Държавен вестник, брой 19 от 26.II

Член 5

Във връзка с горното участващите страни се споразумяват за следното:

(1) Главна дирекция "Управление на териториалното сътрудничество" в Министерството на регионалното развитие и благоустройството на България действа като Управляващ орган (наричан по-долу в текста УО) по смисъла на чл. 13 (2) от Регламент (EО) № 1085/2006 на Съвета и в съответствие с чл. 103 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010 на Комисията.

(2) Отдел "Програми за трансгранично и транснационално сътрудничество" към Сръбския офис за европейска интеграция (СОЕИ) действа като Национален партниращ орган (наричан по-долу в текста НПО).

(3) Дирекция "Национален фонд" в Министерството на финансите на България действа като Сертифициращ орган (наричан по-долу в текста СО) в съответствие с чл. 104 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010 на Комисията.

(4) Изпълнителна агенция "Одит на средствата от Европейския съюз" към министъра на финансите на България (функционално независим орган от УО и СО) действа като Одитен орган (наричан по-долу в текста ОО) по смисъла на чл. 105 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010 на Комисията.

(5) Съгласно разпоредбата на чл. 108 (1) от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията всяка участваща страна определя контрольори, които отговарят за удостоверяването на законосъобразността и редовността на разходите, декларирани от всеки бенефициер, участващ в операцията.

(6) ОО се подпомага от Група от одитори съгласно чл. 102 (2) от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, която включва равен брой представители от всяка участваща страна.

(7) УО, СО и ОО изпълняват задачите, възложени в съответствие с гореспоменатите регламенти, правилата и процедурите, описани в Програмата и вътрешните наръчници за работа на тези органи, както и описанието на системите за управление и контрол съгласно чл. 114 и чл. 115 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010 на Комисията, и този меморандум.

(8) Съвместният комитет за наблюдение (наричан по-долу в текста СКН) от името на участващите страни съблюдава за ефективността и качеството на изпълнението на Програмата в съответствие с чл. 110 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията. СКН одобрява критериите за подбор на операции за финансиране и е отговорен за избор на проекти, които да бъдат финансирани.

(9) За административното прилагане на Програмата УО създава и наблюдава дейността на Съвместен технически секретариат (наричан по-долу в текста СТС) съгласно разпоредбите на чл. 102 (1) от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията. Офисът на СТС ще се намира в гр. София, България. Клон на СТС на сръбска територия ще бъде създаден в гр. Ниш. СТС (включително неговият клон като част от същия орган) се състои от равен брой експерти от двете партниращи си държави.

(10) (Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) За нуждите на техническата оценка (оценката на качеството) на предложенията се определят външни независими оценители. В зависимост от особеностите на обявата за набиране на предложения УО наема еднакъв/балансиран брой оценители от двете държави, които да извършат техническата оценка.

Член 6

(1) Съвместният комитет за наблюдение (СКН) се създава в срок три месеца след одобряването на Програмата и се състои от представители, определени от двете участващи държави на принципа на партньорството. СКН провежда заседания най-малко два пъти годишно по инициатива на участващите държави или на Европейската комисия и се председателства/съпредседателства от УО и НПО. Представител/и на Европейската комисия или други имащи отношение органи/институции могат да участват в работата на СКН с консултативни функции.

(2) Всички проекти се избират чрез обяви за набиране на предложения, покриващи всички допустими области. Съвместни проекти извън обявите за набиране на предложения е възможно да бъдат идентифицирани по всяко време след приемането на Програмата с нарочно решение, взето от СКН.

(3) Подробностите относно състава, председателството, функциите и реда за вземане на решения в СКН са в съответствие с Раздел 9.1 от Програмата и ще бъдат определени в правилата за работа на СКН, разработени съвместно между УО и НПО и приети на първото заседание на СКН, в съответствие с чл. 110 (2) от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията.

(4) Решенията се вземат с консенсус в съответствие с чл. 87 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията.

Член 7

(1) Съгласно разпоредбата на чл. 103 (1) от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010, УО е отговорен за управлението и прилагането на Програмата в съответствие с принципа за добро финансово управление. Отговорностите на УО са определени в Програмата (Раздел 9.1).

(2) УО информира НПО и СО за предварителната прогноза за вероятните заявления за плащане за текущата и за следващата финансова година. За да изпълни своите задължения съгласно чл. 103 от Регламент (EO) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010 на Комисията, УО съвместно с НПО може да подготви насоки и други документи, които ще бъдат част от правилата за изпълнение на Програмата.

(3) Възстановяват се средствата на СО от Европейските фондове, които са били неправомерно платени на Водещия бенефициент/бенефициента на територията на Република България.

Член 8

Отговорностите на НПО са определени в Програмата (Раздел 9.1).

Националният партниращ орган в Република Сърбия е отговорен за:

а) координиране на Програмата в Република Сърбия;

б) (изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) осигуряване и трансфериране в УО в МРРБ на Република България на сръбското национално публично съфинансиране за Приоритетна ос 3 Техническа помощ;

в) възстановяване на УО на средствата от Европейските фондове и българското национално съфинансиране, които са били неправомерно платени на Водещ бенефициер/бенефициент на сръбска територия; това правило ще се прилага във всички случаи, в които водещият бенефициер не е успял в рамките на една година от регистриране на известието за дължимата сума да осигури възстановяване на УО на неправомерно изплатената сума.

Член 9

Функциите на СО се изпълняват в съответствие с чл. 104 от Регламент (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010 на Комисията, и са определени в Програмата (Раздел 9.1).

За да изпълнява функциите си съгласно чл. 104 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, СО може да изготвя насоки, инструкции и други документи, които следва да бъдат координирани с УО и НПО и ще бъдат задължителни за Програмата.

Член 10

Функциите на ОО се изпълняват в съответствие с чл. 105 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010 на Комисията, и както са определени в Програмата (Раздел 9.1).

Член 11

(1) Функциите на Групата от одитори се изпълняват в съответствие с чл. 102 (2) от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията и както са определени в Програмата (Раздел 9.1).

(2) Групата от одитори подпомага ОО чрез изпълнение на одитните дейности под негово ръководство.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) Групата от одитори включва еднакъв брой одитори от всяка държава, участваща в Програмата (за Република България - представител/и от Изпълнителна агенция "Одит на средствата от ЕС" към министъра на финансите, и за Република Сърбия - представител/и от Дирекция "Централно хармонизационно звено" в Министерството на финансите на Република Сърбия). Групата от одитори се сформира в срок три месеца след вземане на решението за одобрение на трансграничната програма. Тя следва да разработи собствени правила за работа. Групата от одитори се председателства от представител от ОО.

Член 12

Функциите на контрольорите се изпълняват в съответствие с разпоредбите на чл. 108 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010, и както са определени в Програмата (Раздел 9.1).

Член 13

Външни независими оценители следва да извършват техническата оценка на проектните предложения, след като СТС извърши проверката за административно съответствие и съответствие с критериите за допустимост, както е определено в Програмата (Раздел 9.2). Оценителите трябва да имат задълбочени познания и богат опит по отношение на въпросите, за чиято оценка са отговорни.

Член 14

(1) Функциите на СТС са определени в чл. 102 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията и в Програмата (Раздел 9.1).

(2) СТС се финансира от бюджета по Приоритетна ос "Техническа помощ".

(3) СТС включва международен екип от двете участващи държави партньори. Броят и квалификацията на персонала трябва да е в съответствие с отговорностите.

Персоналът на СТС като цяло се наема с договор от УО или от упълномощен от УО орган. Трудовите правоотношения на персонала в главния офис на СТС се регулират съобразно българското законодателство. УО сключва договори с персонала в главния офис на СТС. За чужди граждани, които ще бъдат наети на работа в главния офис, няма да се изисква разрешително за работа. Трудовите правоотношения на персонала в клона на СТС се регулират съобразно законодателството на държавата партньор. НПО сключва договори с персонала в клона на СТС.

Член 15

Цялата официална кореспонденция между УО/НПО/СО/ОО, от една страна, и Комисията, от друга страна, ще бъде копирана/препращана до всички тях.

Националният ИПП координатор и Националният ръководител в Република Сърбия ще бъдат информирани от НПО и ще участват в срещите относно напредъка на изпълнението на Програмата.

Член 16

(1) Финансирането на Програмата от Общността възлиза на 85 % от нейния бюджет.

(2) Плащанията от страна на ЕК са под формата на авансови, междинни и финални плащания.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) Националното съфинансиране на Програмата, Приоритетна ос 1 и Приоритетна ос 2, възлиза на 15 % от стойността й и се осигурява от двете участващи страни в съответствие с разпределението на средствата между партньорите във всеки проект, за българските партньори - национално публично съфинансиране, и съфинансиране от страна на бенефициентите за сръбските партньори. Националното съфинансиране за Приоритетна ос 3 - Техническа помощ, възлиза на 15 % от стойността й и се осигурява от двете участващи страни - 7,5 % национално публично съфинансиране от Република България и 7,5 % от Република Сърбия - национално публично съфинансиране.

(4) НПО ще има възможността да разходва средства от бюджета на техническата помощ за дейности по техническата помощ на територията на Република Сърбия и извън нея, когато се отнасят до Програмата, от името на УО и в съответствие с изискванията на Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията и решенията на СКН.

(5) Националният принос от участващите държави се ползва заедно със средствата от ЕФРР и ИПП за финансиране на дейности по Програмата.

Член 17

(Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) Средствата по Приоритетна ос 3 Техническа помощ се разходват и отчитат от НПО и УО съгласно одобрена методология в Процедурен наръчник в съответствие с приетите от СКН годишни бюджети. В случай че НПО или УО са осигурили повече средства, разликата се възстановява обратно след приемане и одобряване от Ръководителя на УО на годишния отчет за извършените разходи.

Член 18

(1) СО получава финансовите средства от ЕФРР и ЕПП в банкова сметка в евро, открита в търговска банка на територията на Република България.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) УО получава средствата от ИПП и българското национално съфинансиране от СО за финансиране на дейностите по Програмата в банкова сметка в евро в търговска банка на територията на Република България.

(3) (Нова - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) За Приоритетна ос 3 - Техническа помощ, УО получава необходимите средства от националното сръбско съфинансиране в специално открита банкова сметка в евро.

(4) (Предишна ал. 3, изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) За конвертиране на сумите ще се използва месечният счетоводен обменен курс на Комисията (InforEuro (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-11&Delim=,&Language=en)) (съгласно чл. 127 - 3 (2) от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията).

Този обменен курс се публикува от Комисията в електронен вид всеки месец.

Член 19

Водещите бенефициери на проектите, включващи бенефициер/и в участващите държави, които не са приели еврото като тяхна валута към датата на заявлението за плащане, трябва да конвертират в евро сумите на разходите, направени в национална валута.

Тази сума следва да бъде конвертирана в евро, използвайки месечния счетоводен обменен курс на Комисията за месеца, през който разходът e представен от крайния бенефициер на контрольорите, посочени в чл. 108 на Регламент (EO) № 718/2007 на Комисията. Този обменен курс ще се публикува от Комисията в електронен вид всеки месец.

Член 20

Разликите в обменния курс, които възникват между обменния курс, упоменат в чл. 19, и обменния курс, използван за обмяна на средствата в евро, ще бъдат поети от Водещия бенефициер/бенефициерът/ите в съотношение, съответно на техните разходи към общите разходи, които са били обект на загуби при валутни транзакции.

Член 21

Всеки доход от начислена лихва ще бъде добавен към финансовите ресурси на Програмата и ще бъде декларирана пред Комисията при окончателното приключване на Програмата (съгласно чл. 129 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията).

Член 22

Въз основа на решение на СКН относно предложенията за проекти и техния финансов план, представени за одобрение, УО сключва от свое име договор за финансиране (включващ средствата от европейските фондове и съответното национално съфинансиране) с Водещия бенефициер за изпълнение на проекта. За да се осигури добро и ефективно изпълнение на проектите, договорът за финансиране може да се сключи само след като УО е получил потвърждение, че има създадени адекватни системи за контрол.

Член 23

Договорът за финансиране с Водещия бенефициер на одобрения проект ще бъде изготвен от МА/СТС по определен образец с приложения, които са предварително разработени и одобрени от СКН. Изпълнението на проекта може да започне само когато договорът за финансиране е подписан и от двете страни - УО и Водещия бенефициер от двете партниращи държави.

Член 24

Всяко финансиране на бенефициера се осигурява само и единствено за дейностите по проекта, описани в проектното предложение, одобрено от СКН.

Член 25

(Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) Договорът за финансиране се сключва в евро (€). Средствата от ИПП и националното съфинансиране за всички подписани договори за финансиране съблюдава същото съотношение на средствата от Общността и националното съфинансиране, определени в Програмата.

Член 26

Всички комуникации с Водещия бенефициер се извършват на английски език, като Водещият бенефициер е отговорен да предаде информацията на другия/те бенефициер/и по проекта.

Член 27

Договорът между УО и Водещия бенефициер включва клауза, че в случай на нередности държавата, в която се намира Водещият бенефициер, е отговорна за извършване на административни и съдебни процедури съгласно националното си законодателство за възстановяване на неправомерно платените суми.

Член 28

(Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) Плащанията могат да се извършват само ако Водещият бенефициер представи доказателство за напредък на дейностите за осъществяване на проекта и направените разходи са верифицирани от контрольорите. Водещият бенефициер представя редовни отчети за напредъка, искания за плащане, опис на фактури, верифицирани в съответствие с изискванията, определени в Раздел 5. Отчетите за напредъка се състоят от отчет за дейностите в разказвателен вид и финансов отчет, включващ таблица, указваща отчетния период и съответните разходи по всяко бюджетно перо. Описът на фактурите трябва да бъде подписан от контрольора/ите.

Член 29

СО и УО гарантират, че Водещите бенефициери получават пълните суми от публичното финансиране в срок.

Член 30

(Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) Въз основа на разработени правила между УО и НПО, съгласно член 59, УО подава искане за предоставяне на сръбското национално съфинансиране до НПО, свързано с Приоритетна ос 3 "Техническа помощ".

Член 31

(Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) Авансови плащания се предоставят само за договори, които са вече подписани от УО и Водещите бенефициери, и в рамките на сумите, определени в тях. Исканията за междинни или финални плащания се базират на реално направени разходи.

Член 32

УО носи отговорността за плащане само на допустими разходи съгласно целите и съответните правила на Общността и националните разпоредби на участващите държави.

Член 33

(1) Водещият бенефициер отговаря за разпределението на средствата към всички бенефициери.

(2) Средствата се отпускат в евро (€) по банкова сметка, посочена от Водещия бенефициер и вписана в договора за финансиране. Рискът от промяната в обменния курс се поема от Водещия бенефициер/бенефициер/и (в съотношение, респективно на техните разходи към общите разходи, които са били предмет на загуба от разлики в обменния курс).

(3) Водещият бенефициер договаря отношенията си с бенефициерите, участващи в проекта, като сключва споразумение, което включва и разпоредби, гарантиращи добро финансово управление на средствата, отпуснати за проекта, включително условията за възстановяване на неправомерно платени средства.

Член 34

Правилата за допустимост на разходите се описват в отделни документи съгласно чл. 34 и чл. 89 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010. Тези документи следва да бъдат одобрени от СКН.

Член 35

Контрольорите носят отговорността за проверката на доставката на стоки и предоставянето на услуги, на законосъобразността на декларираните от бенефициера разходи, на това, че тези разходи са действително извършени и са в съответствие с правилата на Общността и националните разпоредби, както и с условията на Договора за финансиране, включително с правилата за допустимост на разходите, преди да бъдат извършени каквито и да са плащания към Водещите бенефициери. УО следва да се увери, че разходите на всеки бенефициер са били проверени от контрольор.

Член 36

УО следва да се увери, че системата за контрол на проектно ниво гарантира, че всички допълнителни документи, изискващи се за осигуряване на адекватна одитна пътека относно направените разходи и плащания, са записани, съхранени в електронен вид и са налични, системата за контрол е изградена и проверките/верификациите, а също така и одитите на операциите са извършени.

Член 37

Системата за контрол трябва да осигурява "верифициране на разходите", което да потвърждава законосъобразността и редовността на разходите, декларирани от Водещите/крайните бенефициери. Потвърждението се издава от контрольор.

Член 38

В случай че УО има съмнения относно ефективното функциониране на системата за контрол, УО съвместно с НПО следва да предприемат необходимите мерки и да намерят подходящо общо решение.

Член 39

УО гарантира, че всички неуредени въпроси ще бъдат изцяло изяснени, преди да се приемат искания за плащане. Няма да се приемат искания за плащания и няма да се правят плащания към Водещите бенефициери до представянето на пълна и задоволителна информация за системата за контрол.

Член 40

В съответствие с чл. 103 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010, УО и НПО осигуряват поддържането и функционирането на подходяща и надеждна счетоводна система.

СО установява своя счетоводна система и в частност е отговорен за поддържането на счетоводни записи в електронен формат относно заявените разходи пред ЕК.

Член 41

За да се осигури взаимно разбиране на правилата, прилагани за изпълнение и контрол, участващите държави ще разработят специфични наръчници, включително подробни формуляри за проверка.

Член 42

Одитите трябва да бъдат извършвани по начин, който да предоставя разумна увереност относно ефективното функциониране на системите за управление и контрол на Програмата и въз основата на подходяща извадка да потвърдят разходите, декларирани пред ЕК.

Член 43

Одитният орган заедно с Групата на одиторите гарантират, че одитите се извършват в съответствие с международните одиторски стандарти и методологията, осигурена от ЕК.

Член 44

Одитният орган извършва одитната дейност съгласно одобрен от Одитния орган и от Групата на одиторите годишен одитен план, който се актуализира при възникнала необходимост

Член 45

Одитният орган представя становище на Комисията относно ефективното функциониране на въведените системи за управление и контрол. Към годишното становище е приложен и годишен контролен доклад, съдържащ констатациите от извършените одити за съответния период, съгласно чл. 105 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010.

Член 46

Ако единният годишен контролен доклад/становище не позволява да се предостави неквалифицирано мнение за годишното становище съгласно Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията), ОО посочва причините и оценява мащаба на проблема и финансовия ефект от него в съответствие с чл. 105 (4) на Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията.

Член 47

Одитите установяват дали определени проблеми са със системен характер. В случай на системни нередности се правят предложения за финансови корекции или промени в системите за управление и контрол като цяло.

Член 48

Одитният орган подготвя и представя декларация за приключване, придружена с финален контролен доклад в съответствие с Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията. Отговорностите между ОО и Групата на одиторите са поделени.

Член 49

Одитния орган, подкрепен от Групата на одиторите, сътрудничи с Комисията за координиране на одитните планове и одитните методи и за незабавна обмяна на резултатите от направените одити.

Член 50

Основната задача на СО е да изготви и предаде на ЕК сертифицираните декларации за разходите и заявленията за плащане.

Член 51

(Изм. - ДВ, бр. 19 от 2013 г.) СО изготвя заверени отчети за разходите. Въз основа на верифицираните разходи, получени от УО, СО представя заявленията за плащане в ЕК. Сертифицираните (заверени) отчети, както и заявленията за междинни и финални плащания се изготвят в съответната форма, съгласно чл. 104 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията, изменен с Регламент № 80/2010.

Член 52

Не по-късно от 30 април на всяка година СО представя на ЕК предварителна прогноза за вероятните заявления за плащане за текущата и за следващата финансова година.

Член 53

Всяка участваща държава (чл. 114 от Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията) е отговорна за предотвратяването, откриването и отстраняването на нередности и възстановяването на неправомерно платени средства (вкл. лихва за забава) в срок до една година от регистрирането на нередността. Те трябва да уведомят Комисията за тези нередности и да я информират за напредъка по административните и правните процедури.

Без значение коя от участващите страни е отговорна за откриването и отстраняването на нередностите и за възстановяването на неправомерно платените средства УО/НПО трябва да гарантира, че всяка сума, платена в резултат на нередност, е възстановена от Водещия бенефициер. Бенефициерите трябва да възстановят неправомерно платените средства на Водещия бенефициер съгласно съществуващото споразумение между тях. Ако Водещият бенефициер не успее да осигури възстановяване на средствата от бенефициерите в срок 1 година, участващата държава, от която е съответният бенефициер, ще възстанови на СО неправомерно платените средства на бенефициера.

Подробно описание на процедурите по нередностите ще бъде изготвено в Глава "Нередности" на наръчника по Програмата.

Член 54

Съгласно чл. 138 от Регламент (EO) № 718/2007 на Комисията НПО е отговорен за процедурите за докладване на нередности при усвояване на средствата от Европейските фондове на Водещите бенефициери/бенефициерите на територията на Република Сърбия.

Член 55

В случаите, когато УО направи разходи за правни консултации или съдебни такси по време на процедура по възстановяване на средствата, те ще бъдат възстановени на УО от Водещия бенефициер или държавата, в която се намира въпросният бенефициер, при условие че страната е била информирана и участва в процедурата за връщане на средствата (Регламент 1828/2006).

Член 56

Финансовите средства за Приоритетна ос "Техническа помощ" са в размер 10 % от бюджета на Програмата.

Член 57

В съответствие с индикативния бюджетен план, одобрен от СКН, УО в координация с НПО изготвя годишна подробна разбивка на дейностите по Приоритетна ос "Техническа помощ", определяща индикативно средствата за всяка от страните.

Член 58

(1) Бенефициерите по Приоритетна ос "Техническа помощ" са определени в Програмата (Раздел 5.4 "Приоритети и мерки").

(2) НПО има възможност да изразходва средства от бюджета по Приоритетна ос "Техническа помощ" за дейности по техническа помощ на територията на Република Сърбия и в чужбина, когато се отнася до Програмата, от името на УО и в съответствие с изискванията на Регламент (EО) № 718/2007 на Комисията и решенията на СКН.

Член 59

Специфични и детайлни правила за техническата помощ ще бъдат разработени от УО в координация с НПО в Процедурен наръчник.