Държавен вестник, брой 36 от 12.V

Чл. 1. (1) Определянето на архивните документи, които се включват в Държавния архивен фонд като ценни по смисъла на чл. 2, ал. 1 от закона, се извършва от постоянно действуващи експертни комисии към учрежденията, научните, стопанските, обществените и други организации съгласувано със съответните органи за управление на Държавния архивен фонд и съобразно профила им.

(2) Съставът и задачите на постоянно действуващите експертни комисии се определят със заповед на ръководителите на съответните учреждения и организации. В тях се включват задължително един от заместник-ръководителите на учреждението или организацията, главният счетоводител, юрисконсултът, отговарящите за деловодството и учрежденския архив (включително и за технически архив, филмотеки, фототеки, фонотеки, дискотеки и др.) и други компетентни лица. Екземпляр от отчетния доклад се изпраща на съответните органи за управление на Държавния архивен фонд.

Чл. 2. (1) Документите на Държавния архивен фонд се делят по епохи и по вид.

(2) Делението по епохи се извършва въз основа на времето, през което е действувал фондообразувателят, и на количеството на запазените документи за съответната епоха.

(3) Деление по вид се извършва в зависимост от начина на записване и възпроизвеждане на информацията.

(4) Делението на документите се извършва, като се спазват принципите за единство и недробимост на фондовете и на комплексите от фондове.

Чл. 3. (1) Към архивните документи по чл. 3, ал. 1 от закона се отнасят и следните групи документи в зависимост от наименованието, начина на създаване и вида на носителя:

1. декларации, манифести, обръщения, конвенции, съглашения, прокламации, послания, възвания, позиви, ескизи, акварели, биографии, албуми, баланси, бюлетини, карти, грамоти, графични документи, дипломи, дисертации, молби, заявления, завещания, тезиси, рецензии, реферати, записки, конспекти, макети, либрета, партитури, обзори, анализи, паспорти, програми, проекти, проспекти, донесения, резолюции, свидетелства, удостоверения, съобщения, спецификации, справки, стенограми, схеми, таблици, телеграми, характеристики, ценоразписи, щатни разписания, визитни и илюстровани картички, прогнози, актове, некролози, печатни издания и др.;

2. научноизследователски, конструкторски, картографски, проектни и технологични документи, документи по изобретения и рационализации и ръководно-технически документи;

3. хроникално-документални, научнопопулярни и художествени кино- и телевизионни филми, документални и художествени фонодокументи, портрети и събитийни фотодокументи, микроформи и машиночитаеми документи независимо от вида на носителя.

(2) Към посочените архивни документи в чл. 3, ал. 1 от закона, както и в предходната алинея на този правилник се отнасят и всички други документи, които са обект на Държавния архивен фонд.

Чл. 4. (1) Главното управление на архивите при Министерския съвет организира и координира попълването на Държавния архивен фонд с документи и копия на документи за българската история, съхранявани в чуждестранни архиви, институти и граждани.

(2) Издирване на документи за българската история от учреждения, институти и лица в чужбина се извършва след съгласуване с Главното управление на архивите.

(3) Издирените оригинални документи или копия, получени от чужбина, се предават на Главното управление на архивите в шестмесечен срок от придобиването им.

(4) Оригинални документи, получени по ал. 3, се разпределят от Главното управление на архивите съобразно профила на архивите.

(5) Копията на документите се съхраняват и обработват в Националното хранилище за чуждестранни документи, а копията на ръкописни и старопечатни книги - в Ръкописно-документалния център при Народната библиотека "Кирил и Методий".

(6) Учрежденията, организациите и лицата, придобили и предали на органите за управление на Държавния архивен фонд оригинални документи или копия от чужбина, могат да ги използуват с предимство до 3 години.

Чл. 5. (1) Копия на документи, които са съставна част на Държавния архивен фонд, съхранявани в държавните архиви, музеи, библиотеки и др., могат да се изнасят зад граница само след представяне на опис и разрешение от Главното управление на архивите.

(2) Архивни документи от личен произход по изключение може да се изнасят зад граница съгласно чл. 4, ал. 3 от закона след представяне на заверен опис от Главното управление на архивите.

Чл. 6. (Изм. - ДВ, бр. 4 от 1993 г., изм. - ДВ, бр. 112 от 1999 г., в сила от 1.01.2000 г.) Органи за управление на Държавния архивен фонд са: Главното управление на архивите; Централният държавен архив на НРБ; държавните архиви в Благоевград, Бургас, Варна, Велико Търново, Видин, Враца, Габрово, Кърджали, Кюстендил, Ловеч, Михайловград, Пазарджик, Перник, Плевен, Пловдив, Разград, Русе, Силистра, Сливен, Смолян, София, Стара Загора, Толбухин, Търговище, Хасково, Шумен и Ямбол и Централния военен архив при Главното управление на архивите; Ръкописно-документалният център при Народната библиотека "Кирил и Методий" - за документите от феодализма и османското владичество; Геокартфондът при Главното управление по геодезия, картография и кадастър; архивите на Министерството на вътрешните работи, Министерството на външните работи, Българската академия на науките, Комитета за телевизия и радио, Българската национална филмотека, Националната фотографска агенция и Творческото производствено обединение "Орфей", които постоянно съхраняват архивните документи на своето ведомство, както и мемориалните музеи, които съхраняват документи само за личностите, за които са създадени.

Чл. 7. Профилът на държавните архиви, съставът на фондовете им, териториалният обхват и източниците за комплектуване се определят от Главното управление на архивите.

Чл. 8. (1) При разработване и решаване на принципни въпроси от теорията и практиката на архивното дело Главното управление на архивите се подпомага от Междуведомствен координационен съвет (МКС), Централна експертно-проверочна комисия (ЦЕПК), Централна оценителна комисия (ЦОК) и др. Съставът и задачите на МКС се определят от председателя на Министерския съвет, а на ЦЕПК, ЦОК и други помощни органи - от началника на Главното управление на архивите.

(2) Началникът на Главното управление на архивите съгласувано с председателя на изпълнителния комитет на съответния областен народен съвет създава областен координационен съвет, в чийто състав влизат директорите на държавните архиви на територията на дадена област.

(3) В централните и местните държавни архиви се създават дирекционни съвети, чийто състав се утвърждава от началника на Главното управление на архивите.

Чл. 9. Задачите, организацията и дейността на органите, посочени в чл. 6, се определят от ръководителите на съответните ведомства съгласувано с началника на Главното управление на архивите.

Чл. 10. Главното управление на архивите осигурява изпълнението на международните договори в областта на архивното дело, в които участвува НР България.

Чл. 11. Учрежденията и организациите определят реда за класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването, използуването, охраната и опазването на документите си в съответствие с нормативните актове и след съгласуване със съответния орган за управление на Държавния архивен фонд.

Чл. 12. (1) Учрежденията и организациите задължително изработват свои списъци на видовете документи и номенклатури на делата със срокове за съхраняване. Списъците и номенклатурите се одобряват от ръководителите на учрежденията и организациите и се утвърждават от ръководителите на съответните органи за управление на Държавния архивен фонд.

(2) Ръководителите на учрежденията и организациите осигуряват внедряването на утвърдените номенклатури на делата не по-късно от 1 януари на следващата календарна година и носят лична отговорност за правилното им прилагане.

Чл. 13. (1) Документите се съхраняват в архивите на учрежденията и организациите или в обединени архиви до изтичането на посочените срокове в чл. 10, ал. 4 от закона, след което определените документи за постоянно съхраняване се предават по установения ред на съответните държавни или ведомствени архиви, които постоянно съхраняват документите си.

(2) При преустройство на учреждения и организации ръководителите им предават на правоприемника на дейността им документите, съставна част на Държавния архивен фонд, и техните описи в шестмесечен срок от датата на обявяване на преустройството.

(3) При ликвидация на учрежденията и организациите без посочен правоприемник на дейността им документите, които подлежат на постоянно съхраняване, се предават по установения ред на съответния държавен архив в шестмесечен срок от датата на ликвидацията.

(4) При смяна на ръководителите на учрежденията, организациите, структурните им звена и на завеждащите архивите документите се приемат-предават с опис и акт.

Чл. 14. Ръководителите на учрежденията и организациите носят лична отговорност за съхраняваните документи до предаването им в държавния архив.

Чл. 15. (1) Вътрешноведомствените контролни органи на учрежденията и организациите се задължават ежегодно да проверяват наличността, правилната организация, условията за съхраняването и опазването на документите, като отразяват резултатите в акт, който се изпраща в едномесечен срок за сведение в съответния орган за управление на Държавния архивен фонд.

(2) Констатациите на вътрешноведомствените контролни органи се отразяват и в протоколите от проверките на органите за управление на Държавния архивен фонд.

Чл. 16. Документите, утвърдени като неценни от органите за управление на Държавния архивен фонд, подлежат на унищожаване, ако не е необходимо по-нататъшното им съхраняване по други разпоредби.

Чл. 17. (1) Централната експертно-проверочна комисия при Главното управление на архивите разглежда принципни въпроси от теорията и практиката на експертизата на ценността и комплектуването на архивните документи. Тя утвърждава списъци за подборно комплектуване, списъци на видовете документи, примерни и типови номенклатури на делата.

(2) Съставът на експертно-проверочните комисии се определя от ръководителите на съответните държавни архиви.

(3) Заключенията на постоянно действуващите експертни комисии по чл. 11, ал. 2 от закона се обсъждат от експертно-проверочните комисии и се утвърждават от ръководителите на съответните държавни архиви.

(4) Главното управление на архивите определя реда за работа на експертно-проверочните комисии в държавните архиви.

Чл. 18. При покупка на лични архиви или отделни документи от граждани стойността се определя от действуващите оценителни комисии, чийто състав и дейност се определят от началника на Главното управление на архивите.

Чл. 19. Когато има опасност придобитите по наследство, дарение, завещание или по друг начин архивни документи от граждани да се унищожат, разпилеят или изнесат зад граница преди изтичането на срока по чл. 15, ал. 1 от закона, съответният орган за управление на Държавния архивен фонд с разрешение на прокуратурата съставя опис на архивните документи и ги приема за съхраняване до тяхното даряване, закупуване или отчуждаване.

Чл. 20. (1) Архивни документи и фондове, които са съставна част на Държавния архивен фонд, но са приети и се съхраняват в библиотеки, музеи, художествени галерии, институти, читалища, манастири и други учреждения, стопански и обществени организации, се предават на съответните държавни архиви съобразно техния профил в едногодишен срок от влизането в сила на този правилник. След изтичането на този срок редът за предаване и профилиране на документите се определя от Главното управление на архивите.

(2) Учрежденията и организациите, които притежават документи или сбирки от документи, нерегистрирани като съставна част на Държавния архивен фонд, са длъжни да ги декларират според профила пред съответния орган за управление на Държавния архивен фонд в шестмесечен срок от влизането в сила на този правилник.

(3) Сбирки от архивни документи може да се създават съгласно чл. 8, ал. 3 от закона само с разрешение на Главното управление на архивите по предложение на съответното учреждение или организация.

(4) В Главното управление на архивите се води отчет на архивни документи и фондове, съхранявани във всички органи за управление на Държавния архивен фонд, учреждения, организации и лица.

Чл. 21. (1) Ръководителите на учрежденията и организациите осигуряват необходимия квалифициран персонал за организирането и дейността на деловодството и учрежденския архив.

(2) За завеждащи учрежденски архиви в учрежденията и организациите може да се назначават историци-архивисти или други специалисти от съответната област. При необходимост органите за управление на Държавния архивен фонд оказват съдействие.

Чл. 22. Към органите за управление на Държавния архивен фонд може да се създават със заповед на началника на Главното управление на архивите звена за научно-техническа и тематична обработка на архивни фондове и документи на учрежденията и организациите срещу заплащане по установения ред.

Чл. 23. (1) Учрежденията и организациите предават на органите за управление на Държавния архивен фонд документите си, определени за постоянно съхраняване, заедно със справочните помагала към тях (каталозите, картотеките и др.).

(2) Научно-техническите документи, възникнали в резултат от основните или спомагателните дейности и функции на учрежденията и организациите и определени за постоянно съхраняване, се предават на органите за управление на Държавния архивен фонд заедно с административно-управленската документация и справочните помагала към тях.

(3) Централните учреждения и организации и поделенията им в страната, за които създаването и съхраняването на кино-фото-фоно- и видеодокументи е основна дейност, предават определените за постоянно съхраняване документи във ведомствените си архиви. Редът за предаване на кино-фото-фоно- и видеодокументите се определя от ръководителя на съответното ведомство съгласувано с Главното управление на архивите.

(4) Кино-фото-фоно- и видеодокументите, които са част от архивните фондове на редакции на вестници и списания или на учреждения и организации и са определени за постоянно съхраняване, се предават в оригинал и копие, придружени от съпроводителната документация и справочните помагала към тях в държавните архиви.

Чл. 24. Народната библиотека "Кирил и Методий" предава на Главното управление на архивите безплатно по един депозитен екземпляр от печатните произведения.

Чл. 25. Органите за управление на Държавния архивен фонд изграждат информационна система на архивите за обслужване на учрежденията, организациите и изследователите с документна информация.

Чл. 26. Учрежденията, организациите и лицата, предали на органите за управление на Държавния архивен фонд документи и копия от документи, имат до 3 години предимство за използуването и публикуването им.

Чл. 27. (1) Не се разрешава използуването на оригинали на архивни документи при наличие на техни копия. Същото се отнася и за оригинали на кино-фото-фоно- и видеодокументи (негатив, лаванда, тонфилм, единични позитиви до дублирането им, запис на магнитна лента от първоизточника и др.). Може да се използуват извън архивите само копия на архивни документи, но с разрешение на ръководителя на съответния архив.

(2) Не се разрешава използуването извън архива на научно-справочния апарат към всички видове документи с изключение на издадените в печатна форма справочници.

Чл. 28. Не се разрешава използуването на оригинали на архивни документи при организиране на изложби, музейни експозиции и др. Изключение може да се допусне само с разрешение на Главното управление на архивите.

Чл. 29. (1) Българските граждани, които желаят да използуват архивни документи съгласно чл. 18, ал. 2 от закона, подават писмена молба до ръководителя на съответния архив, в която посочват интересуващата ги тема и целта на използуване.

(2) Чуждите граждани използуват архивни документи само с разрешение на Главното управление на архивите.

(3) Документите с външнополитически характер се използуват независимо от това, къде се съхраняват, със съгласието на Министерството на външните работи.

(4) (Нова - ДВ, бр. 112 от 1999 г., в сила от 1.01.2000 г.) Документите от Централния военен архив се използват със съгласието на министъра на отбраната.

Чл. 30. (1) Институтите, които приемат чужди граждани по спогодби или като гости, желаещи да работят в българските архиви, са длъжни да предупредят Главното управление на архивите най-малко 30 дни преди пристигането им и да предоставят план на темата, по която ще се издирват документи.

(2) След получаване на разрешение от Главното управление на архивите институтите уведомяват чуждия гражданин.

Чл. 31. Учреждения, организации и лица може да получават копия на документи от органите за управление на Държавния архивен фонд след разрешение от ръководителя на съответния архив по установения ред.

Чл. 32. Редът за използуване на документите от състава на Държавния архивен фонд се определя от началника на Главното управление на архивите. За нарушение на този ред може да се налагат наказанията по чл. 21, ал. 1 от закона.

Чл. 33. Без разрешение на Главното управление на архивите български граждани нямат право да предават на чуждестранни учреждения, организации и лица оригинали, копия на документи или сведения от и за документите на Държавния архивен фонд.

Чл. 34. (1) Копия на документи (микрофилми, ксерокопия и др.) за чуждестранни граждани се предават само чрез Главното управление на архивите.

(2) Копия на документи от чуждестранните архиви за български граждани се получават чрез Главното управление на архивите. Получените копия направо в учрежденията и организациите от чуждестранни архиви, институти и граждани се декларират в шестмесечен срок след получаването им пред Главното управление на архивите.