НАРЕДБА ЗА УСЛОВИЯТА И РЕДА ЗА ОПАЗВАНЕТО, СЪХРАНЯВАНЕТО, ДОСТЪПА И ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ЦЕННИ ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ В ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ

Чл. 1. (1) С тази наредба се уреждат условията и редът за опазване, съхраняване, достъп и използване на ценни електронни документи в държавните архиви.

(2) Дейностите по ал. 1 се осъществяват от Държавна агенция "Архиви" и нейните структури.

Чл. 2. Ценните електронни документи са част от Националния архивен фонд.

Чл. 3. Председателят на Държавна агенция "Архиви" определя критериите за експертиза на ценността на електронните документи.

Чл. 4. Тази наредба не се прилага за ценни електронни документи, които:

1. съдържат класифицирана информация по смисъла на Закона за защита на класифицираната информация;

2. са дигитални копия на документи на хартиен носител.

Чл. 5. Не се допуска извършването на операции, които променят автентичността и интегритета на приетите ценни електронни документи в държавните архиви.

Чл. 6. С цел опазване и съхраняване на ценни електронни документи в държавните архиви се използват отделно или комбинирано методи, запазващи тяхното физическо съхранение, автентичност, интегритет и използваемост, като миграция и емулация.

Чл. 7. Дългосрочното опазване и съхраняване на ценни електронни документи се осъществява чрез:

1. осигуряване на материална и технологична база;

2. осигуряване на подходящи условия за съхраняване на различни географски места в съответствие с разпоредбите на чл. 32 и 33 от Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;

3. разработване и внедряване на информационна система за електронно архивиране (система за е-архивиране);

4. осигуряване на условия, гарантиращи мрежовата и информационната сигурност в съответствие с изискванията на Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;

5. осигуряване на постоянна хардуерна и софтуерна поддръжка;

6. осигуряване на квалифицирани служители;

7. осигуряване на бюджетно и извънбюджетно финансиране.

Чл. 8. Държавните архиви осигуряват публичен достъп до ценни електронни документи на потребителите на архивна информация съгласно Закона за Националния архивен фонд и Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.

Чл. 9. За осигуряване на достъпа държавните архиви създават, поддържат и предоставят научно-справочен апарат към ценните електронни документи, който е публичен и достъпен чрез системата за е-архивиране.

Чл. 10. Достъпът до ценни електронни документи може да бъде временно ограничен при техническа неизправност на хардуерни и/или софтуерни системи, обработващи, съхраняващи и/или възпроизвеждащи ценни електронни документи.

Чл. 11. (1) Политически партии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества и физически лица, включително чуждестранни, които предават ценни електронни документи в държавните архиви чрез дарение, завещание или договор, могат временно да ограничат тяхното използване.

(2) Ценните електронни документи могат по изключение и при техническа възможност да бъдат представени за използване и през срока на ограничението им след писмено съгласие на лицата, предали документите, или на техните правоприемници/наследници.

Чл. 12. (1) Временно достъпът до ценни електронни документи може да бъде ограничен и при определени условия съгласно чл. 86, т. 1, 2, 5 - 8 от Закона за Националния архивен фонд.

(2) Временното ограничение по чл. 86, т. 2, 6 - 8 от Закона за Националния архивен фонд се отразява в системата за е-архивиране.

Чл. 13. (1) За достъп до ценни електронни документи, които са с временно ограничение по чл. 86, т. 1, 2, 5 - 8 от Закона за Националния архивен фонд, се подава заявление в държавните архиви с посочени основания и цел на използване.

(2) Разрешение или мотивиран отказ за достъп по чл. 86, т. 1 и 2 от Закона за Националния архивен фонд се дава от ръководителя на съответния държавен архив при преценка на значимостта и целта на използване.

(3) Разрешение или мотивиран отказ за достъп по чл. 86, т. 6 и 8 от Закона за Националния архивен фонд се дава от ръководителя на съответния държавен архив след предоставяне на удостоверения за наследници или пълномощно от тях и по писмено искане от компетентни държавни органи.

(4) Дадено разрешение за използване на ценни електронни документи отпада при въвеждане на ограничение за достъп.

Чл. 14. Достъпът до ценни електронни документи на място за лица с увреждания се получава във форма, отговаряща на техните комуникативни възможности, съобразно техническите възможности на държавните архиви.

Чл. 15. (1) Ценни електронни документи от държавните архиви се използват чрез системата за е-архивиране след подадено заявление от страна на потребителя.

(2) Редът за подаване и образецът на заявление се определят с правилник на председателя на Държавна агенция "Архиви" съгласно чл. 4 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.

Чл. 16. Държавните архиви предоставят копия на ценни електронни документи за нуждите на държавни органи и организации, физически и юридически лица след заявена поръчка и заплащане на държавни такси в размер, определен с тарифа, приета от Министерския съвет, и цени на услугите, определени в акт на Министерския съвет.

Чл. 17. (1) Държавните архиви изготвят справки за ценни електронни документи по определен въпрос или тема при подадено заявление от страна на потребителя, в което се посочва и начинът за предоставянето им.

(2) Справки се изготвят само за включените ценни електронни документи в системата за е-архивиране, за които няма ограничение в достъпа.

(3) Справки се изготвят и предоставят срещу заплащане на държавни такси в размер, определен с тарифа, приета от Министерския съвет, и цени на услугите, определени в акт на Министерския съвет.

(4) При отказ за изготвяне на справка, ако това е свързано с необосновано големи разходи на труд, време и/или техническа невъзможност, държавните архиви уведомяват заявителя.

Чл. 18. Публикуването на ценни електронни документи, експонирането им в изложби, създаването на филми, радио- и телевизионни предавания и др. се осъществява по реда на Наредбата за реда за използването на документите от Националния архивен фонд след получено разрешение и заплащане за правото на възпроизвеждане съгласно цените на услугите, определени в акт на Министерския съвет.

Чл. 19. (1) При използването на ценни електронни документи от Националния архивен фонд се спазват правата на личността, авторското право, интересите на трети лица и защитата на личните данни съгласно приложимото законодателство.

(2) Държавните архиви не носят отговорност за начина на интерпретиране и използване на информацията, съдържаща се в ценните електронни документи.