НАРЕДБА № 2 ОТ 19 МАРТ 2018 Г. ЗА УСЛОВИЯТА И РЕДА ЗА ПОДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ ПО ЗАКОНА ЗА АКЦИЗИТЕ И ДАНЪЧНИТЕ СКЛАДОВЕ ПО ЕЛЕКТРОНЕН ПЪТ

Чл. 1. С тази наредба се уреждат условията и редът за подаване на документи по Закона за акцизите и данъчните складове (ЗАДС) пред митническите органи по електронен път в съответствие с изискванията на Закона за електронното управление (ЗЕУ), Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги, Регламент (ЕС) № 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО (ОВ, L 257/73 от 28 август 2014 г.), наричан по-нататък "Регламент (ЕС) 910/2014 г.", и Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ).

Чл. 2. Всички лица, които подават документи по ЗАДС пред митническите органи по електронен път, подлежат на регистрация по реда на тази наредба.

Чл. 3. Подаването на документи по електронен път се извършва чрез електронен обмен на информация, посредством използването на средства за електронна обработка на данни, между информационните системи на Агенция "Митници" и лицето чрез:

1. директен обмен на съобщения между информационните системи на Агенция "Митници" и информационната система на лицето чрез предварително изградена връзка от тип "система-система";

2. въвеждане на информацията в информационните системи на Агенция "Митници" чрез уебинтерфейса на Е-портала на Агенция "Митници".

Чл. 4. За обмена на информация посредством използването на средства за електронна обработка на данни по реда на тази наредба е необходимо лицето:

1. да прилага квалифициран електронен подпис съгласно изискванията на Регламент (ЕС) № 910/2014 г. и ЗЕДЕУУ;

2. да бъде регистрирано за обмен на информация, извършван посредством използването на средства за електронна обработка на данни с Агенция "Митници", по реда на тази наредба;

3. в случаите по чл. 3, т. 1 да е обезпечило изискванията по тази наредба за обмен на информацията чрез предварително изградена връзка от тип "система-система".

Чл. 5. Обменът на информация по тази наредба се осъществява съгласно:

1. изискванията и формата на данните за подаване по електронен път, заложени в спецификациите на електронните системи, утвърдени със заповед на директора на Агенция "Митници" и публикувани на Е-портала на Агенция "Митници" и на входа на информационната система;

2. реализираните функционалности на електронния портал на Агенция "Митници" за въвеждане на информацията в информационната система на администрацията чрез уебинтерфейс.

Чл. 6. (1) Информационните системи на Агенция "Митници" работят в непрекъснат 24-часов режим. Електронните документи и информация, които са постъпили след края на работното време на митническото учреждение, се обработват на следващия работен ден от постъпването им. Когато обработването на документите и информацията е свързано със спазването на законоустановени срокове:

1. документите и информацията се считат за постъпили към момента на постъпването им в информационната система на Агенция "Митници";

2. сроковете за обработването на документите и информацията от страна на митническата администрация, постъпили след края на работното време, започват да текат считано от следващия работен ден.

(2) Приемането, обработката на подадената информация и времето за отговор при обмена е в съответствие с разпоредбите на акцизното законодателство, правилата и условията, дадени в спецификациите по чл. 5, т. 1, за съответните електронни системи, като се отчита спецификата и компетентността на митническото учреждение, към което е подадена информацията.

Чл. 7. Не се обработва подадена по електронен път информация, която съдържа изпълним код или зловреден софтуер, независимо от формата му, нарушаващи сигурността на информационните системи на Агенция "Митници".

Чл. 8. Действията, свързани с обмена и съхранението на информация, извършвани посредством използването на средства за електронна обработка на данни, се протоколират от информационните системи със системни записи и чрез подписване и удостоверяване по време в случаите, когато е приложимо.

Чл. 9. Лицето, което ще обменя информация с информационните системи на Агенция "Митници" чрез връзка от тип "система-система" по чл. 3, т. 1, трябва самостоятелно и за своя сметка:

1. да комплектува своята информационна система с необходимите апаратни, системни, мрежови и телекомуникационни средства, като връзката се осъществява с криптиран мрежов канал;

2. да осигури необходимите програмни и технически средства за защита на информацията;

3. да осигури необходимата възможност за връзка между своята информационна система и информационната система на Агенция "Митници";

4. при електронния обмен на информация да спазва техническите изисквания за комуникационно оборудване и сигурност съгласно приложение № 1;

5. да осигури информационната система, чрез която ще предоставя информация към митническата администрация съгласно тази наредба, да е съвместима с информационната система на Агенция "Митници" и напълно да отговаря на изискванията за обмен на съобщения съгласно публикуваните на Е-портала на Агенция "Митници" спецификации, както и да не възпрепятства бизнес процесите и осъществявания от митническите органи контрол;

6. преди въвеждане в експлоатация на връзката между информационните системи да проведе тестове за съвместимост по процедура съгласно приложение № 2.

Чл. 10. Агенция "Митници" осигурява на лицата по чл. 3, т. 1 възможност за преглед на изпратените и получените съобщения при обмена на информация посредством използването на средства за електронна обработка на данни.

Чл. 11. Регистрацията за обмен на информация посредством използването на средства за електронна обработка на данни, наричана по-долу "регистрация", се извършва чрез подаване на заявление за регистрация съгласно приложение № 3, като:

1. заявлението за регистрация се подава по електронен път посредством средствата, предоставени от Е-портала на Агенция "Митници"; в тези случаи спрямо заявлението се прилага квалифициран електронен подпис на правоимащото лице, наричан по-долу "КЕП", издаден съгласно изискванията на Регламент (ЕС) № 910/2014 г. и ЗЕДЕУУ;

2. регистрацията може да се извърши от лицето или от упълномощен от него представител;

3. към електронното заявление за регистрацията на юридическите лица се прилага КЕП на законния му представител или КЕП на упълномощеното лице; в случай че законните представители на юридическото лице са повече от един, се прилага пълномощно, с което се упълномощава едно от лицата да извърши регистрацията.

Чл. 12. За целите на регистрацията по реда на тази наредба се обработват следните данни:

1. акцизен номер на лицето, което се регистрира за обмен на информация посредством използването на средства за електронна обработка на данни, в случаите, когато то има регистрация по ЗАДС;

2. данни за автора на заявлението за регистрация по смисъла на чл. 4 от ЗЕДЕУУ:

2.1. трите имена;

2.2. уникален идентификатор (единен граждански номер (ЕГН), личен номер (ЛН) или личен номер на чужденец (ЛНЧ), когато авторът е лице, регистрирано на територията на Република България;

2.3. информация за контакт;

2.4. адрес на електронна поща, на който се потвърждава стартираният процес на регистрация;

2.5. в случаите на представителство - информация дали авторът действа като законен представител, или въз основа на упълномощаване;

2.6. данни от удостоверението за КЕП, от което се извличат автоматично и се отнасят до:

а) наименованието и адреса на доставчика на удостоверителни услуги, както и указание за държавата, в която е установил своята дейност;

б) името или псевдонима на титуляря на електронния подпис;

в) единен граждански номер на титуляря или други особени атрибути, свързани с титуляря, ако удостоверението се издава за конкретна цел, както и ако доставчикът поддържа политика за издаване на удостоверения с вписване на такива атрибути;

г) публичния ключ, съответстващ на държания от титуляря частен ключ за създаване на квалифицирания електронен подпис;

д) срока на действие на удостоверението;

е) уникалния идентификационен код на удостоверението;

ж) уникален идентификатор на лицето - единен идентификационен код (ЕИК) по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, ЕИК по Закона за регистър БУЛСТАТ;

2.7. в случаите на упълномощаване - данни за пълномощното;

3. данни за лицето, което се регистрира за обмен на информация посредством използването на средства за електронна обработка на данни:

3.1. трите имена, съответно наименование;

3.2. уникален идентификатор (ЕГН, ЕИК по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, ЕИК по Закона за регистър БУЛСТАТ, ЛН и ЛНЧ), когато титулярят е регистриран на територията на Република България;

3.3. адрес на електронна поща, на който се изпраща съобщение за потвърждаване на стартирания процес на регистрация;

3.4. седалище и адрес на управление, когато заявлението се подава за юридическо лице или едноличен търговец;

3.5. друга информация за контакт;

4. данни за служителите, на които се предоставят права да подписват електронни документи на лицето и които ще въвеждат информация по електронен път:

4.1. трите имена;

4.2. потребителски права за достъп;

4.3. данни от удостоверенията за КЕП, които ще бъдат прилагани; данните се извличат автоматично и се отнасят до:

а) наименованието и адреса на доставчика на удостоверителни услуги, както и указание за държавата, в която е установил своята дейност;

б) името или псевдонима на титуляря на електронния подпис;

в) единен граждански номер на титуляря или други особени атрибути, свързани с титуляря, ако удостоверението се издава за конкретна цел, както и ако доставчикът поддържа политика за издаване на удостоверения с вписване на такива атрибути;

г) публичния ключ, съответстващ на държания от титуляря частен ключ за създаване на квалифицирания електронен подпис;

д) срока на действие на удостоверението;

е) уникалния идентификационен код на удостоверението;

ж) уникален идентификатор на лицето - ЕИК по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, ЕИК по Закона за регистър БУЛСТАТ;

5. данни за служител на лицето с права за администриране на информацията, свързана с регистрацията и предоставяне/прекратяване на права за достъп на служители на лицето:

5.1. трите имена;

5.2. потребителски права за достъп;

5.3. данни от удостоверенията за КЕП, които ще бъдат прилагани; данните се извличат автоматично и се отнасят до:

а) наименованието и адреса на доставчика на удостоверителни услуги, както и указание за държавата, в която е установил своята дейност;

б) името или псевдонима на титуляря на електронния подпис;

в) единен граждански номер на титуляря или други особени атрибути, свързани с титуляря, ако удостоверението се издава за конкретна цел, както и ако доставчикът поддържа политика за издаване на удостоверения с вписване на такива атрибути;

г) публичния ключ, съответстващ на държания от титуляря частен ключ за създаване на квалифицирания електронен подпис;

д) срока на действие на удостоверението;

е) уникалния идентификационен код на удостоверението;

ж) уникален идентификатор на лицето - ЕИК по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, ЕИК по Закона за регистър БУЛСТАТ.

Чл. 13. (1) В случаите, в които данни по чл. 12 се обработват от митническата администрация, въз основа на друга съществуваща регистрация на автора или титуляря за ползване на функционалности на информационните системи на Агенция "Митници" или са налични в първичен регистър на държавната администрация:

1. съответните данни се актуализират автоматично при попълването на уникален идентификатор на автора или титуляря;

2. титулярят се уведомява за извършените промени чрез изпращане на съобщение на посочения адрес на електронна поща преди приключване на процеса по регистрация по реда на тази наредба.

(2) Автоматичното актуализиране на данните на регистрираното лице не отменя задължението на лицето да извърши съответното уведомяване за промяна, предвидено в ЗАДС.

Чл. 14. С регистрацията си за обмен на информация посредством използването на средства за електронна обработка на данни лицето декларира, че подадената от него информация е точна, пълна и вярна и гарантира автентичността на заявлението за регистрация.

Чл. 15. Документи на хартиен носител по отношение на регистрацията за въвеждане на информация по електронен път се изискват в следните случаи:

1. когато лицето не е установено на територията на страната, но е установено на територията на друга държава - членка на Европейския съюз, или друга държава - страна по Споразумението за Европейското икономическо пространство;

2. когато регистрацията се извършва от упълномощено лице.

Чл. 16. В случаите на чл. 15, т. 1 се представят документи за регистрация, издадени от компетентните органи на съответната държава, които осигуряват необходимите идентификационни данни и актуално състояние, не по-късно от 6 месеца преди подаване на документите за регистрация. Документите се оформят по начин, който отговаря на изискванията за легализация, произтичащи от Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове, съставена на 5 октомври 1961 г. в Хага (обн., ДВ, бр. 45 от 2001 г.; попр., бр. 17 от 2014 г.), ратифицирана със закон (ДВ, бр. 47 от 2000 г.), или в съответствие с изискванията на действащи двустранни договори за правна помощ между Република България и съответната държава. В случай че документите, произхождащи от друга държава, не притежават или не могат да бъдат снабдени с апостил, за да произведат действие на територията на Република България, те трябва да бъдат удостоверени (легализирани) съгласно общоприетата практика, прилагана от Министерството на външните работи.

Чл. 17. В случаите на чл. 15, т. 2 се представя изрично писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа, доказващо, че лицето е упълномощено да извърши това действие.

Чл. 18. Документите по чл. 16 и 17 се представят на хартиен носител в оригинал в Централното митническо управление на Агенция "Митници", вкл. чрез изпращането им като препоръчана пощенска пратка чрез регистриран или лицензиран пощенски оператор. Документи, представени на чужд език, трябва да бъдат придружени с точен превод на български език. В тези случаи се предоставя информация и за подаденото по електронен път заявление. Документите се представят в 7-дневен срок считано от получаването на съобщението за стартиране на процеса на регистрация.

Чл. 19. Юридическите лица, установени в държава - членка на Европейски съюз, посочват безплатен публичен регистър, достъпен на английски език, от който да са видни изискуемите данни по регистрацията - в случай че такъв регистър е наличен.

Чл. 20. Заявлението за регистрация се подава само по електронен път, като при подаването му се извършват следните проверки:

1. проверка за наличието на зловреден софтуер и вируси;

2. проверка за посочването на адрес на електронна поща;

3. в случаите, когато регистрацията се отнася до физическо лице - проверки, свързани с идентификацията по реда на чл. 22, ал. 1 и 2 от Закона за електронното управление във връзка със Закона за електронната идентификация;

4. в случаите, когато заявлението се подава от името на юридическо лице, освен проверките по т. 3 по отношение на автора на електронното заявление се извършва и проверка за наличие на уникален идентификатор на титуляря (юридическо лице);

5. проверка на валидността на удостоверението за КЕП.

Чл. 21. При наличието на технологична възможност проверките по чл. 20, т. 3 и 4 се извършват автоматизирано чрез средата за служебен автоматизиран достъп до регистри с първични данни RegiX и приключват с изпращане на отговор до заявителя, че електронното заявление е успешно прието. При установено несъответствие до заявителя се изпраща автоматично съобщение, че заявлението не е прието, заедно с описание на причините за това, в случай че е посочен адрес на електронна поща.

Чл. 22. Директорът на Агенция "Митници" определя служителите, отговорни за приемането на заявлението, изискваните документи и извършването на проверка на данните в тях, както и проверката на изпратените по електронен път документи.

Чл. 23. Стартираният процес на регистрация се потвърждава с електронно съобщение на адреса на електронна поща, посочен от лицето.

Чл. 24. Лицето трябва да приключи регистрацията на Е-портала на Агенция "Митници" в 14-дневен срок от получаване на съобщението. При неспазване на срока се изпраща съобщение, с което се уведомява за прекратяване на процеса по извършването на регистрация, като се посочват и причините за това.

Чл. 25. (1) Потвърждаването на регистрацията или прекратяване на процеса за извършването на такава се съобщават на лицето с изпращането на електронно съобщение на посочения адрес на електронна поща.

(2) След потвърждаване на регистрацията лицето може да извършва обмен на информация с митническата администрация посредством използването на средства за електронна обработка на данни в съответствие с тази наредба и да извършва действия в съответствие с предоставените му права.

Чл. 26. Актуализацията на данни, които се обработват от първичен администратор на данни, се осъществява въз основа на служебно уведомяване съобразно изискванията на Закона за електронното управление.

Чл. 27. В случаите, когато Агенция "Митници" се явява първичен администратор на данни по смисъла на Закона за електронното управление, заявената от лицето промяна на такива данни, свързани с предоставянето на други административни услуги от страна на Агенция "Митници", но касаещи регистрацията на лицето за въвеждане на информация по електронен път по тази наредба, се извършва по служебен път и по отношение на тази регистрация.

Чл. 28. В случаите, когато Агенция "Митници" се явява първичен администратор на данни по смисъла на Закона за електронното управление, заявената от лицето промяна на такива данни, свързани с регистрацията му за въвеждане на информацията по електронен път по реда на тази наредба, но касаещи предоставянето на други административни услуги, предоставяни от Агенция "Митници", се извършва по служебен път по отношение и на тези административни услуги.

Чл. 29. В случаите на извършена актуализация по чл. 26 - 28 лицето се уведомява чрез съобщение, изпратено на посочения адрес на електронна поща, а при наличието на технологична възможност и през уебинтерфейс.

Чл. 30. В случаите, различни от тези по чл. 26 - 28, при промяна на обстоятелствата, свързани с регистрацията му по реда на тази наредба, лицето е длъжно да отрази промените в 7-дневен срок от тяхното настъпване, като:

1. промяната на данни в регистрацията се извършва чрез редактиране на заявлението;

2. спрямо редактираното заявление се прилага КЕП на лицето;

3. в случаите на промяна на упълномощаването допълнително се предоставя и пълномощно;

4. когато за промяната на данни е необходимо представянето на допълнителни документи, то се извършва по реда на раздел II;

5. потвърждение на извършената промяна се изпраща до посочения адрес на електронна поща.

Чл. 31. За неуредените въпроси по отношение на актуализацията на данни се прилагат съответните разпоредби, отнасящи се до извършването на първоначална регистрация.

Чл. 32. В случаите, в които служител на регистрирано лице, определен за въвеждане на информация по електронен път по реда на тази наредба, не е подавал такава за период от 6 месеца, извършената регистрация на този служител се деактивира. Деактивирането е ограничаване на възможността за обмен на информация посредством използването на средства за електронна обработка на данни на Агенция "Митници".

Чл. 33. Лицето и служителят се уведомяват за извършеното деактивиране на регистрацията чрез съобщение, изпратено на посочените адреси на електронна поща.

Чл. 34. Лицето може да възобнови регистрацията си, като потвърди актуалността на данните от заявлението за регистрация и приложенията към него. Спрямо потвърденото заявление се прилага КЕП на лицето.

Чл. 35. Когато е настъпила промяна в обстоятелствата по чл. 30, лицето актуализира данните за регистрацията си в съответствие с изискванията на чл. 30, т. 1 - 4.

Чл. 36. Лицето се уведомява за възобновяването на регистрацията или за причините, поради които регистрацията не може да бъде възобновена, с електронно съобщение, изпратено на посочения адрес на електронна поща.

Чл. 37. Регистрацията за обмен на информация посредством използването на средства за електронна обработка на данни се прекратява в следните случаи:

1. по искане на лицето;

2. когато лицето не изпълнява изискванията на тази наредба;

3. в 30-дневен срок след изтичане на календарния месец, следващ месеца, в който е влязло в сила решението за прекратяване на лиценза или регистрацията на лицето по ЗАДС, в случаите, в които лицето няма други лицензи или регистрации;

4. при прехвърляне на фирмата на едноличния търговец или заличаването му или при прекратяване на юридическото лице, с изключение на преобразуване чрез промяна на правната форма;

5. при обявена несъстоятелност;

6. при смърт на физическо лице;

7. при констатирана нередност по отношение на регистрацията.

Чл. 38. При прекратяване на регистрацията на лицето се изпраща съобщение на посочения адрес на електронна поща.

Чл. 39. Електронните документи по ЗАДС се подават чрез електронните системи до компетентното митническо учреждение, което е определено за съответното лице по ЗАДС (по седалище на лицето или по местонахождение на данъчния склад или обект), в съответствие с образците на документите и съгласно изискванията, посочени в ЗАДС, Правилника за прилагане на Закона за акцизите и данъчните складове (ППЗАДС) и нормативните актове, свързани с тяхното прилагане.

Чл. 40. (1) Подаването на документи по ЗАДС по електронен път се извършва в сроковете, определени в действащото законодателство.

(2) Приемането и обработването от митнически служител на подадените по електронен път документи се извършва в рамките на работното време на съответното митническо учреждение.

Чл. 41. (1) Информационната система извършва формален и логически контрол на данните в подадените документи. Формалният контрол включва в обхвата си спазване на изискванията за формат на записа, включително попълването на задължителните полета, проверка за компетентност на митницата, в която е подаден документът, ЕИК на икономическия оператор и др.

(2) След извършване на проверката системата регистрира приетите документи.

(3) Ако при извършване на проверката са открити несъответствия, системата изпраща съобщение до лицето за открити несъответствия.

(4) След като икономическият оператор коригира по електронен път установените от системата несъответствия, системата регистрира приетите документи.

Чл. 42. При наличие на извънредни обстоятелства, когато компютърната система не работи (аварийна процедура), се прилага редът, предвиден в ЗАДС и ППЗАДС.