Държавен вестник, брой 85 от 29.X

Чл. 1. Основен източник за попълване на Държавния архивен фонд на Народна република България са документите, възникнали от дейността на учрежденията, организациите и предприятията в страната, наричани по-нататък за краткост "учреждения".

Чл. 2. Държавните архиви съгласно чл. 7 от Закона за Държавния архивен фонд упражняват контрол върху класифицирането, състоянието и съхраняването на документите в учрежденията и върху дейността на архивите на учрежденията.

Чл. 3. В деловодното звено се извършват операции с документите от тяхното създаване до групирането им в дела и предаването на приключените дела в архива на учреждението.

Чл. 4. Организацията на деловодната дейност и опазването на документите в учрежденията се извършват на базата на следните нормативни материали и методически пособия:

1. Закона за Държавния архивен фонд (обн., ДВ, бр. 54 от 1974 г.; изм., бр. 35 от 1977 г.);

2. Правилника за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд (ДВ, бр. 4 от 1975 г.);

3. Наредба № 1 за класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използуването на документите в учрежденията, организациите и предприятията;

4. Единна държавна система за деловодство "Основни положения" и "Методически указания за практическото приложение на основните положения";

5. ведомствени списъци и списъци на типовите документи със срокове за тяхното съхраняване;

6. Единна номенклатура на делата за общофункционалните дейности на всички учреждения, организации и предприятията в страната;

7. указания и методически пособия, разработени и издадени от Главното управление на архивите при Министерския съвет и органите за управление на Държавния архивен фонд, посочени в чл. 5 от Закона за Държавния архивен фонд и чл. 6 от правилника за прилагането му.

Чл. 5. Документите, с които е приключена текущата работа и са отнесени към дело, се предават в архива на учреждението и се съхраняват съгласно чл. 10, ал. 1, чл. 11, ал. 1 и чл. 12 от Закона за Държавния архивен фонд.

Чл. 6. Главното управление на архивите съгласувано с Министерството на правосъдието, Министерството на финансите и съответното ведомство има право в отделни случаи да изменя сроковете за съхраняване на документите в архивите на учрежденията.

Чл. 7. Ръководителят на учреждението е длъжен да се грижи за състоянието на деловодството, за организацията, научно-техническата обработка, експертизата на ценността, отчета, съхраняването и използуването на документите, намиращи се в архива на учреждението. Той е длъжен също да организира редовен контрол върху състоянието на деловодството и архивите на учрежденията в подведомствените му учреждения, ако има такива.

Чл. 8. (1) Освен за документацията от общ характер ръководителят на учреждението полага грижи за научно-техническата документация, кино-фото-фонодокументите и документите на други носители, които също подлежат на предаване в държавните архиви.

(2) Съхраняването на документите по ал. 1 се осъществява на базата на специални разпореждания на Главното управление на архивите.

Чл. 9. Отделните учреждения разработват своя вътрешна инструкция за организацията на деловодната дейност и учрежденския архив. Същата инструкция следва да се съгласува със съответния орган на Комитета по единна система за социална информация, а по въпросите, които са предмет на тази наредба, и със съответния държавен архив.

Чл. 10. В зависимост от документооборота си учреждението назначава необходимия брой квалифицирани специалисти за работа в деловодството и учрежденския архив.

Чл. 11. Съгласно чл. 4 от Закона за Държавния архивен фонд документите, влизащи в състава на Държавния архивен фонд на НРБ, са общонародна собственост. Те не могат да бъдат обект на покупко-продажба и други сделки от страна на учреждения или частни лица.

Чл. 12. Лица, провинили се в кражба, укриване, повреждане, загубване или незаконно унищожаване на документи, включени в състава на Държавния архивен фонд, се привличат под административна и наказателна отговорност съгласно чл. 20, 21, 22 и 23 от Закона за Държавния архивен фонд и чл. 277, 278 от Наказателния кодекс.

Чл. 13. Документалният фонд на учреждението е съвкупност от всички документи, създадени в резултат от неговата дейност. В документалния фонд влизат всички ценни и неценни явни и поверителни документи на учреждението (създадени от него или постъпили отвън).

Чл. 14. (1) Документите, възникващи в течение на календарната (или учебната) година, се групират в дела.

(2) Делото представлява съвкупност от документи или отделен документ, отнасящ се към определен въпрос или отрасъл от дейността на учреждението, поместени в отделна папка (БДС 6.25.3.00-76). Делото съдържа документи с еднакъв срок за съхраняване.

Чл. 15. За ефективното използуване на документалния фонд на учреждението е необходимо той да образува логически изградена система. Такава система се постига чрез класифициране на документите.

Чл. 16. Класифицирането на документите на учреждението се осъществява чрез разпределяне на целия документален фонд на групи и подгрупи въз основа на признаци за сходство и различие.

Чл. 17. Средствата за класифициране на документите в едно учреждение са:

1. класификационна схема;

2. номенклатура на делата със срокове за тяхното съхраняване;

3. ведомствени списъци и списъци на типовите документи със срокове за тяхното съхраняване.

Чл. 18. (1) Класификационната схема на фонда е план, който определя реда на групиране на делата в раздели и подраздели според определени техни общи признаци.

(2) Със схемата по ал. 1 се осъществява систематизацията на делата както в номенклатурата, така и в описите.

Чл. 19. При съставяне на класификационната схема се спазват следните общи изисквания:

1. групировката на делата в разделите на схемата да е пълна, т.е. да обхваща всички документи;

2. класифицирането да се провежда, като се започва с деление по главния признак, характерен за целия фонд, и се завършва с признаците, които са характерни за отделните най-малки групи документи;

3. една и съща група документи да се систематизира по един и същи признак. Деление по нови признаци се допуска само на следващите степени на деление;

4. всички степени на деление да се намират в логическа съподчиненост.

Чл. 20. Класификационната схема се изгражда по отраслов (функционален), структурен или тематичен принцип.

Чл. 21. В класификационната схема, изградена по отраслов (функционален) принцип, за раздели на схемата служат управленческите функции или основните отрасли (направления) на дейност на учреждението или ведомството (ръководство, планиране, отчетност, финансиране и т.н.), както и специфичните отрасли (полевъдство, животновъдство и др.), подредени по значимост и в логическа последователност. За подраздели на класификационната схема служат отделните подотрасли. Документите се разпределят в съответните раздели независимо от принадлежността им към структурните части на учреждението, в което са възникнали или получени.

Чл. 22. В класификационна схема, изградена по структурен принцип, разделите са идентични със структурните части на учреждението (блокове, управления, дирекции), а подразделите - с отделните направления в структурната част. Документите се разпределят по структурните части, в които са възникнали.

Чл. 23. В класификационната схема, изградена по тематичен принцип, основната групировка на делата се извършва по теми или отрасли на знанието, а след това - по хронология или по вид на документите в делата. Темите, по които ще се систематизират делата, се определят с оглед на съдържанието на документите на учреждението.

Чл. 24. Предпочитание се дава на отрасловия (функционалния) тип схема. При нецелесъобразност на този тип схема за дадено учреждение се изработва схема по структурния или тематичния принцип.

Чл. 25. Класификационната схема се съставя от експертната комисия на учреждението. При изменение или допълнение във функциите или структурата на учреждението в неговата класификационна схема се правят съответните промени или допълнения.

Чл. 26. Съставената класификационна схема се одобрява от ръководството на учреждението, след което се утвърждава от съответния орган за управление на Държавния архивен фонд.

Чл. 27. Номенклатурата на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват в учреждението с посочени срокове за запазването им, групирани в съответствие с класификационната схема. Всяко учреждение разработва своя номенклатура на делата и периодично я актуализира. Номенклатурата на делата осигурява бързото търсене на документите по техния вид и съдържание. Тя е задължително средство за работа с документите в учрежденията и има две основни функции: организиране (класифициране) на документите и текущо прогнозиране на тяхната ценност.

Чл. 28. Номенклатурите на делата са:

1. Единна номенклатура на делата за общофункционалните дейности на всички учреждения в страната. Тя цели унифициране на сроковете за съхраняване на документите, създавани и получавани в учрежденията във връзка с осъществяваните от тях общофункционални дейности. В индивидуалните номенклатури на делата се включват само онези от предвидените в Единната номенклатура дела, които възникват в даденото учреждение, като винаги, когато е възможно, се запазва индексацията им по Единната номенклатура на делата;

2. типова номенклатура на делата за цялата документация на еднотипните по характер на дейност учреждения. Тя установява единна индексация и срокове за съхраняване на делата и е задължителна за учрежденията от цялата система (ведомство, отрасъл). Съставя се от експертната комисия на ръководния орган на системата (ведомството) и се утвърждава от Главното управление на архивите;

3. примерна номенклатура на делата. Тя има препоръчителен характер и служи за ръководство (модел) на определена категория учреждения при съставянето на индивидуалните номенклатури на делата. Съставя се от висшестоящите учреждения и се утвърждава от Главното управление на архивите;

4. индивидуалната номенклатура на делата се съставя за документите на едно учреждение или на структурните му подразделения, като се отчитат неговите специфични особености.

Чл. 29. Индивидуалните номенклатури на делата се съставят въз основа на тази наредба, на нормативните документи за устройството на учреждението и структурните му части, ведомствени списъци и списъци на типовите документи с посочените срокове за съхраняване, Единната номенклатура за общофункционалните дейности на учрежденията, класификатори, списък на кореспондентите, описи на делата за постоянно и временно запазване от минали години, регистрационни картони, справочни картотеки и др. Въз основа на тях се изучават съставът, съдържанието и количеството на документите, образуващи се при реализиране на управленските или производствените функции на учреждението.

Чл. 30. Номенклатурата на делата има следните графи: индекс на делата; наименование на делата (неправилно озаглавена в стандарта "Наименование на структурната част и на делата"); срок на съхраняване; забележка (вж. БДС 6.25.2.02-78).

Чл. 31. (1) Индексът на делата се състои от индекс за дадения раздел от номенклатурата и от пореден номер на делото в границите на раздела.

(2) Индексът на раздела може да бъде буквен или цифров. Той се определя в съответствие с класификационната схема на номенклатурата. Ако в раздела има подраздели (подгрупи), след индекса на раздела се записва с арабски цифри поредният номер на подраздела, а след него, пак с арабски цифри - поредният номер на делото от подраздела.

(3) Във всеки раздел (подраздел) номерацията на делата е самостоятелна, което позволява допълнително записване на нови дела.

Чл. 32. (1) В графата "Наименование на делата" се посочват наименованията (заглавията) на делата.

(2) Заглавията на делата се съставят въз основа на следните признаци или в комбинация от тях: вид на документите (заповеди, протоколи, актове); автор (учреждение, звено, лице и т. н., което ги създава); кореспондент; дата и място на събитията, отразени в документите.

(3) Заглавията на делата в номенклатурата са конкретни. Не се допускат заглавия като "Обща преписка", "Дело разни" и др. Информацията за събитията, фактите и явленията се отразява в заглавията максимално точно, кратко и ясно.

Чл. 33. В графа "Срок за съхраняване" в зависимост от ценността на документите срокът бива:

1. за постоянно запазване - делата с постоянно научно-историческо или практическо значение, които се означават със срок за запазване "П" (постоянен);

2. за дългосрочно запазване - делата с документи, които имат дълговременно практическо значение за функциите на учреждението, за трудовоправните отношения на работниците и служителите и др. Същите се означават със срок за запазване 25, 40, 100 г. и т. н.;

3. за унищожаване - делата, които имат само временно оперативно-справочно значение. Те се означават с временни срокове за запазване - 1, 3, 5, 10 г.;

4. с временен срок за запазване и знака "ЕК" (експертна комисия) - делата, в които е възможно да бъдат отнесени документи с важно научно-историческо значение, подлежащи на постоянно запазване. Тези дела след изтичане на определените в номенклатурата срокове подлежат на преглед от експертната комисия с цел окончателно определяне на ценността на включените в тях документи.

Чл. 34. В "Забележка" се вписват бележки за: местонахождението на делата, имената на служителите, отговорни за формирането им, броя на заведените томове и предадените дела в архива на учреждението или в други учреждения за продължаване на воденето им и др.

Чл. 35. Номенклатурата на делата обхваща всички документи, образувани в резултат от дейността на учреждението, а също и документите на временно действуващи към учреждението органи, чиито материали служат за потвърждаване на пълномощия или за прекратяване дейността на учреждението (ликвидационни комисии, избирателни комисии и др.).

Чл. 36. Документите на функциониращите към учреждението обществени организации (профкомитет, народен контрол, обществени комисии, спортни и други обществени организации и др.), независимо дали са явни, поверителни или специални видове, също се включват в номенклатурата на делата на учреждението.

Чл. 37. В номенклатурата на делата се включват и делата, постъпили от други учреждения за продължаване на воденето им, както и всички справочни картотеки към документите.

Чл. 38. След завършване на деловодната година в края на номенклатурата на делата се прави рекапитулация за броя на заведените дела (томове). Тя се използува като основа на описа за предаване на делата от деловодството в архива на учреждението.

Чл. 39. В номенклатурата на делата не се включват като самостоятелни дела печатни издания: сборници, постановления, брошури, справочници, информационни бюлетини и др. Отделно такива материали могат да бъдат част от някои дела, главно като приложения към основни документи в тях.

Чл. 40. (1) Към номенклатурата се изготвят указание за прилагането й, списък на съкращенията и съдържание.

(2) В указанието за прилагане на номенклатурата се посочват специфичните особености, структурата, организацията на документите в делата, начините за прилагане на номенклатурата, индексацията на делата и др.

(3) За съдържание на номенклатурата на делата служи нейната класификационна схема с посочени страници на разделите и подразделите й.

Чл. 41. Индивидуалната номенклатура на делата се изготвя от експертната комисия на учреждението. Тя се оформя съгласно стандарт БДС 6.25.2.02-78.

Чл. 42. Номенклатурата на делата се подписва от членовете на експертната комисия и се одобрява от ръководителя на учреждението. Така оформена, тя се разглежда на заседание на експертно-проверочната комисия при съответния държавен архив. Окончателният й текст се утвърждава от директора на държавния архив.

Чл. 43. Формирането (обособяването) на делата се извършва чрез групиране на документите в съответствие със заглавията в номенклатурата на делата.

Чл. 44. Дело, формирано по номинален признак като основен, съдържа документи от един вид. При оформяне на дела по този признак се допускат следните изключения:

1. към протоколите от заседание на колегиуми, съвети, изпълнителни комитети, сесии и др. следва да се прилагат всички материали по дневен ред - доклади, информации, решения, справки и др.;

2. заповедите се групират съобразно тяхното предназначение - за назначаване, уволняване, преназначаване и т.н.; за командировки в чужбина; за командировки в страната, за отпуски, за наказания; заповеди, свързани с дейността на учреждението, и др.;

3. утвърдените планове, отчети и бюджети се групират отделно от техните проекти;

4. нарежданията на висшестоящите органи в зависимост от значението им се групират в отделни дела. Вътре в делата те се систематизират по хронология.

Чл. 45. Дело, формирано по предметно-въпросен (тематичен) признак като основен, съдържа документи по определени въпроси или теми, съществени за съдържанието на документите.

Чл. 46. Дело, формирано по кореспондентски признак като основен, съдържа документи от точно определени кореспонденти.

Чл. 47. Дело, формирано по географски признак като основен, съдържа документи на учреждения или лица от определена административно-териториална единица.

Чл. 48. Дело, формирано по хронологичен признак като основен, съдържа документи от определен период от време.

Чл. 49. В някои случаи могат да бъдат използувани и други признаци за формиране на делата, като език, материален носител на информацията, формат и др.

Чл. 50. Делата се формират по един признак само по изключение. Основният признак се използува в съчетание с един или повече признаци, като например: "Отчетни доклади" (номинален признак, основен) за дейността на основните училища (предметно-въпросен признак) в Карнобатска околия (географски признак) за 1950 г. (хронологичен признак).

Чл. 51. Делата се формират в процеса на работата на учреждението, като документите се отнасят към дело след приключване на оперативната работа с тях, в рамките на една деловодна година. Изключения се допускат само за неприключилите (незавършените) дела.

Чл. 52. Всяко дело съдържа документи с еднакъв срок на съхраняване, чийто брой не надвишава 200-250 листа. Ако документите са повече, под същия номер се формира друго дело (том).

Чл. 53. Формирането на делата се осъществява централизирано в деловодното звено на учреждението.

Чл. 54. Систематизацията на отделните видове документи вътре в делото се извършва при следните изисквания:

1. разпоредителните документи се систематизират по хронология заедно с отнасящите се към тях приложения;

2. документите от заседания на колегиуми, стопански, дирекционни и други съвети се систематизират по заседания, а вътре в заседанията - по последователността на разглежданите въпроси;

3. предложения, заявления и жалби от гражданите по лични въпроси се систематизират в дела, отделни от тези за същите видове документи, но отнасящи се за подобряване на работата в учреждението или подведомствените му такива. Всяко заявление (жалба) и документите по неговото разглеждане образуват в делото самостоятелна преписка. При постъпване на ново заявление по същия въпрос или при възникване на допълнителни документи те се прибавят към първоначалната преписка и се подреждат по хронология;

4. преписките се групират в дела през календарната (или учебната) година и започват с инициативния документ. След този документ се поставят отделните документи, отнасящи се до третирания в него въпрос, като се систематизират по хронология. При възобновяване на преписките получените нови документи и тези от минали години се включват в делото от текущата година, като в делата от предните години се поставя препратка към новия индекс на делото. Систематизацията на преписките в делото се извършва по хронология (по дата на приключване на преписката);

5. изобретателски и рационализаторски предложения, авторски открития, патенти и др. се групират в отделни дела.

Чл. 55. Под експертиза на ценността на документите се разбира изучаване на документите въз основа на критерии за тяхната ценност с цел определяне на сроковете за съхраняване на документите и подбор на част от тях за държавно съхраняване.

Чл. 56. Експертизата на ценността на документите се извършва на три етапа:

1. определяне на ценността на делата и документите в деловодството - текуща експертиза. Осъществява се чрез определяне на сроковете за съхраняване на делата в номенклатурата на делата и чрез групирането на документите в предвидените дела;

2. експертиза на ценността на документите в архива на учреждението преди тяхното предаване на държавно съхраняване или унищожаване;

3. експертиза на ценността на документите в държавния архив.

Чл. 57. Критериите, въз основа на които се определя ценността на документите са:

1. значение на учреждението, в резултат от дейността на което са възникнали документите. Има се предвид ролята на учреждението в системата на държавното управление, народното стопанство, културата, както и други сфери на обществения живот;

2. отношение на функциите на учреждението или неговата конкретна дейност, отразена в документа към целевото предназначение на документа. Ценността на документа зависи от това, доколко конкретната дейност, фиксирана от него, е свързана с целевото предназначение на учреждението-автор;

3. значимост на събитието или явлението, засегнато в документа;

4. време на създаване на документа;

5. място на създаване на документа;

6. автор на документа;

7. интензивност на документиране на събитието или явлението;

8. степен на съхраняване на документите;

9. съдържание на документа. Този критерий включва следните по-частни критерии:

а) вид и разновидност на документа;

б) новост, уникалност, наситеност и пълнота на съдържащата се в документа информация;

в) степен на обобщеност и повторяемост на съдържанието;

г) степен на отражение на основната дейност на низшестоящи учреждения и организации;

д) завършеност на текста;

10. външни особености на документа. Този критерий включва:

а) оригиналност или копийност. За постоянно съхраняване се оставят оригиналните екземпляри. В случай че те липсват, запазват се заверени копия;

б) бележки, резолюции и др. върху документа;

в) реликвен характер на документа;

г) външни особености при оформяне на документа, включително палеографски, художествени и др.;

11. юридическа валидност на документа. Този критерий изисква документът да е законосъобразен. Това означава документът да е издаден от компетентен орган в кръга на неговата компетентност, да е спазена процедурата за издаването му и да е изготвен в предписаната форма;

12. физическо състояние на документа. Съхраняват се онези от оригиналите, дублетните или размножените по какъвто и да било начин екземпляри на документа, които са най-добре запазени и могат да издържат най-дълъг срок на съхраняване.

Чл. 58. Критериите за определяне ценността на документите се прилагат комплексно, при което те взаимно се допълват.

Чл. 59. (1) За организирането и провеждането на работата по класифицирането и експертизата на ценността на документите в учреждението се създават постоянно действуващи експертни комисии.

(2) В министерствата, комитетите и другите големи учреждения експертни комисии (ЕК) се изграждат във всяка структурна част. Отделно от ЕК в тези учреждения се създава и Централна експертна комисия (ЦЕК), която ръководи, контролира и координира работата на ЕК по структурните части. Освен това ЦЕК провежда експертиза на ценността на документите, съхраняващи се в архива на учреждението.

Чл. 60. (1) Експертната комисия се назначава със заповед на ръководителя на учреждението. Броят на членовете й зависи от обема на документите, като най-малкият допустим брой е трима души. В ЕК влизат висококвалифицирани и опитни служители, завеждащият архива на учреждението и деловодителят. За председател на ЕК се назначава един от ръководителите на учреждението или негов заместник, отговарящ за деловодството и архива на учреждението.

(2) Експертната комисия може да заседава само ако са налице повече от половината от членовете й.

(3) Решенията на ЕК се приемат с болшинство от гласовете на членовете й. Те се оформят в протокол и се утвърждават от ръководителя на учреждението.

Чл. 61. Експертната комисия има следните функции:

1. съставя класификационна схема и номенклатура на делата със срокове на съхраняване;

2. провежда експертиза на ценността на документите в архива на учреждението;

3. съставя и разглежда описите на делата;

4. съставя историческа справка;

5. съставя и разглежда актове за унищожаване на документи с изтекъл срок за съхраняване;

6. изготвя предложения за промяна на сроковете за съхраняване на делата в номенклатурата;

7. участвува в подготовката и обсъждането на проекти за списъци със срокове за съхраняване на делата, типови и примерни номенклатури, методически пособия за деловодството и работата в учрежденския архив;

8. оказва методическа и практическа помощ на подведомствените учреждения, които не се водят на самостоятелен отчет в държавните архиви;

9. осигурява консултации или привлича като консултанти специалисти от съответния орган за управление на Държавния архивен фонд в случаите, когато не е в състояние да се произнесе относно ценността на определени видове документи.

Чл. 62. Експертната комисия е задължена добре да познава историята на учреждението, неговите функции, система на деловодство, интензивност на документооборота и използуването на документите в архива на учреждението.

Чл. 63. Всички документи, групирани в дела, се предават в архива на учреждението след приключването им в деловодството или в структурните звена, но не по-късно от 30 юни следващата година. Предаването се извършва по опис за делата, подлежащи на постоянно съхраняване, и тези с бележка "ЕК". Останалите дела се предават по номенклатура. Заедно с приключените дела в архива на учреждението се предават и регистрационно-контролните карти или регистрационният дневник на документите за попълване с тях справочния апарат в архива.

Чл. 64. (1) При напускане на служебния си пост служителите задължително предават всички намиращи се при тях документи в деловодството с протокол. Не се разрешава изнасяне на документи на учреждението от служителя, който го напуска.

(2) При смяна на ръководителя на учреждението, на деловодителя или на завеждащия архива на учреждението наличните документи заедно със справочния апарат към тях се предават с протокол.

Чл. 65. При сливане, разделяне или ликвидиране на учреждението неговият ръководител е длъжен съгласувано с органите за управление на Държавния архивен фонд да вземе мерки за опазването, обработването и предаването на документите в съответния държавен архив.

Чл. 66. (1) Приключените в деловодството дела се приемат в архива на учреждението само след научно-техническо обработване.

(2) Научно-техническото обработване на документите се извършва непосредствено след приключване на делата в деловодството.

(3) Делата със срокове за съхраняване до 10 години включително и без бележка "ЕК" не се обработват.

(4) Научно-техническото обработване на делата се извършва от деловодителя под наблюдението на завеждащия архива на учреждението и членовете на ЕК.

Чл. 67. Обработването на делата за дългосрочно и постоянно съхраняване се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис и надписване на обвивката на всяко дело.

Чл. 68. (1) Номерирането на делата се извършва в горния десен ъгъл на листа с черен молив или механичен номератор така, че да не засяга текста. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете-разделители и обвивките на делата.

(2) Томовете на едно и също дело се номерират всеки поотделно, като това се отбелязва в заверителния надпис.

Чл. 69. Ако в делото има документи или печатни произведения със собствена номерация (брошури, инструкции, списъци и др.), номерацията им се запазва. В делото те получават един номер, като наличието на собствена номерация се отбелязва в заверителния надпис. Един номер получават и листовете, върху които има налепени документи, с изключение на отчетните (квитанции, фактури, разписки за получени суми и др.). Всеки от отчетните документи получава отделен номер.

Чл. 70. Пликове, надписани или съдържащи някакъв документ, също се номерират. Документът, положен в плика, получава пореден номер след плика. В случай че пликът съдържа някакви предмети (медал, тъкан, мостра и др.), това се отбелязва в заверителния надпис.

Чл. 71. Снимки, скици, рисунки, илюстрации и илюстровани пощенски картички се номерират от обратната страна в горния ляв ъгъл. Чертежите се номерират от лицевата страна, както останалите документи.

Чл. 72. Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити към средата листове се номерират като два листа. Ако към листа са залепени само от единия край всички документи (изрезки, преводи и др.), те се номерират отделно.

Чл. 73. (1) В случай че при номерирането са допуснати голям брой грешки, листовете в делото се номерират отново, като старите номера се зачертават така, че да могат да се четат.

(2) Ако при номерирането са допуснати сравнително малък брой грешки, номерацията се поправя с прибавяне на индекси а, б, в и т.н. за пропуснатите листове към последния номериран лист или след първия повторен номер (при повторен един и същи номер на няколко поредни листа). При повторени номера не на поредни листове делото се преномерира.

(3) Всички грешки, поправки и особености в номерирането се отбелязват в заверителния надпис.

Чл. 74. (1) В края на всяко дело или том на предварително пришит стандартен лист (БДС 6.25.2.02-78) се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи) и се отбелязват характерните особености на документите така, че да се получи цялостна представа за състоянието на делото.

(2) Заверителният надпис на протоколни книги, дневници и регистри се прави на вътрешната страна на корицата. При картотека заверителният надпис се прави на отделен картон, който се поставя в края на картотеката.

(3) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.

Чл. 75. Документи с голям формат, като скици, чертежи, илюстровани материали и др., се пазят отделно свити на руло или сгънати в специални калъфи или кутии. На съответното място в делото се поставя лист-заместител, в който се посочва мястото на съхраняване на тези документи.

Чл. 76. Настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, замяна на оригиналите с копия, прилагане на нови документи към делото и т.н.) се отбелязват в заверителния надпис с препратка към съответния документ. Бележките се заверяват от началника на канцеларията или архива, като се посочва и датата.

Чл. 77. При преномериране на листовете в делото се съставя нов заверителен надпис. Старият заверителен надпис се зачертава, но не се унищожава.

Чл. 78. (1) На дела, съдържащи особено ценни документи, се съставя и вътрешен опис (БДС 6.25.2.02-78). вътрешният опис включва следните данни: номер по ред и вид на документа, дата на създаването му, номер на листа в делото и забележка. Описът се подписва от съставителя му и се посочва датата на съставянето му.

(2) Листовете на вътрешния опис се номерират отделно. Броят им се отбелязва в заверителния надпис след общия брой на листовете в делото със знак (+).

Чл. 79. При надписването на делата за постоянно и дългосрочно съхраняване върху обвивката на делото се посочват:

1. наименование на учреждението;

2. наименование на структурната част;

3. индекс на делото по номенклатура;

4. заглавие на делото;

5. крайни дати на документите в делото;

6. срок за съхраняване на делото по номенклатура (само за делата за дългосрочно съхраняване);

7. брой на листовете в делото.

Чл. 80. (1) На обвивката на делото се вписва пълното наименование на учреждението, а в скоби - съкратеното, ако има такова.

(2) При промени в наименованието на учреждението се посочва наименованието, което е имало учреждението по време на образуване на документите в делото. В случай че делото обхваща документи, възникнали преди и след промени в наименованието, върху обвивката се вписва първоначалното наименование, а под него - последователно промените в наименованието и техните дати.

(3) Ако делото е заведено в едно учреждение, а е завършено в друго, на обвивката се добавя и наименованието на учреждението-приемник. Вписаното преди това наименование на първото учреждение се запазва.

Чл. 81. Под наименованието на учреждението се отбелязва структурната част, в която е образувано делото.

Чл. 82. Малките несамостоятелни учреждения (пълномощничества, подрайонни станции и др.), които нямат свой архив, а предават делата си във висшестоящото учреждение, вписват наименованието на висшестоящото учреждение и своето наименование.

Чл. 83. (1) Заглавието на делото се взема от номенклатурата на делата, като се уточнява. То предава обобщено вида и съдържанието на документите, включени в делото, без да се сочат видът и съдържанието на всеки от тях.

(2) В случай че заглавието по номенклатура не отразява реалното съдържание на делото, правят се необходимите промени.

Чл. 84. Елементите на заглавието на делото са:

1. вид на документите;

2. наименование на учреждението-кореспондент, в резултат на преписката с което са създадени документите;

3. въпрос или въпроси, третирани в документите;

4. територия, за която се отнася съдържанието на документите;

5. време, за което се отнасят документите;

6. характеристика на документите от гледна точка на тяхната оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.

Чл. 85. Когато делото се състои от няколко тома, на всички томове се поставя общото заглавие по номенклатурата на делата, а след това се уточнява съдържанието на всеки том поотделно.

Чл. 86. (1) В заглавията на делата по правило не се употребяват съкращения. При необходимост се използуват общоприетите съкращения по БДС 9736-72, 11452-73 (съкращения на наименованията на българските периодични издания) и 11451-73 (съкращения на типичните думи в библиографското описание на печатни произведения на чужди езици) и списъкът на съкращенията в наименованията на често прилаганите нормативни актове (обн., ДВ, бр. 39 от 1974 г.; доп., бр. 7 от 1978 г.).

(2) Използуването на съкращения за названия на учреждения, организации и предприятия, а също за длъжности, чинове, степени и звания се допуска само в случаите, когато тези съкращения са приети официално или са често употребявани в практическата дейност на учрежденията-фондообразуватели и са намерили отражение в техните документи.

Чл. 87. (1) Заглавието на дело, съдържащо само един документ, се състои от: вид на документа, автор (ако е получен от друго учреждение), съдържание и дата на документа.

(2) По начина, указан в ал. 1, се съставя и заглавие на дело, съдържащо документи само от един вид.

Чл. 88. Не се разкрива съдържанието на документите и в случаите, когато техният вид, посочен в заглавието на делото, дава обобщена информация за съдържанието им (протоколна книга, изходящ дневник, устав и др.).

Чл. 89. За еднородни по един или няколко съществени признака дела се разработват типови заглавия. При съставяне на конкретните заглавия типовото заглавие се видоизменя така, че да отрази спецификата и съдържанието на документите във всяко дело.

Чл. 90. За отделни, особено ценни документи или група документи, чието съдържание трябва да се разкрие по-подробно, се съставя анотация, допълваща заглавието на делото.

Чл. 91. При описание на уникални или особено ценни документи всички техни особености се отбелязват под заглавието на нов ред, а при наличие на анотация - след нея.

Чл. 92. (1) Начална и крайна дата на делото са датите (ден, месец, година) на най-рано и най-късно регистрирания документ в делото.

(2) При описание на дела, състоящи се от няколко тома, на обвивката се посочват числото, месецът и годината на започване и приключване на всеки том в деловодството.

(3) Ако делото съдържа приложени документи от по-ранни години в сравнение с годината на завеждането му, прави се уговорка "Има документи за ... година" на нов ред, след началната и крайната дата на делото.

Чл. 93. (1) По правило документите се датират по датата на създаването им. Тази дата за отделните видове документи се определя, както следва:

1. нормативните актове, закони, укази, постановления, правилници, наредби и инструкции се датират по датата на влизането им в сила. Останалите документи, съдържащи административни разпоредби, права и задължения, удостоверяващи факти и др., се датират по датата, на която са подписани от компетентния административен ръководител;

2. преписките (кореспонденцията) се датират по датата на извеждане (за изходящите) и датата на завеждане (за входящите) документи;

3. документи с продължаващо записване по дати (дневници, съдебни книги, бележници, приходно-разходни книги и др.) се датират по първото и последното записване в тях.

(2) Не се изнасят на обвивката на делото начална и крайна дата, в случай че те се съдържат в заглавието на делото (например Протоколи от сесии на ОНС, 14 ян. 1953 г. - 25 дек. 1956 г.).

(3) Денят и годината в датата се изписват с арабски цифри, а имената на месеците се съкращават (ян., февр., март, апр., май, юни, юли, авг., септ., окт., ноем., дек.).

Чл. 94. Броят на листовете се вписва с арабски цифри най-долу на обвивката на делото, след началната и крайната дата. Броят на листовете се посочва въз основа на заверителния подпис.

Чл. 95. (1) Надписването на дневници, регистри, протоколи и др., чиито обвивки са с твърди корици, се извършва на вътрешната страна на обвивката или се поставя етикет.

(2) Надписването на делата се извършва с четлив почерк, устойчиво мастило или на пишеща машина.

Чл. 96. За организиране, съхраняване и използуване на документите на учреждението и за формиране на неговия архивен фонд се създава архив на учреждението.

Чл. 97. В архива на учреждението се съхраняват приключените в деловодството дела, създадени в структурните части или в обществените организации на или към учреждението:

1. подлежащи на дългосрочно и постоянно съхраняване;

2. документи с временно оперативно или справочно значение до предаването им за унищожаване;

3. документите на ликвидирани учреждения, влизащи в системата на даденото учреждение или неговите предшественици след предварително съгласуване със съответния държавен архив;

4. микрофотокопия и други видове копия на документи на учреждението, както и копия на документи от други учреждения със справочно значение;

5. печатни издания, допълващи архивните документи, а също и издания, необходими за информационно-справочна, научноизследователска и други видове работа в архива на учреждението;

6. справочен апарат, разкриващ състава и съдържанието на документите в архива на учреждението, като описи, каталози, указатели и др.

Чл. 98. Архивът на учреждението е обособена съставна част от деловодното звено на учреждението. Създава се със заповед на ръководителя на учреждението, а щатът му се определя по установения ред в зависимост от обема на работата и количеството документи, съхранявани в него.

Чл. 99. Архивът на учреждението изпълнява следните функции:

1. приема, отчита и съхранява излезлите от деловодството на учреждението документи;

2. проверява при приемане на документите от деловодството тяхното обработване и разпределяне по дела и фондове (в случай че те са повече от един);

3. води на отчет, събира и съхранява (до предаване в държавния архив) личните фондове на дългогодишни ръководители на учреждението, рационализатори, герои на социалистическия труд;

4. усъвършенствува описите на делата и съставя необходимия друг справочен апарат към документите;

5. установява реда и организира използуването на документите;

6. контролира формирането, оформянето и запазването на делата в структурните части или подведомствените учреждения, като проверява или подпомага тяхната деловодна дейност;

7. организира експертиза на ценността на документите в учреждението;

8. организира микрофилмиране, фотокопиране и реставриране на документите;

9. подготвя и предава документите в държавния архив;

10. в съответствие с указанията на държавните архиви провежда методическа дейност като изучава и обобщава опита на архивите на учрежденията в дадена система; разработва с оглед спецификата на дейността на учреждението методически пособия по архивно дело и деловодство, като се консултира със съответните специалисти от подведомствените или подобните му учреждения; проверява и подпомага разработването на номенклатурите на делата в структурните части и подведомствените учреждения; участвува в мероприятия по повишаване квалификацията на секретарите, деловодителите и архивистите от подведомствените учреждения; дава препоръки по постановката на документалната част на деловодството и архивното дело в своето учреждение и в другите учреждения в даденото ведомство; получава от структурните части и от низшестоящите учреждения всички сведения, необходими за работата на архива; получава своевременно от държавните архиви всякакъв вид методическа помощ във връзка с деловодството и архивното дело.

Чл. 100. Архивът на учреждението работи по план, утвърден от ръководството на учреждението, и се отчита за дейността си пред него.

Чл. 101. Архивът на учреждението приема делата заедно със справочния апарат към тях най-късно до 30 дни след приключването им в деловодството или в структурните звена и след като е проведена експертиза на ценността им, уточнена е систематизацията, изготвени са описите на делата за постоянно съхраняване и такива с бележка "ЕК" и са отметнати по номенклатура останалите дела.

Чл. 102. Приключените дела, чието оставяне в структурната част повече от 6 месеца се налага от текущата работа, се водят като приети в архива на учреждението и дадени за временно ползуване.

Чл. 103. Приемането на документи от други учреждения се оформя с акт. В случай че освен делата и описите се предават други видове справочен апарат (картотеки, указатели и др.), това се отбелязва в акта. Един екземпляр от акта се връща на учреждението, предаващо документите, а другият остава в архива на приемащото учреждение.

Чл. 104. Не се допуска изваждане на документи от състава на архивния фонд на учреждението за попълване на други фондове. Не се допуска и прибавяне към него на документи от други архивни фондове.

Чл. 105. Документите на едно учреждение се включват във фонда на друго само в случай на ликвидиране на първото и предаване на преписките му за приключване на второто. Приключените във второто учреждение преписки са съставна част от неговия фонд.

Чл. 106. При ликвидиране на дадено учреждение и преминаване на функциите му към няколко други учреждения архивният му фонд се предава изцяло с опис и срещу подпис на ръководителя на учреждението, наследило най-голяма част от функциите му. Всички останали учреждения могат да получат документи на ликвидираното учреждение само за временно ползуване срещу съответен акт.

Чл. 107. При прехвърляне на някои структурни части от едно учреждение към друго приключените преписки не се предават във второто учреждение. Те могат да се вземат от него само за временно ползуване, след което се връщат във фонда на първото учреждение.

Чл. 108. Висшестоящите учреждения - министерства, комитети, окръжни народни съвети, държавни стопански организации, дирекции и др., при извършване на реорганизация в подведомствените си учреждения са длъжни да уведомят незабавно съответния орган за управление на Държавния архивен фонд и съгласувано с тях да определят учреждението, което в точно определен срок - не по-късно от една година, ще получи и обработи фонда на закритото или реорганизираното учреждение.

Чл. 109. Ако в учреждението се открият архивни документи на други учреждения, несвързани с неговата дейност, те се съхраняват в архива на учреждението под отчет, като за това се уведомява съответният държавен архив.

Чл. 110. Архивът на учреждението води отчет на съхраняваните от него документи по фондове и дела. Основни документи за отчет са описите и номенклатурите на делата. В архивите на учрежденията, съхраняващи няколко фонда, се съставя и списък на фондовете.

Чл. 111. За осигуряване съхраняването на документите в архива на учреждението ръководителят му назначава специална комисия за проверка на наличието и състоянието на документите. Такава проверка се извършва:

1. периодично по установен от ръководството на учреждението срок, но не по-рядко от веднъж на 10 или 15 години;

2. при смяна на завеждащия архива на учреждението;

3. при предаване на документите в архива на друго учреждение;

4. в случай на нарушаване на нормалните условия за съхраняване на документите, водещи до тяхното повреждане или унищожаване.

Чл. 112. Резултатите от проверката се оформят с акт, който се докладва на ръководителя на учреждението.

Чл. 113. При установяване на липси или непоправимо увреждане на дела или документи, ръководителят на учреждението се разпорежда за издирването и възстановяването им от други учреждения (главно от висшестоящите, ако те са изпратени за сведение).

Чл. 114. В случай че възстановяването на липсващите и повредени дела е невъзможно, съставя се акт, който се утвърждава от ръководителя на учреждението. При липса на дела, подлежащи на държавно съхранение, актът се съгласува (преди утвърждаването му) със съответния държавен архив.

Чл. 115. След утвърждаването на акта липсващите дела се отписват от отчетните документи на архива на учреждението.

Чл. 116. За осигуряване на всестранното използуване на документите за справочни и научноизследователски цели в архива на учреждението се създава научно-справочен апарат. Той се състои от справочници за състава, съдържанието и местонахождението на документите и от отчетната документация на архива на учреждението (класификационна схема, номенклатура на делата, описи, каталози, указатели, исторически справки, протоколи от заседания на ЕК и др.). Справочниците се съставят в хода на научно-техническото обработване или допълнително за облекчаване на използуването на документите.

Чл. 117. (1) В резултат на проучване на фонда и фондообразувателя се съставя историческа справка.

(2) За проучването по ал. 1 е необходимо да се познават законодателните и други актове, както и съществуващата литература, свързана със създаването и реорганизациите на учреждението-фондообразувател. Използуват се също документи от самия фонд (отчети и доклади на ръководството за дейността на фондообразувателя, протоколи от дирекционни и управителни съвети и др.).

Чл. 118. (1) Историческата справка включва историята на учреждението и историята на фонда.

(2) В първата част на историческата справка се посочват:

1. историческите условия, при които е възникнало и работило учреждението;

2. датата на създаване на учреждението, основните му задачи и мащаб на дейност, кръгът от учреждения, с които е свързано. Цитира се и нормативният акт, с който е създадено учреждението, както и Държавният вестник, в който той е публикуван;

3. структурата и функциите на учреждението;

4. измененията в наименованието, функциите, структурата и подведомствеността, като се посочват съответните законодателни и други документи;

5. системата на деловодство на учреждението и нейните изменения;

6. датата и причините, довели до ликвидиране или реорганизация на учреждението (с посочване на съответния нормативен или друг акт и Държавния вестник, в който е публикуван), а също и наименованието на учреждението, приело неговите функции.

(3) Във втората част на историческата справка се дават сведения за историята на архивния фонд, крайните дати и състоянието на документите в него, сведение за извадени или унищожени документи и дела, както и данни за използуване на документите в архива на учреждението.

(4) Историческата справка се съставя при всяко предаване на документи в държавния архив. Всяка следваща историческа справка отразява само промените, настъпили през периода след последното такова предаване.

Чл. 119. Документите в архива на учреждението се използуват с разрешение на ръководството на учреждението.

Чл. 120. (1) Използуване на документи извън архива на учреждението не се разрешава.

(2) Документите за дългосрочно и постоянно съхраняване се предоставят за използуване само след тяхното научно-техническо обработване.

Чл. 121. Използуването на документите в архива на учреждението се осъществява в отделно помещение (читалня). На мястото на дадените за използуване дела се поставя картон-заместител, на който се посочват номерът на описа и номерата на делото, на кого и кога е дадено.

Чл. 122. Изследователите, работещи с документите в архива на учреждението, могат да използуват научно-справочния апарат на архива, както и наличните печатни издания и справочници.

Чл. 123. По молба и за сметка на заинтересувани лица и учреждения могат да им се предоставят машинописни, ксероксни, фото- и микрофотокопия на документи от архива на учреждението. Копията се дават с разрешение на ръководството на учреждението срещу разписка и след предварително преглеждане.

Чл. 124. Използуването на документите в архива на учреждението се отчита в заведена за целта книга за отчет.

Чл. 125. (1) В случай на по-интензивно използуване на документите в архива на учреждението се води и тематична картотека на използуваните документи.

(2) Данните от търсенето и използуването на документи в архива на учреждението се вземат под внимание при разработване и актуализиране на номенклатурите на делата със срокове за съхраняване и при експертизата за ценността на документите.

Чл. 126. За правилното функциониране на архива на учреждението е необходимо да се осигурят подходящи помещения за приемане, съхраняване и използуване на документите.

Чл. 127. (1) Във всяка административна сграда в зависимост от предназначението й, населеното място и броя на служителите в нея задължително се определят помещения за архив и читалня, както следва:

1. хранилище за документи на хартиена основа;

2. хранилище за крупноформатни документи;

3. хранилище за микрофилми;

4. хранилище за документи на технически носители;

5. читалня.

(2) Помещенията се оразмеряват по "Норми за проектиране на административни сгради", утвърдени със заповед № РД 12195 от 8.IХ.1981 г. на Министерството на строежите и архитектурата.

Чл. 128. Изискванията към помещението за архива на учреждението са:

1. в него да се съхраняват само документи и да не служи за други цели и други видове работи;

2. да бъде сухо, лесно проветримо и изолирано от прякото действие на слънчевите лъчи;

3. през него да не минават канализационни и газоотоплителни пътища;

4. да е пожарообезопасено чрез противопожарни уреди (подвижни пожарогасители, кофпомпи, сандъчета с пясък, противопожарни кранове и люкове и др.);

5. електрическата инсталация трябва да бъде закрита. Използуване на открити и необезопасени отоплителни и осветителни уреди не се допуска;

6. да е снабдено с уреди, материали и дезинфекционни средства за бързо и лесно почистване на помещението и документите;

7. да е изолирано от достъпа на външни лица.

Чл. 129. (1) Архивът на учреждението се обзавежда със стелажи, които са:

1. в зависимост от материала - метални или дървени;

2. в зависимост от конструктивното решение - стационарни или подвижни компактни системи.

(2) Наличните дървени стелажи задължително се обработват с препарати за предпазване от насекоми и други вредители.

Чл. 130. (1) Крупноформатните документи (научно-технически документи, карти, вестници и др.) се съхраняват: в разгърнато състояние в специални шкафове; навити на руло в тубуси; на стелажи за висящо съхранение и др.

(2) Особено ценните документи се пазят в метални шкафове.

Чл. 131. (1) Подреждането на документите в архива на учреждението се извършва по предварително изготвена схема. За бързото и точно издирване на документите се съставят указатели за стелажите.

(2) Постъпващите материали се регистрират в инвентарен дневник или на фиш.

(3) Делата задължително се поставят в твърди папки или картонени кутии, които ги предпазват от прах и механични увреждания.

Чл. 132. (1) Оптималните условия за съхраняване на документите са: температура 16 + 2˜С и оптимална влажност 55 + 5%.

(2) За ежедневен контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо във всяко хранилище да има уреди за тяхното отчитане (термометър, влагомер, термохигрограф и др.).

Чл. 133. Всеки месец в архива на учреждението се провежда санитарен ден за почистване на документите и помещенията. Два пъти в годината се извършва основно почистване, съчетано с мероприятията по дезинфекция, дезинсекция и дератизация.

Чл. 134. Експертизата на ценността в архива на учреждението се състои във:

1. полистен преглед на делата с бележка "ЕК";

2. проверка на класирането на всички дела по номенклатурата на делата;

3. полистен преглед по преценка на ЕК на отделни дела за постоянно и временно съхраняване.

Чл. 135. Експертизата започва от документите на основните структурни подразделения или отрасли на дейност на учреждението, като постепенно се преминава към по-маловажните.

Чл. 136. Оформянето на резултатите от експертизата на ценността става с протокол за работата на ЕК, в който последователно се отразяват:

1. състав на ЕК с посочване на служебното положение на всеки от членовете й;

2. използувани методи на експертиза;

3. особени случаи, срещнати при експертизата и тяхното разрешаване;

4. изказвания на членовете на ЕК или консултантите при определяне ценността на документите;

5. мотиви за унищожаване на документите;

6. решаване на спорните въпроси и окончателни решения на ЕК.

Чл. 137. Протоколът се съставя в два екземпляра (един за архива на учреждението и един за държавния архив), подписва се от всички членове на ЕК и се утвърждава от експертно-проверочната комисия на съответния държавен архив.

Чл. 138. След провеждане на експертизата на оформените надписани и систематизирани по класификационната схема на фонда дела се съставят описи.

Чл. 139. (1) В зависимост от сроковете за съхраняване на делата описите са:

1. инвентарен опис на делата за постоянно запазване;

2. опис на делата за временно запазване от справочен характер;

3. опис на делата, неподлежащи на запазване.

(2) Документите от масово-типов характер, неподлежащи на съхраняване, се унищожават с акт (БДС 6.25.2.02-78) след изтичане на давностните срокове и не се вписват в опис.

Чл. 140. В зависимост от количествата дела и спецификата на някои видове документи отделни описи се съставят:

1. на делата на една структурна част (отрасъл на дейност), когато за всяка от тях са образувани над 1000 дела;

2. на делата по личния състав;

3. на специалните видове документи (кино-, фото-, фоно- и др.).

Чл. 141. Описите се състоят от:

1. заглавен лист;

2. описателни статии;

3. рекапитулация.

Чл. 142. На заглавния лист на описа се пише наименованието на съответния държавен архив и пълното, а в скоби съкратеното наименование на учреждението-фондообразувател.

Чл. 143. При промени в наименованието на учреждението на заглавния лист първо се вписва наименованието, което учреждението носи по време на експертизата, а на ликвидираното учреждение - последното наименование преди ликвидацията. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с означаване на крайните дати на всяко от тях. В случай че част от фонда е вече приет и регистриран в съответния държавен архив, на първо място се посочва наименованието, с което фондът е регистриран, а след това - настъпилите негови промени в хронологичен ред с техните крайни дати за периода на комплектуването.

Чл. 144. Освен наименованието на учреждението заглавният лист на описа съдържа още:

1. фонд № ..... (попълва се по списъка на фондовете в държавния архив);

2. вид на описа и пореден номер;

3. начална и крайна дата на включените в описа дела;

4. брой на листовете в описа.

Чл. 145. Данните за описване на всяко дело в описа съставят описателната статия. В нея влизат:

1. пореден номер;

2. индекс на делото;

3. заглавие;

4. начална и крайна дата;

5. брой на листовете;

6. забележка.

Чл. 146. Описите на делата, подлежащи на временно съхраняване в архива на учреждението, съдържат и графа "Срок на съхраняване".

Чл. 147. (1) В описа всяко дело или том от него получава пореден номер.

(2) Като най-малка отчетна единица в архивния фонд всяко дело или негов том, получили в инвентарния опис самостоятелен пореден номер, се нарича архивна единица.

(3) След поредния номер се вписва номерът, даден на делото по номенклатурата.

Чл. 148. Изисквания при попълване на описа:

1. в графа "Заглавие" освен заглавието на делото, отразено върху обвивката, се вписват някои особености на документите, като език, вид и др., ако има такива;

2. началната и крайната дата на делата се вземат от обвивките на делата. Посочват се и датите на документите-приложения;

3. броят на листовете, включени в делото, се взема от обвивката му;

4. в графа "Забележка" се вписват забележки за особеностите и физическото състояние на делата, както и за отчисляване на делата, като се посочва съответният акт или надлежният друг документ;

5. в описа на делата за временно запазване срокът се попълва въз основа на номенклатурата на делата;

6. описите на делата, неподлежащи на запазване, съдържат данните, посочени в чл. 144 и 145, но вместо графа "Забележка" фигурира графа "Пояснение". В нея се сочат документите, въз основа на които делата са унищожени. В описите на делата, неподлежащи на запазване, не се вписва също и броят на листовете в делото;

7. в описа делата се систематизират в съответствие с класификационната схема на фонда. В процеса на съставянето на описа тази схема се проверява и доуточнява.

Чл. 149. (1) На делата, образувани в учреждения или структурни части, които предават редовно, но сравнително малък обем документи в държавния архив, е целесъобразно съставянето на открити описи.

(2) Откритият опис е такъв инвентарен опис, който не започва при всяко ново предаване на дела с нов номер, а продължава номерацията на делата от предишния опис. В горния край на заглавния лист на такъв опис се вписва "продължение", а в края му - "продължава".

(3) Класификационната схема на открития опис остава непроменена във всяко ново продължение.

(4) За по-бързо ориентиране към откритите описи се съставя указател. Видът на указателя зависи от съдържанието и особеностите на включените в описа дела.

Чл. 150. (1) Към инвентарните описи на делата, подлежащи на постоянно съхранение, се изготвя и справочен апарат. В него се включват:

1. списък на съкращенията, използувани в описа;

2. указатели (именен, предметен, географски, смесен);

3. таблици.

(2) Изборът на вида справочен апарат към инвентарния опис зависи от обема, характера и съдържанието на описаните в него дела.

Чл. 151. В края на всеки опис се прави рекапитулация с цифри и думи за броя на описаните дела.

Чл. 152. Описите се подписват от съставителя, председателя и членовете на ЕК. Те се изготвят на пишеща машина на висококачествена хартия в три екземпляра за инвентарните описи и в два екземпляра за останалите.

Чл. 153. Описите са стандартизирани листове (БДС 6.25.2.02-78). Освен предвидените в стандарта данни на заглавния лист на описа се отбелязва наличието на документи, излизащи извън посочените крайни дати на описа, но включени по една или друга причина в него.

Чл. 154. Описите се одобряват от ръководителя на учреждението (на последния лист на описа под рекапитулацията и подписите на членовете на ЕК) и се утвърждават от директора на съответния държавен архив (на заглавния лист в горния десен ъгъл). В стандарта по чл. 153 мястото за одобряване от ръководителя на учреждението неправилно е посочено на заглавния лист, а мястото за утвърждаване от директора на държавния архив не е предвидено.

Чл. 155. Отделените като неценни дела и документи (с временни срокове за съхраняване) се пазят до утвърждаване на резултатите от експертизата, без да се нарушава редът им. Те остават в архива на учреждението, докато загубят своето практическо справочно значение, и след това се предават на вторични суровини.

Чл. 156. Ценните документи, определени за постоянно съхраняване, заедно със справочния апарат към тях след изтичане на срока за съхраняването им в архива на учреждението се предават в съответния държавен архив.

Чл. 157. (1) Предаването на документите в държавния архив става срещу разписка за приемане-предаване (БДС 6.25.2.03-78).

(2) Разписката по ал. 1 се съставя в два екземпляра - един за архива на учреждението и един за държавния архив.

Чл. 158. В държавните архиви се приемат само дела, които са обработени съобразно посочените в наредбата изисквания. Неправилно обработените дела се връщат за дообработване за сметка на учреждението-фондообразувател.

Чл. 159. Превозването на документите до държавните архиви става за сметка на учреждението-фондообразувател.

Чл. 160. В случай че подготвените за приемане в държавния архив дела се оставят по една или друга причина за временно съхраняване в архива на учреждението, съставя се акт (БДС 6.25.2.03-78) в два екземпляра.

Чл. 161. Предсрочното предаване на документите в държавния архив, както и удължаването срока за съхраняване на някои документи в архива на учреждението става със съгласието на съответния държавния архив.

Чл. 162. (1) При реорганизация или ликвидация на учреждението въпросът за реда на предаването и мястото на по-нататъшното съхраняване на документите се съгласува с държавния архив.

(2) Предаването на документите на учреждението, което се ликвидира, се извършва от ликвидационна комисия.

Чл. 163. В случай че създаването на архив на учреждението е икономически и технически нецелесъобразно, пристъпва се към създаване на обединен архив.

Чл. 164. Обединен архив може да се създаде към дадено ведомство (по вертикал) или за няколко еднородни по функции и дейности учреждения (по хоризонтал), без да се нарушава принципът за териториално деление на Държавния архивен фонд.

Чл. 165. Обединен архив по вертикал се създава за концентриране на всички подлежащи на дългосрочно и постоянно съхраняване документи от висшестоящо и подчинените му учреждения (намиращи се на близка територия) в архива на висшестоящото. С това в низшестоящите учреждения отпада нуждата от учрежденски архив. Всякакъв вид работа с документите след излизането им от деловодството се извършва в обединения архив.

Чл. 166. Обединен архив по хоризонтал се създава за концентриране на документите на учреждения с еднородни функции без подчиненост помежду им, но подчинени на едно и също централно ведомство. В обединения архив се концентрират документите на всички учреждения от дадения вид, действуващи на съответната територия.

Чл. 167. Статутът и функциите на обединения архив са същите като тези на архива на учреждението.

Чл. 168. Организационно-методическото ръководство и контрол от страна на държавните архиви върху класифицирането на документите в деловодството и дейността на архивите на учрежденията се реализира въз основа на глава II, чл. 5 и 7, глава III, чл. 11, ал. 2 и 3, чл. 19 от Закона за Държавния архивен фонд и свързаните с тях разпореждания от правилника за неговото прилагане.

Чл. 169. Организационно-методическото ръководство и контрол от страна на държавните архиви върху класифицирането на документите в деловодството и дейността на архивите на учрежденията се осъществява чрез:

1. съставяне въз основа на нормативните и методическите документи на препоръки и методически указания и оказване на помощ при разработването на индивидуални методически указания от и за нуждите на учрежденията-фондообразуватели;

2. провеждане на съвещания, индивидуални и групови консултации, беседи и др. със служители в деловодните служби и архивите на учрежденията по всички въпроси, свързани с класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използването на документите в учреждението;

3. организиране на семинари, курсове и други мероприятия с цел обмяна на положителния опит и повишаване на служебната квалификация на служителите в деловодните служби и архивите на учрежденията;

4. оказване на практическа помощ при систематизирането и описанието на документите в учрежденията-фондообразуватели.

Чл. 170. Контролът на работата на учрежденията с документите се осъществява чрез периодични (предимно ежегодни) проверки и чрез обществени прегледи.

Чл. 171. Проверките в учрежденията-фондообразуватели се провеждат планомерно и с оглед нуждите на комплектуването на съответния държавен архив с документи.

Чл. 172. В зависимост от своето целево предназначение проверките са комплексни, тематични и контролни.

Чл. 173. Комплексната проверка обхваща всички учреждения-фондообразуватели от един отрасъл на народното стопанство на определена територия (окръг, селищна система и др.).

Чл. 174. Тематичната (целева) проверка се провежда едновременно във висшестоящото учреждение и в подведомствените му учреждения и организации или във всички учреждения-фондообразуватели на дадена територия по един определен въпрос (тема) от работата с документите в учрежденията.

Чл. 175. (1) Контролни проверки се извършват в учрежденията-фондообразуватели, в които вече е проведена комплексна или тематична проверка, с цел активизиране и контролиране на изпълнението на взетите в резултат на проверката решения и на направените препоръки.

(2) При възможност за участие в проверките се привличат комисиите за народен контрол, профсъюзните, комсомолските и други обществени организации.

Чл. 176. Резултатите от проверката се оформят в констативен протокол. Констативният протокол се обсъжда задължително в присъствие на ръководителя на учреждението, началник-отделите и членовете на комисията. В съответствие с протокола ръководителят на учреждението издава заповед за изпълнение на решенията и набелязаните мероприятия за подобряване състоянието на работата на деловодната служба и архива на учреждението.

Чл. 177. В случай че при проверката възникнат въпроси, чието решаване изисква намесата на Главното управление на архивите, държавният архив изготвя необходимата за целта информация или докладна записка.

Чл. 178. В зависимост от кръга фондообразуватели, в които се провеждат, обществените прегледи са териториални и ведомствени.

Чл. 179. Териториалният обществен преглед обхваща всички учреждения-фондообразуватели на дадена територия без оглед на ведомствената им подчиненост.

Чл. 180. Ведомственият обществен преглед обхваща учрежденията-фондообразуватели от една ведомствена система (отрасъл).

Чл. 181. Общественият преглед се провежда като част от системата за социалистическото съревнование. С оглед на правилното му провеждане специалистите от държавните архиви и ръководителите на учрежденията, участвуващи в прегледа, са задължени:

1. да изготвят всички необходими административно-разпоредителни и методически документи, свързани с провеждането на прегледа;

2. да разработят програма за провеждане на прегледа и отчитане на резултатите от него;

3. да набележат показателите, по които ще се отчитат резултатите от прегледа;

4. да набележат конкретни мероприятия за участие на широката общественост в прегледа както чрез непосредствено ангажиране на нейни представителни органи, така и чрез най-широко използуване на средствата за масова информация.

Чл. 182. Резултатите от обществения преглед на работата на учрежденията с документите се обсъждат на общи събрания на представители на държавния архив, ръководствата на учрежденията и комисиите за провеждане на прегледа. Приемат се решения на съответните местни органи на управление, издават се заповеди на министерствата и ведомствата за по-нататъшно усъвършенствуване на работата с документите.

Чл. 183. (1) Резултатите от обществения преглед на работата на учрежденията с документите и взетите след него решения се докладват пред изпълнителните комитети на ОНС и се изпращат на ОК на БКП за сведение и за съдействие при изпълнението на решенията.

(2) На учрежденията-фондообразуватели, показали най-добри постижения в работата с документите, се връчват почетни грамоти, а при възможност - и материални награди.

(3) Информация за проведения обществен преглед се изпраща и в Главното управление на архивите.