Държавен вестник, брой 110 от 29.XII

§ 1. В наименованието на инструкцията думите "разплащателни ведомости" се заменят с "ведомости за заплати".

§ 2. В чл. 1 се правят следните изменения и допълнения:

1. Алинея 1 се изменя така:

"(1) С тази инструкция се уреждат редът и условията за предаването, приемането, изземването, обработването, съхраняването и използването на ведомости за заплати и трудовоправни документи, съставени и/или издадени от осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документи, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи."

2. В ал. 2 след думите "по банков път" се добавя "към подлежащите на предаване ведомости за заплати".

§ 3. В чл. 2 ал. 4 се изменя така:

"(4) Не се приемат и изземват документи по чл. 1:

1. които не са оформени и/или подписани съгласно действащия към датата на съставянето им ред;

2. чието физическо състояние не позволява да бъдат използвани за установяване на факти с правно значение при преценката на осигурителни права;

3. които са съставени и съхранявани като електронни документи:

а) ведомости за заплати - преди 1 януари 2002 г.;

б) трудовоправни документи - преди 1 януари 2017 г."

§ 4. В чл. 3 думите "Разплащателни ведомости на" се заменят с "Документи по чл. 1, съставени и/или издадени от".

§ 5. В чл. 4, ал. 1 думите "Осигурителите, държавните учреждения, общините и кметовете и лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. КСО" се заменят с "Осигурителите и лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. от Кодекса за социално осигуряване (КСО)".

§ 6. В чл. 5 се правят следните изменения и допълнения:

1. В ал. 1, т. 3 и в ал. 6 думата "заявлението-декларация" се заменя със "заявлението".

2. В ал. 5 в текста преди т. 1 думата "заявление-декларация" се заменя с "писмено заявление по образец, утвърден от управителя на Националния осигурителен институт".

3. Алинея 7 се изменя така:

"(7) Заявлението се подава от:

1. лицето, представляващо осигурителя - лично или чрез упълномощено от него лице съгласно чл. 18 от Административно-процесуалния кодекс (АПК);

2. лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. КСО;

3. наследниците на починалия едноличен търговец, едноличен собственик на търговско дружество или физическо лице - осигурител."

4. Алинея 8 се изменя така:

"(8) Когато заявлението се подава от пълномощник, копие от пълномощното се прилага към него и се съхранява в ТП на НОИ. Когато заявлението се подава от лице по ал. 7, т. 3 и към него не е приложено удостоверение за наследници, същото се изисква служебно от съответната община (кметство). Общината (кметството) изпраща удостоверението в 14-дневен срок от получаване на искането. В тези случаи заявлението може да бъде подадено само от един от наследниците, ако е упълномощен с нотариално заверено пълномощно за това от останалите наследници."

5. Алинея 9 се изменя така:

"(9) Заявлението се подава по един от следните начини:

1. на място в съответното ТП на НОИ или в съответния регионален архивен център;

2. чрез лицензиран пощенски оператор;

3. по електронен път по реда на Закона за електронното управление (ЗЕУ)."

§ 7. В чл. 6 се правят следните изменения и допълнения:

1. В ал. 1:

а) в текста преди т. 1 думите "Документите по чл. 1" се заменят с "Документите по чл. 1 на хартиен носител";

б) в т. 1 и 2 думата "заявление-декларация" се заменя със "заявление";

в) в т. 3 думите "разплащателни ведомости" се заменят с "ведомости за заплати";

г) в т. 4 след думите "поради обстоятелството, че не" се добавя "им".

2. В ал. 2 след думите "ал. 4" се поставя запетая и се добавя "т. 1 и 2."

3. Алинея 3 се отменя.

§ 8. В чл. 7 се правят следните изменения и допълнения:

1. Алинея 1 се изменя така:

"(1) Документите по чл. 1 на хартиен носител се обработват от лицата по чл. 4, ал. 1 за тяхна сметка съобразно изискванията на чл. 8 - 13."

2. Алинея 2 се изменя така:

"(2) Иззетите по реда на чл. 6 документи, които не са обработени, се обработват съобразно изискванията на чл. 8 - 13 за сметка на НОИ от определени от ръководителя на ТП на НОИ служители или от избран по реда на Закона за обществените поръчки изпълнител."

§ 9. В чл. 9 ал. 4 се изменя така:

"(4) В делата, съдържащи трудовоправни документи, документите се подреждат за всяко лице в хронологичен ред."

§ 10. В чл. 12, ал. 4 думите "разплащателни ведомости" се заменят с "ведомости за заплати".

§ 11. Създава се чл. 14а:

"Чл. 14а. (1) Документите по чл. 1, създадени и съхранявани само като електронни документи, се предават в НОИ само в електронен вид.

(2) Документите се подготвят за предаване от лицата по чл. 4, ал. 1 за тяхна сметка съгласно изискванията на приложение № 1, като задължително се подписват с квалифициран електронен подпис от лице, представляващо осигурителя.

(3) Към електронните документи, които предава в ТП на НОИ, осигурителят следва да представи декларация, в която са описани всички електронни подписи, с които са подписани документите, с упоменатите в т. 4, буква "б" от приложение № 1 реквизити.

(4) Документите по ал. 1 се систематизират в електронни дела, оформени в отделни папки (директории).

(5) Формирането на електронните дела се извършва чрез групиране на документите по видове."

§ 12. В чл. 15 се правят следните изменения и допълнения:

1. В ал. 1 изр. трето и четвърто се заличават.

2. Алинея 2 се изменя така:

"(2) По искане на осигурител - юридическо лице или едноличен търговец, който през продължителни периоди от време е осъществявал дейност на територията на ТП на НОИ, различно от ТП на НОИ по седалището му, документите по чл. 1 могат да бъдат предадени в ТП на НОИ, на чиято територия е осъществявана дейността, след мотивирано предложение на длъжностното лице, на което е възложено ръководството на дейността на осигурителния архив в НОИ, и заповед на управителя на НОИ."

3. Алинея 3 се изменя така:

"(3) Документите по чл. 1 могат да се предават и в съответния регионален архивен център."

§ 13. Член 16 се изменя така:

"Чл. 16. Когато документите по чл. 1 са предадени в ТП на НОИ, разходите за превозването им до определения регионален архивен център са за сметка на ТП на НОИ, което ги е приело."

§ 14. В чл. 17 се правят следните изменения и допълнения:

1. В ал. 1 думата "архивохранилищата" се заменя с "регионалните архивни центрове".

2. Създава се ал. 3:

"(3) Приетите електронни документи се съхраняват в оригиналния си вид и формат по начин, осигуряващ оперативна достъпност за използване. След съхраняването им техническите носители, на които приетите в НОИ електронни документи са били записани, се връщат на лицата по чл. 4, ал. 1."

§ 15. Член 18 се изменя така:

"Чл. 18. Документите по чл. 1 се приемат от назначена със заповед на директора на ТП на НОИ комисия в състав от председател и двама членове. При постъпило заявление за предаване на документи по чл. 14а в състава на комисията задължително се включва и допълнителен член - служител с компетентност в областта на информационните системи и/или комуникации."

§ 16. В чл. 19, ал. 2 се създават т. 4 - 6:

"4. установи, че електронният носител е повреден, нечетим или е с вируси;

5. електронните документи не са подписани с квалифициран електронен подпис или не отговарят на изискванията в приложение № 1;

6. се установи, че документите не са първоначално създадени и съхранени като електронни документи."

§ 17. В член 20 ал. 1 се изменя така:

"(1) За приемането на документите се съставя приемателно-предавателен протокол в два екземпляра - един за ТП на НОИ и един за осигурителя."

§ 18. Член 21 се отменя.

§ 19. В чл. 22 се правят следните изменения и допълнения:

1. Алинея 1 се изменя така:

"(1) Въз основа на двустранно подписания приемателно-предавателен протокол ръководителят на съответното ТП на НОИ или упълномощено от него длъжностно лице издава удостоверение по чл. 5, ал. 10 КСО за предаване на ведомостите за заплати."

2. Алинея 2 се изменя така:

"(2) Когато осигурителят е регистриран след 1 януари 2000 г. и не е имал наети лица, се издава удостоверение, в което след проверка в информационната система на НОИ се вписват посочените обстоятелства."

3. В ал. 3 думите "разплащателните ведомости" се заменят с "ведомости за заплати".

4. В ал. 4 думата "заявлението-декларация" се заменя със "заявлението".

5. Алинея 5 се изменя така:

"(5) Удостоверението се връчва лично срещу подпис, чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка на посочен адрес или на съответния адрес по чл. 18а, ал. 8 от АПК или по електронен път по реда на ЗЕУ."

6. В ал. 6 думите "по чл. 22, ал. 1" се заличават.

§ 20. В чл. 23 думите "в ТП на НОИ и в архивохранилището" се заличават.

§ 21. В чл. 24 се правят следните изменения и допълнения:

1. В ал. 1 думите "в ТП на НОИ" се заличават.

2. Алинея 3 се отменя.

§ 22. В чл. 29 се правят следните изменения и допълнения:

1. В ал. 1 след думата "масив" се добавя "и се съхраняват в срока по чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО".

2. Алинея 2 се изменя така:

"(2) За организиране, съхранение и използване на документалния масив в ТП на НОИ и в регионалните архивни центрове се създават архивохранилища."

3. Алинея 3 се изменя така:

"(3) Приетата по реда на раздел III документация се завежда в единен регистър и документите се подреждат в архивохранилището по предварително изготвена схема."

4. Създава се нова ал. 4:

"(4) Стелажите и клетките на стелажите се номерират."

5. Създава се ал. 5:

"(5) На всеки стелаж се поставя указател, който съдържа следните данни:

1. брой клетки на стелажа;

2. наименование на осигурителите и номера на клетките, в които са разположени съответните документи;

3. вид на документите;

4. периодите, за които се отнасят."

6. Досегашната ал. 4 става ал. 6 и се изменя така:

"(6) Методическа помощ и контрол по състоянието, съхраняването и използването на документите в архивохранилищата се осъществяват от дирекция "Осигурителен архив" в Централното управление на НОИ."

§ 23. В чл. 29а ал. 3 и 4 се отменят.

§ 24. Член 30 се изменя така:

"Чл. 30. (1) Въз основа на приетите по реда на раздел III документи по чл. 1 се издават следните удостоверения:

1. за осигурителен стаж;

2. за осигурителен доход;

3. за трудов стаж;

4. за доход във връзка с данъчно облагане по Закона за данъците върху доходите на физическите лица;

5. по чл. 5, ал. 2 от Закона за установяване на трудов и осигурителен стаж по съдебен ред.

(2) Удостоверенията са по образец, утвърден от управителя на НОИ."

§ 25. В чл. 32 се правят следните изменения и допълнения:

1. Алинея 1 се изменя така:

"(1) За издаване на удостоверение по чл. 30 заинтересованите лица подават писмено заявление по образец, утвърден от управителя на НОИ. В заявлението се посочват: трите имена, ЕГН/ЛН/ЛНЧ/СлН, адресът, наименованието на осигурителя, при когото е работило лицето, заеманата длъжност, периодът на работа, видът на искания документ и периодът, за който се отнася документът. При промени в наименованието на осигурителя в заявлението се посочва наименованието, което осигурителят е имал по време на полагане на стажа. По възможност лицето посочва предишни и следващи наименования на осигурителя, както и адреса му."

2. Алинея 2 се отменя.

3. Създава се нова ал. 3:

"(3) Заявлението се подава:

1. на място в съответното ТП на НОИ или регионален архивен център;

2. чрез лицензиран пощенски оператор;

3. по електронен път по реда на ЗЕУ."

4. Досегашната ал. 3 става ал. 4.

5. Досегашната ал. 4 става ал. 5 и в нея думите "с нотариално заверено пълномощно" се заменят със "съгласно чл. 18 от АПК".

6. Досегашната ал. 5 става ал. 6 и се изменя така:

"(6) Когато заявлението по ал. 1 се подава от наследник и към него не е приложено удостоверение за наследници, същото се изисква служебно от съответната община (кметство)."

7. Досегашната ал. 6 става ал. 7 и се изменя така:

"(7) Документи по чл. 30, ал. 1, т. 1 и 2 се издават и по искане на длъжностните лица по чл. 40, ал. 3, чл. 54ж, ал. 1 и чл. 98, ал. 1 КСО в ТП на НОИ, като в искането се посочват всички данни по ал. 1 и 2. Екземпляр от издадения по този ред документ се изпраща на лицето."

§ 26. В чл. 34 ал. 2 се изменя така:

"(2) Документите по чл. 30 се връчват лично срещу подпис, чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка на посочен точен адрес или по електронен път по реда на ЗЕУ."

§ 27. Член 35 се отменя.

§ 28. Параграф 1 от допълнителните разпоредби се изменя така:

"§ 1. По смисъла на тази инструкция:

1. "Трудовоправни документи" са:

а) документите по чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО - трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения;

б) неполучените от осигурените лица трудови книжки, издадени удостоверения за трудов/осигурителен стаж и осигурителен доход и други съхранени от осигурителите документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и/или осигурителен доход, и/или категория труд.

2. "Документи, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи" са:

а) документите по т. 1;

б) протоколните книги за установяване на членство в ТКЗС;

в) декларациите за членство в ТКЗС;

г) партидните книги за начислените трудодни на член-кооператорите и на членовете на техните домакинства срещу вложения от тях труд;

д) списъците на производствените бригади;

е) списъците на постоянно заетите на работа кооператори;

ж) книгите за пенсионните вноски;

з) книгите за отработените трудодни на кооператорите;

и) книгите за семеен акорд;

й) изплащателните картони;

к) личните досиета;

л) азбучниците;

м) книгите за отчитане на труда.

3. "Електронен документ" е документ по смисъла на чл. 3, т. 35 от Регламент (ЕС) № 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО (OB, L 257/73 от 28 август 2014 г.).

4. Съответен регионален архивен център е:

а) Регионален архивен център към ТП на НОИ - Пловдив, за ТП на НОИ - Пловдив, ТП на НОИ - Пазарджик, и ТП на НОИ - Смолян;

б) Регионален архивен център към ТП на НОИ - Кюстендил, в с. Невестино за ТП на НОИ - София-град, ТП на НОИ - София област, ТП на НОИ - Благоевград, ТП на НОИ - Перник, и ТП на НОИ - Кюстендил;

в) Регионален архивен център към ТП на НОИ - Търговище, за ТП на НОИ - Варна, ТП на НОИ - Разград, и ТП на НОИ - Търговище;

г) Регионален архивен център към ТП на НОИ - Ловеч, в гр. Тетевен за ТП на НОИ - Плевен, ТП на НОИ - Велико Търново, ТП на НОИ - Габрово, и ТП на НОИ - Ловеч;

д) Регионален архивен център към ТП на НОИ - Враца, за ТП на НОИ - Враца, ТП на НОИ - Видин, и ТП на НОИ - Монтана;

е) Регионален архивен център към ТП на НОИ - Силистра, за ТП на НОИ - Добрич, и ТП на НОИ - Силистра."

§ 29. Създава се приложение № 1 към чл. 14а:

"Приложение № 1 към чл. 14а

Изисквания към формата, качеството, наименованията и организацията на електронните документи и електронните подписи

I. Изисквания към формата и качеството на електронните документи и електронните подписи.

1. Допустим формат на електронните документи:

а) за ведомости за заплати:

аа) текст - *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt (за MS Word, минимална версия "XP");

бб) електронна таблица - *.xls, *.xlsx, *.ods (за MS Excel, минимална версия "XP");

вв) Portable Document Format (*.pdf) - действителен (за Adobe Acrobat, минимална версия "6.0");

гг) структурирани с визуално изражение -

*.HTML, *.TXT, *.CSV;

б) за трудовоправни документи:

аа) текст - *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt (за MS Word, минимална версия "XP");

бб) електронна таблица - *.xls, *.xlsx, *.ods (за MS Excel, минимална версия "XP");

вв) Portable Document Format (*.pdf) - действителен (за Adobe Acrobat, минимална версия "6.0");

гг) изображения (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.tiff, *.bmp).

2. Минимални изисквания за качеството на документите:

а) документите да съдържат прав (некриптиран) текст;

б) документите да не съдържат препратки към електронни адреси и уеб страници;

в) документите трябва да бъдат черно-бели изображения с разделителна способност до 300 dpi (точки на инч);

г) документите във формат *.pdf да не са получени чрез сканиране на отпечатан документ или изображение, поставено и съхранено като *.pdf;

д) файловете, съдържащи документи, да не са заразени с вируси.

3. Критерии, на които следва да отговарят документите:

а) всеки документ да бъде представен в отделен файл;

б) всеки документ да бъде подписан с електронен подпис;

в) за ведомости за заплати:

аа) данните във файлове с формат *.TXT, *.CSV да са с разделител между полетата - "вертикална черта", и да съдържат задължителен заглавен ред с информация за представената ведомост/част от ведомост;

бб) всички формати за дата в документите трябва да са съобразени със стандартния за България формат "DD.MM.YYYY HH:MM:SS", като наличието на време към датата не е задължително.

4. Изисквания към електронните подписи:

а) вид електронен подпис - квалифициран електронен подпис (КЕП);

б) реквизити на електронния подпис:

Електронните подписи съдържат всички атрибути съгласно изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ), в т.ч. задължително съдържат следните реквизити:

аа) автор (личен идентификатор, имена);

бб) ЕИК/код по БУЛСТАТ;

вв) адрес на електронна поща;

гг) издател и валиден срок към датата на подписване на документите/файловете; електронният подпис не може да е от тип за удостоверяване на сървър, уеб сайт или IP адрес, както и електронен печат.

II. Изисквания към наименованието и организацията на електронните документи.

1. Всеки документ съдържа съответния идентификатор и се наименува, както следва:

а) за ведомости за заплати: ЕИК_гггг_мм_N, където N е пореден (уникален) номер, ако има повече от една ведомост за месеца;

б) за трудовоправни документи: ЕГН_ВидДок_ЕИК_N, където ВидДок се определя съгласно следната номенклатура:

ТД_1 Трудови договори;

ЗН_2 Заповеди за назначаване;

ЗО_3 Заповеди за ползване на неплатен отпуск над 30 работни дни в една календарна година;

ЗП_4 Заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения;

ДС_5 Допълнителни споразумения,

а N е пореден (уникален) номер, ако има повече от един документ от дадения вид за лицето. Например: ЕГН_ЗН_2_ЕИК_1.

2. Всяко дело (папка) се наименува съгласно следните изисквания:

а) за ведомости за заплати:

аа) по осигурител, година в папки (директории), наименувани с ЕИК на осигурителя и година;

бб) формат на наименованията: ЕИК_гггг;

б) за трудовоправни документи:

аа) по лице в папки (директории), наименувани с (ЕГН/ЛН/ЛНЧ/Сл. номер) и име - поне две или и трите имена;

бб) формат на наименованията: ЕГН_Имена_ЕИК;

в) допустимо е в основните папки да има допълнителни подпапки (поддиректории), съдържащи напр. приложения към ведомостите или групирани по видове еднотипни трудовоправни документи и т.н.

3. Формирането на папките се извършва чрез групиране на документите в съответствие със следните изисквания:

а) еднотипно - съобразно вида на документите според номенклатура на видовете документи;

б) в рамките на една календарна година, като документите се подреждат по хронология заедно с отнасящите се към тях приложения (други документи).

4. Документите/папките не се архивират.

5. Към представяната документация се прилага опис на папките (директориите) с наименованията и съдържанието им, записан на същия носител. На един носител е допустимо да бъдат записани и ведомости за заплати, и трудовоправни документи само ако са организирани в две отделни директории на високо ниво.

III. Допустими технически носители за съхраняване и предаване на електронните документи в НОИ: CD, USB Flash-памет, HDD и SSD."