Държавен вестник, брой 10 от 4.II

Чл. 1. Целта на тази наредба е да създаде единна организация на движението на финансово-счетоводните документи, използувани в отчетните единици на народното стопанство.

Чл. 2. Документооборотът е съвкупност от предварително установени пътища на движение на документите, свързани с финансово-счетоводната дейност, от момента на тяхното съставяне или получаване до окончателната им обработка, предаване за използуване и съхраняване.

Чл. 3. Основни изисквания към документооборота са:

1. осигуряване на взаимна връзка и взаимозависимост между първичните документи, произтичащи от комплексния характер на отразяваните в тях стопански операции, действия и явления;

2. своевременно и точно отразяване на стопанските процеси и явления в хронологичен ред;

3. най-пълно задоволяване нуждите на управлението със своевременна и точна отчетна информация;

4. максимално съкращаване пътя на придвижване на документите и определяне длъжностните лица, които ги съставят, обработват и използуват, както и мястото на съставянето им;

5. осигуряване възможности за упражняване на ефективен контрол върху стопанската дейност на отчетната единица;

6. своевременно извършване на разплащанията в народното стопанство при спазване на Наредбата за плащанията (ДВ, бр. 18 от 1976 г.).

Чл. 4. При организирането на документооборота се спазват изискванията за съставянето, оформянето и използуването на документите, определени с Наредбата за счетоводната отчетност (ДВ, бр. 94 и 95 от 1969 г., изм. и доп., бр. 39 от 1971 г., бр. 47 от 1974 г.) и БДС 12755-75.

Чл. 5. С организацията на документооборота трябва да се осигурят:

1. определяне на първичните документи, които ще се използуват за отразяване измененията в обектите на отчитане;

2. установяване пътя и времето за придвижване и предаване на документите по предназначение с оглед информиране на всички заинтересувани органи при спазване сроковете за представяне на отчетната информация;

3. рационално и равномерно разпределение по време на обработката на документите във финансово-счетоводните отдели (ФСО);

4. предаване в определените срокове на първичните документи и другите носители на информация за машинна обработка с оглед по-пълното използуване на машините и работното време на счетоводните кадри.

Чл. 6. (1) Организацията на документооборота в отчетните единици се регламентира с вътрешен правилник, утвърден от ръководителя по предложение на главния счетоводител и на ръководителя на машинносметачния пункт (МСП) (когато наредбата обхваща документооборота в условията на машинната обработка на информацията).

(2) Вътрешният правилник за документооборота трябва да съдържа:

1. общи положения;

2. списък на използуваните в отчетната единица първични финансово-счетоводни документи, систематизирани според начина на обработката им в две групи - за машинна или за ръчна обработка;

3. указания за съставянето, оформянето и движението на всеки първичен документ съобразно дадените общи указания в стандартните и специфичните условия на тяхното използуване;

4. схема за придвижването на всеки първичен финансово-счетоводен документ, използуван в отчетната единица (приложение № 1);

5. график за документооборота (приложение № 2);

6. график за предаване (приемане) на първичните финансово-счетоводни документи за машинна обработка (приложение № 3);

7. списък за табулограмите с финансово-счетоводен характер, които се използуват в отчетната единица;

8. график за получаване на табулограмите от МСП съобразно сроковете за представяне на счетоводните отчети (приложение № 4).

Чл. 7. Организацията на документооборота в условията на машинната обработка на информацията трябва да обхване етапите:

1. съставяне и оформяне на първичните документи;

2. подготовка и предаване на първичните документи за машинна обработка;

3. машинна обработка на данните, съдържащи се в първичните документи и техническите носители;

4. получаване (предаване) и използуване на табулограмите;

5. съхраняване и използуване на първичните документи и табулограмите.

Чл. 8. (1) Съставянето и оформянето на първичните документи обхваща дейността на определените във вътрешния правилник за документооборота длъжностни лица по съставянето на първичните документи и упражняване на вътрешен финансово-стопански контрол върху стопанските операции. С подписването им от оправомощените лица първичните документи получават правна доказателствена стойност и стават основание за счетоводни записвания.

(2) Документ без дата и подпис на лицата, които са го оформили, се счита за невалиден и не може да бъде приет за осчетоводяване.

(3) Отговорност за верността на данните, отразени в първичните документи, носят лицата, които са подписали тези документи.

(4) Счетоводното оформяне на първичните документи се извършва при спазване Наредбата за счетоводната отчетност, вътрешните указания и указанията за използуването на документите, утвърдени със стандартите и нормалите.

Чл. 9. (1) Всички първични документи, които подлежат на проверка, контировка и машинна обработка, се представят във ФСО в сроковете, утвърдени с вътрешния правилник за документооборота, по графика за документооборота.

(2) Финансово-счетоводните отдели проверяват представените първични документи относно законосъобразността на отразените в тях операции, наличието на данни по всички реквизити и тяхното разполагане съгласно изискванията на машинната обработка, както и правилността на изчисленията.

Чл. 10. (1) След проверката и осчетоводяването на първичните документи във ФСО те се предават в пункта за подготовка, първична обработка и предаване на информацията (ПППОПИ).

(2) Предаването на първичните документи от ФСО в ПППОПИ се извършва съобразно сроковете за предаването им за машинна обработка в МСП.

Чл. 11. (1) Подготовката на документите за машинна обработка включва фазите: комплектуване, проверка, регистрация в контролен журнал и създаване на технически носител при спазване на инструкциите към проекта за машинна обработка и към утвърдените стандарти и нормали.

(2) Комплектуването на документите за машинна обработка се извършва във ФСО или ПППОПИ в зависимост от конкретната организация на подготовката на документите за машинна обработка.

Чл. 12. При приемане на първичните документи в ПППОПИ се извършва проверка за:

1. правилното комплектуване на първичните документи. Предварително се определя минималният процент от тях, подлежащ на проверка;

2. пълнотата на данните в първичните документи, правилността на попълването им в определените за тях зони (места), както и тяхната четливост;

3. спазването на реда и сроковете за получаването им в ПППОПИ.

Чл. 13. Получените в ПППОПИ или МСП първични документи се регистрират в контролен журнал групово по брой, вид и др.

Чл. 14. Пунктът за подготовка, първична обработка и предаване на информацията отговаря за:

1. правилното приемане, обработка и съхранение на първичните документи до връщането им във ФСО на отчетната единица;

2. коригиране на грешките, допуснати при пренасяне на данните върху техническите носители;

3. подготовка на техническите носители на информацията и предаването им за обработка в МСП;

4. получаване на табулограмите от МСП и предаването им на потребителите в отчетната единица.

Чл. 15. (1) Създадените в резултат на машинната обработка табулограми в МСП се проверяват и регистрират в специален журнал, който се води по клиенти.

(2) Проверените и регистрирани табулограми постъпват в звеното на МСП за предаването им на клиентите съгласно графика.

(3) Графикът за предаване на табулограмите е задължителен и неспазването му от страна на МСП се счита за нарушение на договора за машинна обработка на информацията.

Чл. 16. Идентичността и съответствието на крайната продукция от дейността на ПППОПИ - техническите носители на информацията, и на МСП - табулограмите, с данните от първичните документи се удостоверяват с подписите на отговорните длъжностни лица от тези звена.

Чл. 17. (1) Първичните документи се съхраняват в ПППОПИ или МСП до установяване достоверността на пренесената върху техническите носители информация, след което същите се връщат на ФСО на отчетната единица.

(2) Съхраняването на счетоводните документи, регистри, отчети и др. става по реда, определен с Наредбата за счетоводната отчетност.

(3) Съхраняването на първичните документи, чиито данни се подлагат на машинна обработка, а също и на получените табулограми става в сроковете, определени с Наредба № 896 на Министерството на информацията и съобщенията за съхраняване на счетоводните документи (ДВ, бр. 54 от 1975 г.).

(4) Съобразно изискванията на Окръжно № ХVI-767 на МФ, ДКНТПВО, МИС (ДВ, бр. 91 от 1971 г.) сроковете за съхраняването на различните технически носители на информацията, перфокарти, перфоленти, магнитни ленти, магнитни дискове и др. се определят в работните проекти, като се съобразяват с периодичността на информацията, специфичните особености на технологичния процес на машинната обработка, специалните изисквания на клиентите и др.

Чл. 18. За виновно причинени щети на отчетната единица в резултат на неизпълнение или лошо изпълнение на задълженията по документооборота виновните длъжностни лица наред с дисциплинарната отговорност носят и имуществена отговорност съгласно действуващите разпоредби.