Държавен вестник, брой 12 от 3.II

АНЕКС I

А. СЪОРЪЖЕНИЯ И УСЛУГИ, ПРЕДОСТАВЯНИ ОТ МИНИСТЕРСТВОТО НА ТУРИЗМА

I. Помещения и оборудване

1. Министерството на туризма предоставя помещенията, съоръженията и оборудването, изброени по-долу:

a) Конферентна зала за провеждане на Конференцията, отговаряща на следните посочени по-долу условия:

- Удобно разположена зала, която да е с капацитет за настаняване на 250 - 300 души на столове с подлакътници, които да са подредени в залата най-малко 24 часа преди началото на Конференцията, и която да е снабдена със следното:

- Председателска маса (президиум) и 5 кресла, към всяко от които да има помощна маса;

- Катедра с микрофон и лаптоп за презентации във формат PowerPoint;

- Шрайбпроектор за PowerPoint презентации;

- Едрогабаритен екран;

- 3 двойни кабини за симултанен превод и слушалки за участниците. По една кабина за всеки от езиците, на които ще се превежда (английски/български и други езици, които Министерството на туризма счете за уместно), съгласно спецификациите на Международната асоциация на конферентните преводачи (AIIC) за оборудване на преводаческите кабини: http://aiic.net/;

- Достатъчен брой микрофони (за модератора, лекторите и публиката);

- За предпочитане е следното оборудване за уеб стрийминг: HD камера (и), подходящ лаптоп (с функция за видеоредактиране), високоскоростна интернет връзка за гарантиране на безпроблемно осъществяване на уеб стрийминг;

- Конферентната зала трябва да бъде оборудвана с дигитална система за двоен запис на работата на Конференцията (в зала и в английската кабина). Допълнително работата по Конференцията трябва да бъде записвана на английски език;

- Банер (дизайнът ще бъде предоставен от СОТ към ООН), съдържащ наименованието и датите на провеждане на Конференцията, който да бъде поставен зад председателската маса;

- Папка за участниците (включваща листове, моливи и промоционални материали, ако е необходимо);

- Осигуряване на питейна вода през всичките дни на Конференцията и кафе-паузите;

- Безплатен WI FI в конферентната зала;

- Флаговете на България, СОТ и ООН трябва да бъдат изложени зад/в близост до сцената (стандартен размер: 1.83 х 1.22);

b) Идентификационни табелки (баджове) за участниците (дизайнът, цветовете и

категориите участници ще бъдат предоставени от Секретариата на СОТ), достатъчен брой пластмасови рамки и ленти за баджовете;

c) Указателни табелки за председателската маса, съдържащи имената и представляваната страна или организация, съгласно програмата;

d) Изготвяне на конферентните документи и материали, включително печатната програма;

e) Офис за Генералния секретар, оборудван със следното:

- Бюро със стол и офис консумативи;

- Компютър с достъп до интернет и принтер;

- Кръгла маса за 6 души със столове;

f) Офис за Секретариата на СОТ към ООН, оборудван със:

- Три маси, всяка от които с по 1 стол;

- Три компютъра с достъп до интернет, свързани с високоскоростна машина за двустранно копиране и принтиране;

- Достатъчно количество хартия формат А4.

Офисът трябва да бъде на разположение на служителите на СОТ към ООН, започвайки не по-късно от 48 часа преди началото на Конференцията и продължавайки до деня след приключване на Конференцията.

Могат да бъдат определени двама англоезични асистенти, които да оказват помощ на Секретариата на СОТ към ООН.

II. Местен персонал, който ще отговаря пред СОТ

2. Министерството на туризма осигурява следния местен персонал:

a) Техник (техници), отговорен по всяко време за аудио-визуалното оборудване в конферентната зала и за записа на работата на Конференцията, който трябва да владее добре английски език. Най-малко един техник следва да е непрекъснато на разположение в конферентната зала;

b) Техник, отговорен за оборудването за симултанен превод, с добро ниво на владеене на английски език;

c) Достатъчен брой разпоредителки/куриери, които да подпомагат Конференцията на нейните работни езици в залата, както и друг помощен персонал.

III. Услуги, предоставяни на всички участници и персонала на СОТ

3. Министерството на туризма предоставя следните услуги на всички участници в Конференцията и на служителите на СОТ:

a) Пълно настаняване със закуска за 4 официални представители на СОТ и международен транспорт (самолетни билети) и пълно настаняване със закуска за 12 международни лектори, избрани от СОТ, съгласувано с Министерството на туризма;

b) Услуги по осигуряване на симултанен превод за Конференцията (английски и български език), които ще бъдат избрани с общо съгласие от Министерството на туризма и Организацията. В съответствие с правилата на Международната асоциация на конферентните преводачи (АIIС) в случай на неместно наети преводачи Службата за плащания на персонала (PAT) им заплаща хонорари, съответстващи по договор на дните на тяхното командироване (загуба на доходи), освен дневните разходи (в местна валута), платими по гореспоменатата скала на ООН, намалени с 50%, тъй като настаняването и закуската ще бъдат осигурени от PAT. Пътните разноски също следва да бъдат заплатени, ако е приложимо. Плащане на международни самолетни билети и настаняване;

c) Осигуряване на многоезични надписи, банери и информационни щандове на мястото на провеждане на Конференцията;

d) Бюра за регистрация и информация с 4 англоговорящи асистенти, които ще отговарят за регистрацията на участниците под ръководството на служители на COT. Допълнителни промоционални материали за представляващи интерес обекти в рамките на града или региона също ще бъдат осигурени;

e) Посрещане и трансфер от летището до хотелите (и обратно) за служителите на COT и 12-те международни лектори и други участници на високо ниво, ако е необходимо. Препоръчва се да бъде организирано маршрутно автобусно обслужване между избраните хотели и мястото на Конференцията за регистрацията, самата Конференция и социалните събития, както и за техническите посещения.

IV. Други услуги

4. Министерството на туризма ще предостави директно следните услуги:

a) Гостоприемство и социална програма:

- Коктейл за добре дошли на участниците вечерта на първия ден - 29-и ноември, с хапки и напитки. На коктейла присъстват Генералният секретар на COT и най-високопоставеният представител на туристическия орган на страната домакин;

- Обяд на бюфет, галавечеря и кафе-пауза за участниците (или избрани участници) в Конференцията на 28-и, 29-и, 30-и ноември;

b) Хотелски стаи: блокиране на достатъчно на брой стаи за участниците в основния хотел на Конференцията (ако се провежда в хотел), както и в алтернативни хотели, намиращи се наблизо;

c) Едно техническо посещение на 1-ви декември в гр. Пловдив, при възможност;

d) Фотограф: за церемонията по откриването и дните на Конференцията. Снимките се предоставят на COT колкото може по-скоро;

e) Покана към националните и местните медии и преса да присъстват на пресконференция, която да се организира на 29-и ноември;

f) Промотиране на Конференцията сред националните заинтересовани лица и медии и отпечатване на рекламни материали (флаери, информационни бюлетини и др.).

В. УСЛУГИ, ПРЕДОСТАВЯНИ ОТ СОТ

I. Участие в Конференцията

5. Организацията изпраща покани на всички официални езици на официалните получатели от СОТ, както и съответните напомняния, за да се гарантира възможно най-високо ниво на участие.

6. Организацията разпространява сред официалните получатели необходимата информация за мястото на Конференцията, за да се гарантира участието им при оптимални условия.

7. Организацията управлява и проследява процеса на регистрация на участниците, които са официално поканени с покана от Генералния секретар.

8. Организацията осигурява навременно предоставяне на материали в необходимите електронни формати за последващо отпечатване и разпространение сред участниците.

II. Логистика (на Конференцията)

9. Организацията осъществява план за комуникация и промотиране на Конференцията на базата на собствените си ресурси чрез интернет страницата си и социалните медии и чрез специфични медийни дейности на СОТ.

10. Организацията редовно ще уведомява органите, надлежно определени от Министерството на туризма, за имената и данните за контакт на регистрираните участници и като цяло ще координира всички логистични аспекти на Конференцията с приемащата страна.

11. Организацията предава на участниците цялата логистична информация, свързана с Конференцията и техния престой (програми, трансфери, социални събития и т.н.).

12. Всички снимки и/или видеоклипове, направени по време на Конференцията, ще бъдат изключителна собственост на Организацията и ще бъдат използвани от нея за служебни цели.

III. Съдържание

13. Организацията структурира Дневния ред на Конференцията в сътрудничество с Министерството на туризма.

14. Организацията по общо съгласие с Министерството на туризма избира и отправя покана към международни лектори и експерти за участие в Конференцията и отговаря за тяхното информиране.

15. Организацията отговаря за работата на Конференцията през цялото време на нейното провеждане.

16. Организацията отговаря за публикуването на презентациите на лекторите на Конференцията и на окончателния документ със заключенията на своя уебсайт.

17. След приключване на Конференцията Организацията изпраща на участниците въпросник за оценка.

АНЕКС II. ДАРЕНИЯ В НАТУРА

В таблицата по-долу са посочени дарения в натура, които ще бъдат предоставени на Конференцията от Организацията и от Министерството на туризма, заедно с тяхната пазарна стойност към датата на сключването на това Споразумение.