документи се приемат в техническия архив от съответното структурно звено по реда на получаването или след окончателното им съставяне и оформяне и след приемането им от научния, научно-техническия или техническия съвет на организацията.

(4) Досиетата на обектите по капиталното строителство се приемат в техническия архив след приемане на обекта за експлоатация.

Чл. 37. (1) Отчетни единици на научно-техническите документи в техническите архиви са:

1. за научноизследователските - отчет за НИР, дисертация, автореферат или друг вид документ, обособен в том (папка);

2. за конструкторските и технологичните документи - лист, чертеж (независимо от формата) или текстов документ;

3. за проектните документи - част от проекта, лист чертеж със самостоятелно значение, текстов документ, обособен в том (папка).

(2) Всяка отчетна единица се регистрира (отчита) под самостоятелен номер.

Чл. 38. Основна форма за регистриране и отчитане на научно-техническите документи в техническите архиви е инвентарната книга.

Чл. 39. В инвентарните книги за научноизследователските документи се отразяват инвентарният номер, шифърът, наименованието и номерът на темата, отделът (лабораторията), ръководителят на темата, броят листове, датата на постъпване и забележка.

Чл. 40. (1) В инвентарните книги за оригиналните конструкторски и технологични документи се посочват инвентарният номер, датата, означението, броят листове, форматът, наименованието, от кого е пуснат документът, подписът на приемащия документа и забележка.

(2) За конструкторските (технологичните) документи на основното и спомагателното производство се водят отделни инвентарни книги.

(3) Допуска се да се водят отделни инвентарни книги и по видове производства, като всяка от тях получава пореден номер в рамките на дадения вид.

(4) За всеки конструкторски или технологичен документ, получил инвентарен номер, се попълва отчетен картон по БДС 4811-71.

(5) Копията на конструкторски и технологични документи, изработени в организацията, съставила техните оригинали, се отчитат по инвентарните номера на оригиналите и не се регистрират в отделна инвентарна книга.

(6) Копията на конструкторски и технологични документи, получени от други организации, се регистрират в отделна инвентарна книга.

Чл. 41. (1) В инвентарните книги на проектните документи се отразяват инвентарният номер, означението на обекта, датата на постъпване, наименованието на обекта, фазата, частта, наименованието на чертежа или текстовия документ, форматът, от кого е пуснат, подписът на приемащия документа и забележка.

(2) За оригиналите на проектните документи се допуска всеки отделен лист да носи самостоятелен инвентарен номер по реда на постъпването му в рамките на отделните части на проекта.

Чл. 42. (1) В техническия архив на организацията оригиналите и копията на научно-техническите документи се съхраняват в отделни помещения.

(2) Оригиналните конструкторски документи се съхраняват:

1. по формат и по възходящ ред на означенията за всеки формат и индекса на изделието или индекса на организацията;

2. по възходящ ред на означенията в рамките на индекса на изделието без разделяне по формати.

(3) Оригиналните технологични документи се съхраняват:

1. по вид технологични документи;

2. по видове работи;

3. комплексно - за всяка разработвана технология на изделие.

(4) Оригиналните проектни документи се съхраняват:

1. по части на проекта;

2. по подобекти със съответните части на проекта.

(5) Оригиналните научноизследователски документи се съхраняват по реда на постъпването им в техническия архив.

(6) Оригинали, изпълнени на формати, по-малки от А0, се съхраняват в разгънат вид, а тези - на формат А0 и по-големи - навити на руло в тубуси, ако няма възможност да се съхраняват в разгънат вид.

(7) Допуска се сгъването на оригинали на проектни документи.

(8) Копията на научно-техническите документи се съхраняват в папки, съдържащи не повече от 200 листа, приведени към формат А4. При по-голям обем документите се обособяват в няколко тома (албума).

(9) Допуска се и полистно съхраняване на копия на научно-технически документи.

Чл. 43. За осигуряване на всестранното използуване на научно-техническите документи за справочни, практически и научно-изследователски цели в техническия архив на организацията се създават справочници. Към тях се отнасят справочници за състава, съдържанието и местонахождението на научно-техническите документи и от отчетната документация на техническия архив (класификационна схема, инвентарни книги, картотеки, описи, указатели, исторически справки, протоколи от заседания на експертната комисия и др.). Справочниците се съставят в хода на регистрирането, научно-техническото обработване или допълнително за улесняване използуването на научно-техническите документи.

Чл. 44. (1) Научно-техническите документи, съхранявани в техническия архив, се използуват от всички сътрудници на организацията в съответствие с установения ред.

(2) От външни потребители научно-техническите документи се използуват след представяне на писмо от заинтересуваната организация и въз основа на разрешение на ръководителя на организацията, съхраняваща документите.

Чл. 45. Не се допуска изнасяне и използуване на оригинали на научно-технически документи освен в случаите на внасяне на изменения в документите и за съставяне на копия.

Чл. 46. Копия на научно-технически документи може да се използуват в читалнята зала на техническия архив, по работните места и извън организацията.

Чл. 47. За всяко посещение и използуване на научно-технически документи, съхранявани в техническия архив на организацията, се води строг отчет в предназначени за целта книги, картотеки, разписки и други форми.

Чл. 48. Определено длъжностно лице в техническия архив проверява състава и състоянието на научно-техническите документи при тяхното предаване и приемане за използуване.

Чл. 49. (Попр. - ДВ, бр. 15 и 16 от 1988 г.) Срокът за използуване на научно-техническите документи от сътрудниците на организацията при еднократното им вземане не може да бъде по-дълъг от 1 месец. За по-продължителен срок на използуване потребителите ги презаписват всеки месец след представяне на взетите научно-технически документи. На нарушителите на тези изисквания се налагат административни наказания с лишаване от правото на използуване на научно-технически документи, съхранявани в техническия архив на организацията.

Чл. 50. При установени липси на отделни документи или при увреждането им виновните лица ги издирват от други организации и ги възстановяват за своя сметка.

Чл. 51. За правилното функциониране на техническия архив на организацията е необходимо да се осигурят подходящи помещения за приемане, съхраняване и използуване на научно-техническите документи.

Чл. 52. Във всяка административна сграда в зависимост от предназначението й, населеното място, броя на служителите, характера и количеството научно-технически документи се определят помещения за технически архив и читалня, както следва:

1. работни стаи за сътрудниците на техническия архив;

2. архивохранилища за документи на хартиена основа (отделни за оригинали и копия на научно-технически документи);

3. архивохранилище за съхраняване на микрофилми;

4. архивохранилище за съхраняване на документите на технически носители;

5. архивохранилище за съхраняване на секретни документи;

6. работни помещения за размножителна техника;

7. работно помещение (читалня) за обслужване на потребителите и за използуване на научно-техническите документи.

Чл. 53. Помещенията по чл. 52 трябва да са съобразени с Нормите за проектиране на административни сгради, утвърдени със Заповед № РД 12195 от 8 септември 1981 г. на Министерството на строежите и архитектурата.

Чл. 54. Помещенията за архивохранилища трябва да отговарят на следните изисквания:

1. да имат солидни стени, решетъчни прозорци, метални врати и резервен изход;

2. да са сухи, леснопроветриви и изолирани от пряка слънчева светлина;

3. през тях да не минават канализационни, водопроводни и отоплителни инсталации;

4. електричната инсталация да бъде закрита. Осветителните и отоплителните уреди да бъдат закрити и обезопасени;

5. да бъдат пожарообезопасени чрез противопожарни уреди (кранове, пожарогасители и др.).

Чл. 55. В архивохранилищата трябва да се поддържа температурно-влажностен режим в границите на:

1. температура - 16 до 2 град. С за документи на хартиена основа; 12 до 16 град. С за документи на филмова основа; 13 до 20 град. С за документи на технически носители;

2. относителна влажност - от 50 до 65% за документи на хартиена основа; 45 до 5% за документи на филмова основа; 50 до 5% за документи на технически носители.

Чл. 56. Научно-техническите документи трябва да се съхраняват на метални стелажи, в метални шкафове с чекмеджета, в тубуси, в кутии и в папки, да бъдат подвързани според вида им:

1. оригиналите на паус в разгънат вид - в метални шкафове с чекмеджета или в тубуси. Проходите между металните шкафове трябва да бъдат не по-малко от 1,75 м;

2. оригиналите в сгънат вид - в папки и в кутии, подредени на метални стелажи. Ширината на главните проходи между редовете стелажи е 1,20 м, а на проходите между самите стелажи е 0,75 м. Дължината на стелажа не трябва да бъде повече от 8 м. Височината между плотовете на стелажа е не по-малко от 0,50 м, разстоянието от пода до първия пласт - не по-малко от 0,20 м, а от горната част на стелажа до тавана - 0,30 м за въздухообмен;

3. текстовите документи и копията - в папки и в кутии, подвързани и подредени на метални стелажи;

4. особено ценните документи - в метални каси и сейфове.

Чл. 57. Подреждането на документите в архивохранилището се извършва по предварително изготвена схема. На всеки стелаж се поставя стелажен указател, а общо за архивохранилището - топографски указател.

Чл. 58. Всеки месец в архивохранилището се провежда санитарен ден за почистване на помещението и документите:

1. почистване на архивохранилището с прахосмукачка и измиване на пода с дезинфекционна течност;

2. почистване на документите от прах с четка и кърпа;

3. подреждане на документите;

4. проверяване на документите и отделяне на износените оригинали за възстановяване.

Чл. 59. Два пъти в годината (пролет и есен) се извършва цялостно почистване и обезпрашаване на архивохранилището и документите и дезинфекция на документите (специална обработка с физикохимични средства против микроорганизми - извършва се от специализирани органи), дезинсекция на документите и помещенията (специална обработка с физикохимични средства против насекоми) и дератизация на помещенията (специална обработка против гризачи).

Чл. 60. Помещенията за архивохранилища трябва да бъдат с площ, не по-голяма от 200 кв. м. По-големите помещения се разделят с подходящи противопожарни стени и врати.

Чл. 61. В архивохранилищата на организацията се забраняват достъпът на външни лица, пушенето и съхраняването на други материали.

Чл. 62. Достъп до архивохранилищата имат само длъжностните лица, отговарящи за съхранението на документите, и в тяхно присъствие - лица, осъществяващи контролни функции по научно-техническите документи и имащи разрешение от ръководителя на организацията.

Чл. 63. В правилника за вътрешния ред на организацията или в инструкцията за техническия архив задължително се определят редът за работа с научно-техническите документи и изискванията, свързани с тяхното съхраняване и опазване в архивохранилищата.

Чл. 64. Документалният фонд на организацията е съвкупност от всички документи, създадени в резултат на нейната дейност. В документалния фонд влизат всички ценни и неценни, явни и поверителни документи с административно-управленски характер и научно-технически документи на организацията, създадени в нея или постъпили отвън.

Чл. 65. (1) Класифицирането на документите с административно-управленски характер в организацията се осъществява чрез класификационна схема, номенклатура на делата със срокове за тяхното съхраняване, ведомствени списъци и списъци на типовите документи със срокове за тяхното съхраняване и по реда, посочен в Наредба № 1 за класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използуването на документите в учрежденията, организациите и предприятията.

(2) Класифицирането на научно-техническите документи в документалния фонд на организацията се осъществява чрез класификационна схема (различна за различните видове научно-технически документи) и списъци със срокове за съхраняване на научно-техническите документи.

Чл. 66. (1) "Дело" по смисъла на наредбата е съвкупност от научно-технически документи (том, папка с текстова част, папка с текстова част и чертежи, папка с чертежи, руло с чертежи, чертежи в разгънат вид), които се отнасят за определен въпрос или отделен документ със самостоятелно значение, обособени в отделна папка.

(2) В едно дело се обединяват документи за един етап, стадий, фаза, част на проекта или за една научноизследователска разработка.

(3) Всяко дело може да съдържа до 50 листа чертежи, приравнени към формат А4, или текстови документи до 200 листа. При по-голям брой листове делото се оформя в няколко тома.

Чл. 67. (1) Класификационната схема на различните видове научно-технически документи е план-списък, който определя реда на групиране на делата в раздели и подраздели според определени техни общи признаци.

(2) Със схемата по ал. 1 се осъществява систематизацията на делата на научно-техническите документи в инвентарните описи.

(3) При съставяне на класификационната схема на научно-техническите документи се спазват следните изисквания:

1. групирането на делата в разделите на схемите да е пълно - да обхваща всички научно-технически документи от даден вид;

2. класифицирането да се провежда, като се започне с деление по главния признак, характерен в цялост за научно-техническите документи от фонда, и се завърши с признаците, които са характерни за отделните най-малки групи научно-технически документи;

3. една и съща група документи да се систематизира по един и същи признак. Деление по нови признаци се допуска само на следващите степени на деление;

4. всички степени на деление да се намират в логическа съподчиненост.

Чл. 68. Класификационната схема на делата на научно-техническите документи се изгражда по структурен предметно-тематичен, географски или хронологичен признак.

Чл. 69. Класификационната схема се съставя от експертната комисия за научно-техническите документи. При изменение или допълнение във функциите или структурата на организацията и в съответствие с характера на научно-техническите документи в класификационната схема се правят съответните промени или допълнения.

Чл. 70. Класификационната схема се одобрява от ръководителя на организацията и се утвърждава от съответния орган за управление на държавния архивен фонд.

Чл. 71. Експертизата на ценността на научно-техническите документи се състои в изучаването на научно-техническите документи въз основа на критерии за тяхната ценност с цел определяне на сроковете за съхраняването им и отделяне на част от тях за държавно съхраняване.

Чл. 72. Експертизата на ценността на научно-техническите документи в организацията и в техническия архив преди тяхното предаване за държавно съхраняване, изпращани по предназначение или унищожаване, включва:

1. съставяне на списъци на отделните видове научно-технически документи (научноизследователски, конструкторски, технологични, проектни и др.) за определен период от време и включващи всички разработки на организацията и нейните предшественици, както и документацията, получена отвън;

2. определяне на разработките (теми, изделия, технологии, обекти), чиято документация подлежи на държавно съхраняване;

3. определяне на комплекта документи за дадена тема, изделие, технология, обект, подлежащи на държавно съхраняване;

4. определяне на разработките (теми, изделия, технологии, обекти), чиято документация подлежи на разпращане в други организации.

Чл. 73. При провеждане на експертиза на ценността на научно-техническите документи се спазват следните основни принципи:

1. историзъм;

2. всестранност и комплексност;

3. класово-партиен подход.

Чл. 74. Критериите, въз основа на които се определя ценността на научно-техническите документи, са:

1. време на създаване на научно-техническите документи;

2. място на създаване на научно-техническите документи;

3. авторство на научно-техническите документи. Използува се при определяне на ценността на документи, възникнали в резултат от дейността на организации или лица, с изключително важно значение през определен период от време независимо от практическата и историческата ценност на самите документи;

4. съдържание на научно-техническите документи. Този критерий включва следните спомагателни критерии:

а) етапност на научноизследователските работи и разработки. Съответствие на видовете и разновидностите документи, създадени на различните етапи от изследванията и разработките, и степен на информативност;

б) принципна новост на решение на научно-техническите проблеми, изразени в научно или техническо изследване и проучване, конструкция, технология, проект, в това число с реализиране на откритие, изобретение, рационализация. Критерият се прилага за времето на създаване на даденото решение и разработка в конкретния отрасъл (подотрасъл) на науката, техниката, строителството, производството:

в) оптималност на технико-икономическите и експлоатационните показатели. За решения с висока производителност на труда, с икономично използуване на суровините, материалите, енергията и горивата, за решения, водещи до комплексна механизация и автоматизация, ефективни решения, свързани с реконструкцията и модернизацията, и решения с високи потребителски качества;

г) значение и влияние на научно-техническото решение за развитието както на дадена област на науката, техниката, строителството, производството, така и на сродни области, клонове, отрасли;

д) награждаване на разработките с международни, държавни, отраслови и специални награди от конкурси, прегледи, изложби, панаири и др.;

е) степен на типизация на разработките;

ж) масовост, многосерийност или уникалност на производството;

з) комплектност на научно-техническите документи. Този критерий предполага определянето на такъв комплект научно-технически документи, които отразяват същността на научно-техническото решение с основните му характеристики;

5. оригиналност на научно-техническите документи. За постоянно съхраняване в държавните архиви се приемат оригиналните екземпляри. Ако те липсват или са в лошо физическо състояние може да се приемат дубликати, заверени копия и чернови;

6. юридическа валидност на научно-техническите документи. Този критерий изисква документите да са законосъобразни - да имат необходимите елементи и да не противоречат на нормативните документи, определящи изискванията за тяхното съставяне и оформяне;

7. физическо състояние на научно-техническите документи. Приемат се за съхраняване онези от оригиналите, дубликатите или копията, които са в най-добро физическо състояние и може да издържат най-дълъг срок на съхраняване.

Чл. 75. Критериите за определяне ценността на научно-техническите документи се прилагат комплексно, при което те взаимно се допълват.

Чл. 76. За организирането и провеждането на експертизата на ценността на научно-техническите документи в организациите се създават постоянно действуващи експертни комисии (ЕК).

Чл. 77. (1) Експертната комисия се назначава със заповед на ръководителя на организацията. Броят на членовете й се определя съобразно обема на научно-техническите документи, като най-малкият допустим брой е трима души. В ЕК се включват завеждащият техническия архив, членове на научния и на техническия съвет и други висококвалифицирани специалисти.

(2) За председател на ЕК се назначава един от зам.-ръководителите на организацията, отговарящ за научноизследователската, конструкторската, технологичната или проектантската дейност.

(3) Експертната комисия може да заседава само ако са налице повече от половината от членовете й.

(4) Решенията на ЕК се приемат с болшинство от гласовете на членовете й. Те се оформят с протокол, който се утвърждава от ръководителя на организацията. Решенията на ЕК влизат в сила след утвърждаване на резултатите от експертизата от експертно-проверочната комисия (ЕПК) и ръководителя на съответния държавен архив.

(5) Работата на членовете на ЕК е част от научно-производствената дейност на организацията, включва се в плана организацията и в плановете на членовете на ЕК.

Чл. 78. Експертната комисия има следните функции:

1. съставя и разглежда класификационната схема при всяко постъпление и участвува в съставянето на историческата справка;

2. организира и провежда непосредствено експертизата на ценността на документите в организацията;

3. съставя и разглежда списъци на всички разработки, създадени в организацията или постъпили отвън;

4. съставя и разглежда инвентарни описи на определените за държавно съхраняване научно-технически документи;

5. организира и осъществява разпращането на научно-техническите документи с практическо значение, които не подлежат на постоянно съхраняване в държавните архиви;

6. съставя и разглежда актове за унищожаване на научно-техническите документи без научно-историческо и практическо значение;

7. изготвя предложения за промяна на сроковете за съхраняване на отделни научно-технически документи;

8. участвува в подготовката и обсъждането на списъци със срокове за съхраняване на научно-технически документи, номенклатури на делата на организацията, методически пособия и инструкции за работа на техническия архив на организацията;

9. участвува в издирването и възстановяването на липсващи документи;

10. дава консултации и оказва помощ на сътрудниците от техническия архив на организацията;

11. председателят на ЕК на организацията и някои от членовете на ЕК по компетентност присъствуват при разглеждане на техни материали на заседанията на експертно-проверочната комисия на държавния архив.

Чл. 79. Експертната комисия има право:

1. да привлича в своята работа сътрудници от структурните подразделения на организацията, както и да изисква сведения, необходими при провеждането на експертизата на ценността на научно-техническата документация;

2. да привлича специалисти от други организации при възникнали трудности на експертизата за отделни документи;

3. да търси съдействието на специалистите от държавния архив за оказване на конкретна методическа помощ и контрол.

Чл. 80. В резултат на проучване на фонда и фондообразувателя ЕК за научно-технически документи съвместно с ЕК за документите с административно-управленски характер съставя историческа справка по реда, посочен в чл. 117 и 118 от Наредба № 1 за класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използуването на документите в учрежденията, организациите и предприятията.

Чл. 81. (1) Експертизата на ценността на научно-техническите документи и подборът им за държавно съхраняване се провеждат след изтичане на следните срокове за тяхното съхраняване в техническите архиви на организацията:

1. за конструкторската и технологичната документация - от 5 до 10 г. след завършване на разработката или 5 г. след снемане на изделието или технологията от производството;

2. за проектните документи - от 10 до 25 г. след завършване на проекта на обекта;

3. за документацията по откритията и изобретенията - 15 г. след регистрирането им;

4. за научноизследователските документи, нормативните и ръководно-техническите документи - 10 г. след тяхното създаване.

(2) Началникът на Главното управление на архивите установява по-дълги или по-кратки срокове за съхраняване на някои видове документи с оглед на техния характер или защита на интересите на държавата и гражданите съгласно чл. 10, ал. 2 от Закона за държавния архивен фонд.

Чл. 82. (1) Ценността на научно-техническите документи се определя в процеса на непосредственото преглеждане и изучаване на самите документи, както и чрез запознаване с историческите справки, с документацията от общ административно-управленски характер, със справочниците (инвентарни книги, списъци, описи, каталози), с юбилейни издания, бюлетини, обзори и други справочни материали.

(2) Не се допуска провеждането на експертиза на ценността на научно-техническите документи само въз основа на техните заглавия.

Чл. 83. (1) На експертиза подлежат всички научно-технически документи, създадени в организацията или постъпили отвън, от момента на създаването на организацията, включително и от предшествуващите я организации, чиито документи са на съхраняване в организацията.

(2) Всички разработки, чиито научно-технически документи по ал. 1 се намират в организацията, се описват в списък.

Чл. 84. Списъкът се състои от:

1. заглавен лист;

2. описателни статии.

Чл. 85. На заглавния лист на списъка се вписват наименованието на държавния архив и пълното, а в скоби съкратеното наименование на организацията-фондообразувател.

Чл. 86. При промени в наименованието на организацията на заглавния лист като първо се вписва наименованието, което организацията носи по време на експертизата, а на ликвидираната организация - последното наименование преди ликвидацията. Последователно се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с означаване на крайните дати на всяко от тях. Ако част от фонда е вече приет и регистриран в държавния архив, на първо място се посочват наименованието, с което фондът е регистриран, а след това настъпилите негови промени в хронологичен ред с техните крайни дати за периода на комплектуването.

Чл. 87. Освен наименованието на организацията заглавният лист на списъка съдържа още:

1. фондов номер (попълва се в държавния архив);

2. пореден номер на списъка;

3. вид на научно-техническите документи, включени в списъка;

4. начална и крайна дата на включените в списъка научно-технически документи;

5. брой на листовете на списъка.

Чл. 88. Данните за описване на всяка разработка (тема, изделие, технология, обект) в списъка съставят описателна статия. В нея влизат:

1. пореден номер;

2. шифър, означение (определя се в организацията още при създаването на дадената разработка) и инвентарен номер, получен в организацията;

3. наименование (етап, фаза, стадий) - попълва се заглавието на разработката, както е в самата документация, и се отбелязва съответната фаза, стадий или етап на разработване. Отделните разработки се систематизират по класификационна схема, изградена по функционален, структурен, тематичен или хронологичен принцип;

4. година на разработване - попълва се годината, в която е завършена разработката;

5. брой на папките (попълва се общият брой папки от текстова част и копия на дадената разработка);

6. брой на чертежите - оригинали (попълва се общият брой на отчетните единици на оригиналните чертежи на дадената разработка);

7. организация-автор;

8. мотиви за запазване в държавния архивен фонд (посочват се точни и кратки характеристики за онези разработки, които се определят за държавно съхраняване);

9. забележка - попълва се в държавния архив след утвърждаване на инвентарните описи. Срещу всяка разработка, определена за държавно съхраняване, се отбелязват номерът на инвентарния опис, в който тя е описана, и номерата на съответните архивни единици.

Чл. 89. Когато за постоянно съхраняване се определят документи за отделни части на даден обект, подобект или за съставните части, за сглобени единици на дадено изделие, в списъка се допуска да се впишат:

1. наименованието на обекта, изделието като цяло, като при формулиране на мотивите се посочат наименованията на самите части на обекта, подобекта или на съставните части и сглобените единици;

2. наименованието на самия подобект и съответните му части или на самите съставни части, сглобени единици на изделието.

Чл. 90. Резултатите от обсъждането от ЕК на списъка се отразяват в протокол, който се утвърждава от ръководителя на организацията, и в 2 екземпляра се изпраща на държавния архив заедно със списъка.

Чл. 91. Списъкът по чл. 84 се подписва от съставителя и членовете на ЕК на организацията. След одобряването му от ръководителя на организацията се изпраща в 2 екземпляра на съответния държавен архив за разглеждане и утвърждаване.

Чл. 92. При определяне ценността на научно-техническите документи за постоянно съхраняване в държавните архиви се вземат пред вид следните особености:

1. от научноизследователските документи се приемат както заключителни отчети, така и междинни отчети, със самостоятелно научно значение и отнасящи се за уникални проблеми или създадени от изтъкнати дейци на науката и техниката;

2. от конструкторските документи се приемат документите на базовото изделие в стадий работна документация. Допуска се в отделни случаи приемане на документи от предшествуващи стадии. При подбирането на изделия на промишленото производство се отчита и степента на тяхната модификация, като за държавно съхраняване се приемат документите на съставните части на модифицираното изделие, които се променят;

3. от технологичните документи се приемат документите за дадено изделие или предмет на производство в стадий работна документация заедно с документацията по технологичната подготовка и производството. При особено важни изделия се приема и технологичният паспорт;

4. от проектните документи се приемат документите на уникални обекти за даден отрасъл по всички фази и части на проекта. За отделни обекти се допуска да се приемат за държавно съхраняване само онези части на подобекти, в които има принципно нови научни и технически решения. Особено внимание при подбирането за постоянно съхраняване трябва да се обръща на перспективните проучвания, генералните планове, изчислителните записки, геодезичните, инженерно-геоложки, хидрогеоложки, хидроложки и климатични проучвания, генералните сметки, технико-икономическите части, разработките по типизация и каталогизация, документите за териториално-устройственото планиране, документите за обектите на синтеза в населените места и в извънселищните територии, досиетата на обектите;

5. от документите по откритията, изобретенията, рационализациите и икономически ефективните предложения се приемат документите за всички открития и изобретения, документите за онези рационализации и икономически ефективни предложения, които имат най-значим технико-икономически, експлоатационен и социален ефект в даден отрасъл, подотрасъл или производството за периода на извършената експертиза.

Чл. 93. Определените за постоянно съхраняване научно-технически документи, групирани в дела по смисъла на чл. 66 от тази наредба, подлежат на научно-техническо обработване в техническия архив на организацията.

Чл. 94. Обработването на делата на научно-техническите документи се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис, надписване на обвивката на всяко дело и премахване на металните крепители.

Чл. 95. (1) Номерирането на делата се извършва в горния десен ъгъл на листа с черен молив. Всеки лист получава отделен пореден номер. Ако делото се състои от документи със собствена номерация, тя се запазва. В делото те получават един номер, като наличието на собствена номерация се отбелязва в заверителния надпис. Не се номерират празните листове, листовете-разделители и обвивките на делата.

(2) Томовете на едно и също дело се номерират всеки поотделно, като това се отбелязва в заверителния надпис.

(3) Графичните документи се номерират в долния десен ъгъл над ъгловите и съгласувателни печати или под таблицата за основния надпис.

Чл. 96. (1) Когато при номерирането на документите са допуснати грешки, коригирането може да стане чрез прибавяне на индекси: а, б, в и т.н. за пропуснатите листове, или чрез преномериране. Старите номера се зачертават така, че да могат да се четат.

(2) Всички грешки, поправки и особености в номерирането се отбелязват в заверителния надпис.

Чл. 97. (1) В края на всяко дело или том на предварително пришит стандартен лист се съставя заверителен надпис (БДС 6.25.2.02-78), в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи) и се отбелязват характерните особености на документите така, че да се получи цялостна представа за състоянието на делото.

(2) Заверителният надпис се поставя свободно само към дела, състоящи се от чертежи в руло или в разгънат вид.

(3) Заверителният надпис на подвързани отчети по теми, на дисертации и др. се прави на вътрешната страна на корицата.

(4) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.

Чл. 98. Настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, замяна на оригинали с копия, прилагане на нови документи и др.) се отбелязват в заверителния надпис. Бележките се заверяват от ръководителя на техническия архив, като се поставя датата.

Чл. 99. При преномериране на листовете в делото се съставя нов заверителен надпис. Старият заверителен надпис се зачертава, но не се унищожава.

Чл. 100. (1) На дела, съдържащи особено ценни документи, се съставя и вътрешен опис (БДС 6.25.2.02-78). Вътрешният опис включва следните данни: номер поред и вид на документа, дата на създаването му, номер на листа в делото и забележка.

(2) Вътрешен опис може да съществува в делото от неговото обособяване.

(3) Листовете на вътрешния опис се номерират отделно, като броят им се отбелязва в заверителния надпис след общия брой на листовете на делото със знак "+".

(4) Вътрешният опис се подписва от съставителя му и се посочва датата на съставянето му.

Чл. 101. При надписването на делата на научно-техническите документи върху обвивката се посочват:

1. наименованието на организацията;

2. индексът на делото - пореден номер, шифър, означение;

3. заглавието на делото;

4. годината на завършване на разработката;

5. броят на листовете в делото.

Чл. 102. (1) На обвивката на делото се вписва пълното наименование на организацията, а в скоби - съкратеното, ако има такова.

(2) При промени в наименованието на организацията се посочва наименованието, което е имала организацията по време на образуване на делото. Ако делото обхваща документи, възникнали преди и след промени в наименованието, върху обвивката се вписва първоначалното наименование, а под него - последователно промените в наименованието и техните дати.

Чл. 103. Елементите на заглавието на делата за различните видове научно-технически документи са:

1. за научноизследователските документи:

а) наименованието на разработката, на отчета;

б) авторът на разработката;

в) етапът на разработката;

г) мястото, за което се отнася съдържанието на документите;

д) времето, за което се отнасят документите;

е) характеристиките на документите за тяхната оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености;

2. за конструкторските документи:

а) наименованието на изделието, сглобената единица;

б) стадият на разработката;

в) мястото, за което се отнася съдържанието на документите;

г) времето, за което се отнасят документите;

д) характеристиката на документите за тяхната оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености;

3. за технологичните документи:

а) наименованието на технологичния процес като цяло или по отделни видове работа;

б) стадият на разработката;

в) мястото, за което се отнася съдържанието на документите;

г) времето, за което се отнасят документите;

д) характеристиката на документите за тяхната оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености;

4. за проектните документи:

а) наименованието на обекта, подобекта;

б) фазата на проектиране;

в) частта на проекта;

г) мястото, за което се отнася съдържанието на документите;

д) времето, за което се отнасят документите;

е) характеристиката на документите за тяхната оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.

Чл. 104. Когато делото се състои от няколко тома, на всички томове се поставя общото заглавие, а след това се уточнява съдържанието на всеки том поотделно.

Чл. 105. (1) В заглавията на делата не се употребяват съкращения. При необходимост се използуват общоприетите съкращения по БДС 9736-82 и 11452-73 (съкращения на наименованията на българските периодични издания) и БДС 15714-83 и 15715-83 (съкращения на типични думи и словосъчетания в библиографското описание на печатни произведения на чужди езици) и Списъкът на съкращенията в наименованията на често прилаганите нормативни актове (обн., ДВ, бр. 39 от 1974 г.; доп., бр. 7 от 1978 г. и бр. 57 от 1980 г.).

(2) Използуването на съкращения за наименования на организации, както и за длъжности, чинове, степени и звания, се допуска само в случаите, когато тези съкращения са приети официално или са често употребявани в практическата дейност на организациите-фондообразуватели и са намерили отражение в техните документи.

Чл. 106. Научно-техническите документи се датират по датата на завършване на разработката или проекта.

Чл. 107. Броят на листовете се вписва с арабски цифри най-долу на обвивката на делото. Определя се въз основа на заверителния надпис.

Чл. 108. Надписването на научно-технически документи, чиито обвивки са с твърди корици, се извършва от вътрешната страна на обвивката или върху поставен етикет.

Чл. 109. Оформените, надписани и систематизирани по съответната класификационна схема дела на научно-техническите документи, определени за държавно съхраняване, се описват в инвентарни описи.

Чл. 110. (1) Според вида на научно-техническите документи инвентарните описи биват:

1. инвентарен опис на отчетите по тези за постоянно запазване (за научноизследователските документи);

2. инвентарен опис на проектите на изделията за постоянно запазване (за конструкторската документация);

3. инвентарен опис на технологичните разработки за постоянно запазване (за технологичната документация);

4. инвентарен опис на проектите на обектите за постоянно запазване (за проектните документи).

(2) За документацията по рационализациите и икономически ефективните предложения се ползуват образци, посочени в ал. 1, т. 1 - 4, в зависимост от характера на разработката.

(3) За документацията по откритията, изобретенията и за нормативно-техническата документация се ползува образецът за научноизследователските документи.

Чл. 111. Инвентарните описи се състоят от:

1. заглавен лист;

2. описателни статии;

3. рекапитулация.

Чл. 112. (1) На заглавния лист на инвентарния опис се вписват наименованието на държавния архив и пълното, а в скоби съкратеното наименование на организацията-фондообразувател.

(2) Промените в наименованието на организацията се отразяват по реда, посочен в чл. 86 на наредбата.

Чл. 113. Освен наименованието на организацията заглавният лист на инвентарния опис съдържа още:

1. фондов номер (попълва се в държавния архив);

2. пореден номер на инвентарния опис;

3. вид на научно-техническите документи, включени в описа;

4. начална и крайна дата на включените в описа документи;

5. брой на листовете на описа.

Чл. 114. (1) В инвентарния опис всяко дело или том от него получава пореден номер.

(2) Като най-малка отчетна единица в архивния фонд всяко дело (или негов том), получило в инвентарния опис пореден номер, се нарича архивна единица.

Чл. 115. Данните за описване на всяка архивна единица в инвентарния опис съставляват описателната статия. В нея влизат:

1. за научноизследователските документи:

а) пореден номер;

б) шифър (определя се още в процеса на разработване на задачата) и инвентарен номер, получен в организацията;

в) заглавие на архивната единица - записват се наименованието, авторът и етапът на разработката;

г) година на разработване - попълва се годината, в която е завършена разработката;

д) брой листове (текстови и графични);

е) организация-автор;

ж) забележка (попълва се в държавния архив и в нея се отразяват непълноти в архивната единица, бележка по оформянето й и др.);

2. за конструкторските документи:

а) пореден номер;

б) означение - индекс, определен в процеса на разработване на изделието, и инвентарен номер, получен в организацията;

в) заглавие на архивната единица (изделие, сглобена единица) - записват се наименованието на изделието, сглобената единица и стадият на разработката;

г) година на проектиране - попълва се годината, в която е завършена разработката;

д) брой листове (текстови и графични);

е) организация-автор;

ж) забележка;

3. за технологичните документи:

а) пореден номер;

б) означение - индекс, определен в процеса на разработване на технологията, и инвентарен номер, получен в организацията;

в) заглавие на архивната единица (технологичен процес като цяло или по отделни видове работи) - записват се наименованието на технологичния процес или на отделен вид работа в стадия на разработката;

г) година на разработване - попълва се годината, в която е завършена разработката;

д) брой листове (текстови и графични);

е) организация-автор;

ж) забележка;

4. за проектните документи:

а) пореден номер;

б) шифър - индекс, определен в процеса на проектирането на обектите, и инвентарен номер, получен в организацията;

в) заглавие на архивната единица (обект, подобект) - записват се наименованието на обекта/подобекта, фазата на проектиране и частта в проекта;

г) година на проектиране - попълва се годината, в която е завършен проектът;

д) брой листове (текстови и графични);

е) организация-автор;

ж) забележка.

Чл. 116. В графа "Заглавие" освен заглавието на архивната единица, написано върху обвивката, се вписват някои особености на документите, като оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.

Чл. 117. В края на всеки инвентарен опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписана с цифри и думи.

Чл. 118. Инвентарният опис се подписва от съставителя, председателя и членовете на ЕК на организацията. След одобряването му от ръководителя на организацията се изпраща в 3 екземпляра на съответния държавен архив за разглеждане и утвърждаване.

Чл. 119. (1) Към инвентарните описи се изготвят и справочници. Към тях се отнасят:

1. списък на съкращенията, използувани в инвентарния опис;

2. указатели (тематичен, именен, географски, смесен);

3. таблици.

(2) Изборът на вида на справочниците към инвентарния опис зависи от обема, характера и съдържанието на описаните в него архивни единици.

Чл. 120. Отделените като неподлежащи на постоянно съхраняване в държавните архиви научно-технически документи, които не са изгубили практическото си значение, остават на разположение на организацията или се изпращат на организацията, за която са предназначени.

Чл. 121. Отделените като неподлежащи на постоянно съхраняване в държавните архиви научно-технически документи, които са изгубили практическото си значение, се описват в акт за унищожаване на научно-технически документи.

Чл. 122. Актът за унищожаване на научно-технически документи се състои от:

1. заглавен лист;

2. описателни статии;

3. рекапитулация.

Чл. 123. На заглавния лист на акта за унищожаване на научно-технически документи се вписват:

1. наименованието на държавния архив;

2. пълното и съкратеното наименование на организацията-фондообразувател;

3. поредният номер на акта (попълва се в държавния архив);

4. фамилните имена и длъжностите на членовете на експертната комисия;

5. номерът на заповедта за назначаване на експертната комисия;

6. номерът на списъка на научно-техническите документи.

Чл. 124. Данните за описване на делата и документите в акта за унищожаване съставят описателните статии. В тях влизат:

1. поредният номер;

2. номерът от списъка - посочва се основанието, на базата на което се предлагат за унищожаване съответните дела и документи;

3. наименованието - заглавие на делото, документа. Допуска се под един номер да се описват еднотипни дела, документи, отнасящи се към една разработка (тема, изделие, обект, подобект);

4. крайните дати - посочват се годините (начална и последна) на делата, документите, включени в един пореден номер, в едно наименование на акта;

5. броят на папките (чертежите) - посочва се общият брой дела, документи;

6. забележката - отразяват се допълнителни данни, доказващи загубването на практическото значение на делата, документите, както и наличието на дублетните, анулирани и променени екземпляри.

Чл. 125. В края на акта се прави рекапитулация на общия брой дела и на документите за унищожаване.

Чл. 126. Актът по чл. 122 се съставя в два екземпляра, подписва се от членовете на ЕК на организацията и след одобряване от ръководителя на организацията се предоставя на държавния архив за разглеждане и утвърждаване.

Чл. 127. (1) Списъците за провеждане на експертиза, инвентарните описи и актовете за унищожаване на научно-техническите документи се разглеждат от ЕПК на държавния архив след проверка и подписване от специалиста на държавния архив, оказал методическа помощ и контрол при провеждане на експертизата на ценността на научно-техническите документи и при научно-техническата обработка на определените за държавно съхраняване научно-технически документи.

(2) Първите екземпляри на списъка, акта, протоколите на ЕК и първите два екземпляра на инвентарния опис, класификационната схема и историческата справка след разглеждане от ЕПК и утвърждаване по установения ред остават за съхраняване в държавния архив. Останалите утвърдени екземпляри се връщат в организацията заедно с препис от протокола на заседанието на ЕПК на държавния архив.

(3) Научно-техническите документи, нанесени в инвентарните описи за постоянно съхраняване или в актовете за унищожаване, утвърдени от ръководителя на държавния архив, се снемат от отчет в организацията, като в инвентарните книжа се отбелязва, че са предадени в държавен архив или унищожени.

(4) Утвърдените екземпляри от инвентарните описи и актове на организацията заедно с придружаващите ги материали се съхраняват постоянно в техническия архив на организацията в отделна папка.

Чл. 128. (1) Определените за държавно съхраняване научно-технически документи се предават в държавния архив по утвърдения инвентарен опис с разписка за приемане-предаване в 2 екземпляра съгласно БДС 6.25.2.03-78.

(2) Подготовката и превозването на научно-техническите документи до архивохранилището на държавния архив се извършват от организацията за нейна сметка.

Чл. 129. (1) В държавните архиви се приемат само дела, които са обработени съгласно посочените в наредбата изисквания.

(2) Неправилно обработените дела се връщат за дообработване за сметка на организацията-фондообразувател.

Чл. 130. Организационно-методическото ръководство и контролът на държавните архиви по състоянието и опазването на научно-техническите документи в организациите се извършват съгласно чл. 5, 7, 11, ал. 2 и 3 и чл. 19 от Закона за държавния архивен фонд и свързаните с тях разпоредби от правилника за неговото прилагане, както и въз основа на изискванията на тази наредба.

Чл. 131. Организационно-методическото ръководство се осъществява чрез:

1. съставяне въз основа на нормативните и методическите документи на препоръки и методически указания и оказване на помощ при разработването на индивидуални методически указания от и за нуждите на организацията;

2. провеждане на съвещания, индивидуални и групови консултации, беседи и др. със служители от техническите архиви и други специалисти на организациите по въпроси, свързани с класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използуването на научно-техническите документи в организацията;

3. организиране на семинари, курсове и други мероприятия за обмяна на положителен опит, посочване на допуснати грешки и повишаване на служебната квалификация на служителите в техническите архиви на организациите;

4. оказване на методическа помощ при систематизирането и описанието на научно-техническите документи в организациите-фондообразуватели.

Чл. 132. Контролът на работата на организациите с научно-техническите документи се осъществява чрез периодични (на 1 година) проверки и обществени прегледи.

Чл. 133. Проверките в организациите се провеждат планово и с оглед нуждите на комплектуването на съответния държавен архив с научно-технически документи.

Чл. 134. В зависимост от своето предназначение, проверките са комплексни, тематични и контролни.

Чл. 135. Комплексната проверка се осъществява едновременно в техническия архив и в архива за административно-управленска документация на организацията. Тя обхваща всички направления на дейност на двата архива.

Чл. 136. Тематичната проверка обхваща отделни дейности на техническия архив на организацията, като:

1. състояние на научно-техническите документи;

2. организация на съхраняването, състояние на архивохранилищата;

3. отчетност на научно-техническите документи;

4. комплектност и оформяне на научно-техническите документи;

5. организация на използуването, състояние на справочниците;

6. организация на експертизата и научно-техническата обработка.

Чл. 137. Контролната проверка се провежда, когато вече е направена комплексната или тематичната проверка, с цел активизиране и контролиране на изпълнението на взетите в резултат на проверката решения и на направените препоръки. В нея могат да вземат участие и други органи и обществени организации по преценка на държавния архив.

Чл. 138. Резултатите от проверките се оформят в констативен протокол. Констативният протокол се обсъжда задължително в присъствието на ръководителя на организацията, началниците на отделите и членовете на комисията по проверката. В съответствие с протокола ръководителят на организацията издава заповед за изпълнение на решението и на набелязаните мероприятия за подобряване състоянието на работата с научно-техническите документи.

Чл. 139. За ефективно изпълнение на решенията и препоръките от протокола държавният архив може да потърси съдействието на Главното управление на архивите при МС и съответната висшестояща организация, както и да се потърси административна отговорност при неизпълнението им.

Чл. 140. Общественият преглед се провежда по реда, посочен в чл. 181, 182 и 183 от Наредба № 1 за класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използуването на документите в учрежденията, организациите и предприятията.

Чл. 141. При провеждане на обществените прегледи от териториален или ведомствен характер трябва да се имат пред вид изискванията, свързани с научно-техническите документи:

1. състояние на нормативно-методическата база, уреждаща работата с отделните видове научно-технически документи;

2. комплектност и оформяне на научно-техническите документи;

3. организация на съхраняването;

4. регистрация;

5. архивохранилища;

6. използуване и справочници;

7. отчетност;

8. организация на експертизата и научно-техническото обработване на научно-техническите документи.