Държавен вестник, брой 80 от 5.X

Чл. 6. (1) За да бъде стартирана процедура по възстановяване на разходи за командировки и/или логистика, бенефициентът предоставя в ЦЗФД следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

а) туининг проект (номер и наименование);

б) дейност (номер и описание съгласно туининг договора), в изпълнение на която са извършени исканите за възстановяване разходи;

в) период и място на провеждане на семинара/работната среща;

г) искана сума за възстановяване;

д) банкова информация - титуляр на банковата сметка, обслужваща банка, банков код (BIC) и банкова сметка (IBAN);

2. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива;

3. копие на страницата от договора, на която фигурира дейността, по която е направен разходът, вкл. промени (допълнителни споразумения и/или писма за промяна), ако има такива;

4. копие на вътрешната ведомствена заповед, удостоверяваща максималния лимит за нощувки, заверено от ръководителя на проекта (РП);

5. оригинални индивидуални командировъчни заповеди (ИКЗ) за всеки експерт, съдържащи:

а) командировал (институция, командировала лицето);

б) номер и дата на заповед;

в) трите имена на командированото лице и длъжността му;

г) до ... - дестинация;

д) и обратно ... - населеното място, от което идва лицето;

е) задача (например участие в семинар по дейност 6.5.4);

ж) разписани размери на дневни и квартирни лимити;

з) пътуването да се извърши с ... (вид превоз, който ще се използва);

и) разходи за сметка на ...;

й) срок на командировката (от ... до ...);

к) подпис на командироващ ръководител и печат на командироваща институция;

л) пристигнал ... отпътувал ... (дати, подписи и печати от мястото, където е проведен семинарът);

м) написан и подписан доклад;

н) попълнена и подписана финансова сметка, заверена от ръководителя на проекта.

Дневни пари се изплащат само ако са вписани във финансовата сметка на ИКЗ.

(2) Необходими документи за възстановяване на ползван:

1. обществен транспорт - оригинални билети;

2. собствен транспорт (лично МПС):

а) в командировъчната заповед се посочват данните за вида и марката на ЛМПС, за разхода, вида и цената на ползваното гориво, за разстоянията в километри по републиканската пътна мрежа; разходните норми следва да бъдат съобразени с тези на производителя на МПС за най-икономичен режим на движение - копие от книжката на автомобила или посочените в "Списък на основните норми за разход на гориво на личните МПС при пътуване в командировка";

б) касова бележка/фактура, удостоверяваща единичната цена на зареденото гориво;

3. ведомствен транспорт:

а) копие на заповед от ръководителя на ведомството за утвърдена разходна норма на ползваното служебно превозно средство, заверено от ръководителя на проекта;

б) копие на пътния лист или пътната книжка на превозното средство, заверено от ръководителя на проекта; отчетените разстояния в километри следва да са съобразени с тези по републиканската пътна мрежа;

в) касова бележка/фактура, удостоверяваща единичната цена на зареденото гориво;

4. нает организиран транспорт - съгласно глава трета, раздел II.

(3) Необходими документи за възстановяване на нощувки - оригинални фактури, прикрепени към съответните индивидуални командировъчни заповеди, съдържащи информация за датите и броя на нощувките. При издадена обща фактура за повече от един участник тя следва да бъде заверена на гърба от ръководителя на проекта, като се изписват проектът и дейността, по която е извършен разходът - към нея трябва да бъде приложен издаден, подписан и подпечатан от хотела/почивната база и др. списък с имена на нощувалите, дати, брой нощувки и единична цена.

(4) Необходими документи за възстановяване на логистика (наем зала, наем оборудване, кафе-паузи, работни материали и др.) - оригинални фактури, заверени на гърба от ръководителя на проекта, като се изписват проектът и дейността, по която е извършен разходът. В текстовата част на фактурата следва да се включват подробности за фактурираните стоки и услуги, както и тяхното количество и единични цени.

В случаите, когато тези фактури са предоставени самостоятелно за възстановяване, те следва да бъдат придружени от писмо-искане по чл. 6, ал. 1, т. 1, копие на страницата с бюджета от договора по чл. 6, ал. 1, т. 2 и копие на страницата от договора по чл. 6, ал. 1, т. 3.

Кафе-паузата може да включва кафе, чай, мляко, сметана, безалкохолни напитки и минерална вода.

Чл. 7. (1) Разходите за телефонни услуги, ползвани от постоянния туининг съветник и неговия асистент, се възстановяват от ЦЗФД въз основа на следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД в Министерството на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

а) туининг проект (номер и наименование);

б) номер/а на използван/ите от постоянния туининг съветник и неговия асистент телефон/и и факс;

в) период, за който ще се възстановят разходите;

г) искана сума за възстановяване;

д) банкова информация - титуляр на банковата сметка, обслужваща банка, банков код (BIC) и банкова сметка (IBAN);

2. копие на фактурата от доставчика, заверено с гриф "Вярно с оригинала", подпис и име на длъжностно лице, оторизирано да заверява документи или разпечатка от вътрешноведомствената централа; приложеният документ следва да е заверен и от РП.

(2) В рамките на календарен месец се съблюдава общ месечен лимит до 300 лв. с начислен ДДС за предоставените до три стационарни поста на постоянния туининг съветник и неговия асистент (два броя стационарни телефонни поста и факс).

Чл. 8. (1) За осигуряване на транспорт до друга страна - членка на ЕС, ЦЗФД стартира процедура по реда на Закона за обществените поръчки след представяне от бенефициента на следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

а) туининг проект (номер и наименование);

б) дейност (номер и описание на дейността, в изпълнение на която е запланувано пътуването);

в) период (дата на отпътуване и дата на връщане);

г) място на провеждане на командировката;

д) дестинация на пътуването (държава и град);

е) брой на участниците;

ж) вид на транспорта, който трябва да бъде осигурен (самолет/влак/автобус);

з) лице за контакт, отговорно за изпълнението на дейността, по която е запланувано пътуването;

2. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива;

3. копие на страницата от договора, на която фигурира дейността, по която е направен разходът, вкл. промени (допълнителни споразумения и/или писма за промяна), ако има такива;

4. оригинална заповед за командироване по образец на ЦЗФД, подписана и от ръководителя на проекта, съгласно приложение № 2;

5. списък на командированите лица, съдържащ:

а) трите имена на латиница (по паспорт);

б) номер на паспорт/лична карта (За всички пътници, пътуващи до Кралство Испания след 18 юни 2007 г., са необходими още: дата на издаване, държава-издател и срок на валидност на личния документ, с който пътникът пътува.);

в) единен граждански номер.

(2) Изискваните документи за организиране на пътуване в страна - членка на ЕС, следва да бъдат предоставени в ЦЗФД най-малко три седмици преди датата на заминаване.

(3) При получаването на самолетните билети представител на бенефициента попълва декларация по образец на ЦЗФД съгласно приложение № 3 за получаване на билетите и издадените към тях медицински застраховки.

(4) Оригиналните самолетни билети заедно с всички бордови карти и медицински застраховки следва да бъдат предоставени в ЦЗФД в тридневен срок след завръщането на експертите в България заедно с придружително писмо от ръководителя на проекта, в което трябва да са описани:

1. броят на върнатите билети, бордови карти и медицински застраховки;

2. туининг проект (номер и наименование), във връзка с който е извършено пътуването;

3. дестинация и период на пътуването.

Чл. 9. (1) При пътуване в страната българските експерти ползват обществен, собствен или ведомствен транспорт. Наемане на организиран транспорт от ЦЗФД се допуска само в случаи, когато изброените видове транспорт не са налични или не са подходящи за съответния маршрут, и след предоставяне на:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

а) туининг проект (номер и наименование);

б) дейност (номер и описание на дейността, в изпълнение на която е запланувано пътуването);

в) дата на отпътуване и дата на връщане;

г) мястото на провеждане на семинара;

д) брой участници;

е) мотивирана обосновка на необходимостта от нает организиран транспорт;

2. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива;

3. копие на страницата от договора, на която фигурира дейността, по която е направен разходът, вкл. промени (допълнителни споразумения и/или писма за промяна), ако има такива.

(2) Изискваните документи за наемане на организиран транспорт следва да бъдат предоставени в ЦЗФД най-малко две седмици преди датата на заминаване.

(3) В дирекция ЦЗФД се представя констативен протокол за удостоверяване на извършен нает транспорт, подписан от лицето, отговорно за услугата от страна на бенефициента, ръководителя на проекта и доставчика.

Чл. 10. (1) Дирекция ЦЗФД стартира процедура по реда на Закона за обществените поръчки за закупуване на канцеларски материали и консумативи след представяне от бенефициента на следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

а) туининг проект (номер и наименование);

б) точен адрес за доставка;

в) лице, изготвило спецификацията, и телефон за контакт;

г) лице, отговорно за доставката, и телефон за контакт;

2. списък на необходимите материали и съответните количества;

3. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива.

(2) При получаване на канцеларски материали и консумативи се подписва приемо-предавателен протокол от лицето, отговорно за доставката, ръководителя на проекта и доставчика.

Чл. 11. (1) Централното звено за финансиране и договаряне провежда процедура за закупуване на мебели, компютърно и друго офис оборудване за работните места на постоянния туининг съветник и неговия асистент, за стартирането на която са необходими следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

а) туининг проект (номер и наименование);

б) точен адрес за доставка;

в) лице, изготвило спецификацията, и телефон за контакт;

г) лице, отговорно за доставката, и телефон за контакт;

2. списък на оборудването и съответните количества;

3. технически спецификации;

4. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, включително промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива.

(2) Централното звено за финансиране и договаряне стартира отделни малки обществени поръчки за мебели, съответно компютърно и друго офис оборудване, за които бенефициентът предоставя отделни искания.

(3) Техническите спецификации трябва да дават възможност за равен достъп на кандидатите за участие в процедурата и да не създават необосновани пречки пред конкуренцията. Те не трябва да определят характеристиките на исканите мебели, съответно компютърно и друго офис оборудване, чрез посочване на конкретен модел, източник, търговска марка, тип, произход, производство и др.

(4) При получаване на мебели, компютърно и друго офис оборудване се подписва приемо-предавателен протокол от лицето, отговорно за доставката, ръководителя на проекта и доставчика.

(5) Бенефициентът е длъжен да заприходи получените активи в седемдневен срок от получаване на уведомително писмо от ЦЗФД.

(6) Гаранционните карти на доставените мебели, компютърно и друго офис оборудване се предоставят от доставчика на бенефициента за съхранение.